Event communication

PARTIE I : cadre conceptuel et méthodologique de la mission.

Chapitre 1 : Présentation du contexte du stage

1- Secteur d’activité :

A ce jour, selon certain professionnels, l’événementiel est dans une phase de flottement. Ce secteur demeure instable au Maroc. Mais ce flottement n’est pas préjudiciable, au contraire il permettrait d'affiner, dans les années à venir, la qualité proposée. Sans aucun doute, les petites agences de communication, dont le nombre a considérablement augmenté ces ces dix dernières années, sont, pour la plus part, des apprenties sorciers et non de véritables agences d’événementiel, et seront, par conséquent, amenées à disparaitre.

Comme toute activité qui paraît très lucrative, l'évènementiel attire de plus en plus les jeunes investisseurs. Pourtant, ladite activité ne se limite pas uniquement à la logistique (trouver une salle, commander des boissons et des petits fours).

La prestation des agences comprend un volet plus important qu'est le conseil et l'analyse de la stratégie de communication. Par conséquent, la difficulté réside dans la cohérence entre l'évènement et la stratégie marketing.

Cette activité diffère de celle des producteurs de spectacles qui organisent, pour leur propre compte, des manifestations culturelles, soirées, concerts ou festivals. Quoique certains professionnels marocains considèrent que les agences d'événementiel en font partie.

Pourtant tous les professionnels rappellent que, contrairement à l'idée reçue, ce n'est pas un métier facile. En effet, on déchante vite à cause des nombreux problèmes quotidiens auxquels on est confronté et qu'on doit gérer, sans oublier la concurrence qui s’avère de plus en plus rude.

A côté des grandes sociétés comme First Class Events, Capital Events, l'Evènementiel, il y a des petites structures, parfois à la limite de l'informel, qui agissent de manière épisodique.

Le secteur de l’événementiel et de la communication est un secteur qui recrute assez bien au Maroc, mais qui reste concentré sur les grandes villes (Casablanca, Rabat, Marrakech….)

Ce secteur est légèrement en crise, mais selon les professionnels, cette baisse de régime n’est pas forcément préjudiciable. Au contraire, elle permettra de faire le ménage dans les nombreuses sociétés du secteur, qui ont poussé comme des champignons ces dernières années, et qui ont plus la réputation « d’apprentis sorciers » que de véritables connaisseurs du domaine.

2- Présentation de la société : “ l’EVENEMENTIEL “

La société l’EVENEMENTIEL, leader national et locomotive de son secteur, bénéficie d’une riche expérience, d’une grande capacité d’adaptation et de tout un savoir-faire en matière d’organisation des manifestations dans tous les secteurs d’activité.

L’entreprise EVENEMENTIEL SARL de par son ancienneté, est l’une des plus actives et compétitives sociétés du marché. Sa structure est composée de 60 salariés répartis entre le siège social de l’entreprise et les différents entrepôts qu’elle possède.

L’Evénementiel Event Company, créée en Octobre 1993, est une SARL (société à responsabilité limité) au capital de 14.000.000 MAD.

La valeur ajoutée de l’Evenementiel sur la création, la conception et la réalisation d’événements se situe à différents niveaux :

D’abord dans la conception : La Sté L’Evenementiel est souvent à l’origine de la création et du positionnement des événements qu’elle conçoit et réalise pour ses clients. Trouver un thème, un positionnement spécifique ou une idée originale n’est pas du tout simple. De plus, son positionnement sectoriel l’amène à faire des propositions cohérentes avec son secteur d’activité.

Ensuite dans la création de l’événement : un événement à créer, c’est aussi trouver le bon équilibre entre le coût, les objectifs et le retour sur investissement souhaité. L’Evenementiel collabore avec ses clients dans cet esprit, afin que l’événement réponde à l’ensemble des objectifs fixés en amont et puisse apporter à son client une réelle valeur ajoutée (communication, marketing, commercial….)

Dans la réalisation de l’événement : un événement à créer, c’est trouver un lieu adéquat (parfois gratuitement) avec dans certains cas le bon titre, les bons intervenants (au meilleur coût) et les bons invités (l’evenementiel dispose de très bonnes bases de données B to B) en évitant au maximum les mauvaises surprises (grève des transports, événements simultanés,…).

Et puis tout ce qu’il peut y avoir autour de l’événement : dans certains cas, c’est quasiment plus important que l’événement en lui même. L’Evenementiel intervient, si besoin y est, dans la résonance médiatique de l’événement (exemple: relations presse), dans sa continuïté auprès des invités (par exemple blog thématique) ou dans la gestion des contacts invités (relances commerciales, actes de colloques, …).

Dans ce secteur, un événement est souvent un élément intégré à une stratégie globale (communication, marketing, commerciale,…) et de ce point de vue, l’événement doit parfaitement répondre aux objectifs visés.

3- Présentation du service d’accueil :

Le chef de projet est la personne qui a pour mission de mener un projet et de contrôler le bon déroulement de ce dernier. Généralement, il dirige et motive toute l’équipe pendant la durée du ou des projets à sa charge.

Donc, comme nous avons pu voir, le chef de projet est un membre central au sein d’une agence, il représente selon les statistiques plus de 75% des facteurs de succès d’un événement.

Le chef de projet a pour principal objectif de superviser et de gérer une équipe de travail dès la prise de brief et jusqu’à la production.

Le poste que j’ai occupé durant ces deux mois de stage, est « assistant chef de projet ». Un poste qui m’a permis, dans un premier temps de découvrir le rôle d’un chef de projet dans une boite d’événementiel et dans un second temps, de participer à certaines tâches dont le chef de projet est l’unique responsable.

Les postes de chefs de projets au sein de l’Evénementiel sont occupés par des profils très polyvalents, qui ont principalement un sens du relationnel développé nécessaire dans un premier temps pour la relation avec les clients, et dans un second

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