Exposé Sur L'archivage

ARCHIVAGE

Archiver = Conserver un document dont on a plus l'utilité immédiate mais qui peut servir à titre informatif ,comme preuve lors d'une éventuelle contestation d'un litige ou lors d'un contrôle de l'administration.

Plan : I/ Notion d'archive.

II/ Différents modes d'archivage.

III/ Les causes de l'archivage.

I/ Notion d'archive

Archive = C'est un document produit ou reçu par une personne, un service ou un organisme dans l'exercice de son activité.

Différents types d'archives

- Archives courantes  Dont on a un besoin constant et qui est conserver dans le service d'origine.

(exemple : Fiches de paie, Factures)

-Archives intermédiaires  Dont l'utilisation est terminée mais qu'un recours ou le rebondissement d'une affaire peut le faire utilisé à nouveau.

(exemple : Dossier client)

-Archives définitives ou mortes  Document conservé sans limitation de durée.

(exemple : Contrat avec un fournisseur)

Durée de conservation des documents

Dépend du document, la durée varie:

1-10 ans pour documents commerciaux (factures)

30 ans pour documents de droit civil (contrat)

à vie pour documents publiques (préfectures, livret de famille...).

II/ Différents modes d'archivages

L'archivage traditionnel

Càd l'archivage papier, cette méthode impose de disposer de locaux et du matériel adaptés: classeur, armoires, pièces sans humidités et mobilier facilitant le stockage et le recherche de documents.

Le document est classé selon différentes catégories : alphanumérique, numérique, idéologique, géographique, thématique.

L'archivage numérique

Consiste à conserver sous forme numérique càd informatique des documents existant sous forme papier ou numériques depuis leurs création (courriels...).

L'archivage numérique est aussi appelé GED (Gest°...). La GED est une dématérialisation des document papier via un scanner, le document papier est numérisé, classé et stocker dans des fichiers dans le disque dur du pc.

III/ Les causes de l'archivage

4 causes principales:

- Garder des infos° intéressantes (exemple: pour un projet),

- Répondre au régime légal de la preuve (exemple: pour le Tribunal en cas de problème),

- Répondre à l'obligation légale de conservation des documents régie par

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