Dossier De mémoire BTS CGO

Sommaire

Introduction 1

Présentation de l’entreprise 2

Fiche signalétique 2

Le système d’information comptable 2

L’organisation informatique 2

Les tâches administratives 3

Les appels téléphoniques 3

Les envois de chèques et l’avis de virement 3

Le courrier interne : la navette 3

Les voitures d’occasion 4

Les tâches de comptabilité 4

L’attribution des numéros de pièces et le tableau EXCEL des FLO 4

Les imputations 4-5

La saisie de facture sur Tigre 5

Tâches de vérification 6

La vérification des factures classées 6

Le lettrage et la vérification virement 6

Les cartes grises 6

La consommation de gaz et électricité 6

Conclusion 9

INTRODUCTION

J’ai effectué mon premier stage dans la société Métin SA, ce stage a duré 5 semaines (du 26 mai au 27 juin 2014). Cette entreprise est un concessionnaire automobile. Les principales tâches que l’on m’a confiées sont les saisies des factures (fournisseur) et de leur règlement sur le logiciel comptable : « TIGRE », le classement de factures à payer, pour les VO (voitures d’occasion), pour les travaux extérieurs.

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I. Présentation de l’entreprise

A. Fiche signalétique

Métin SA est une entreprise composée d’environ 600 salariés, elle s’occupe exclusivement de la concession automobile. Cette société appartient à la raison social des sociétés anonymes et de forme juridique : société par actions simplifié (SAS). Son siège social se situe au : 34 route de Provins, à Montévrain (77144). En 2012, Métin SA a réalisé un chiffre d’affaire de 255 244 500 €, elle appartient donc au régime du réel normal (son chiffre d’affaire étant supérieur à 763 000€) .Pour cette même année, son résultat s’élevait à 548 800 €.

B. Le système d’information comptable

Les documents circulent entre les sites de Métin grâce aux navettes, ce sont des courriers internes. Ces navettes sont de grandes enveloppes marron, où il est inscrit à gauche l’émetteur et à droite le destinataire. Un convoyeur passe sur les 13 sites pour les distribuer, l’envoi et l’arrivée de ces navettes se font deux fois : une le matin et une autre l’après-midi. Elles peuvent transporter des factures, par exemple : de contrôles techniques, d’achat de VO (voitures d’occasion) ou de travaux extérieurs. Il y a aussi des courriers externes comme les factures d’après-ventes, des bons de commandes. Les fournisseurs doivent les envoyer au siège, c'est-à-dire au site de Val d’Europe.

La comptabilité est divisée en plusieurs services : la comptabilité de gestion (regroupant celle des fournisseurs et celle analytique), la comptabilité clients et la comptabilité générale (avec la banque).

Pour le service comptabilité fournisseur, ce secteur regroupe les activités VO et VN (comprenant l’achat de véhicules neufs et d’occasion, transports de ces véhicules, fournitures ou petits équipements utiles au fonctionnement cette activité),la boutique TOTAL (avec le carburant, les articles pour les boutiques et des factures de marketing (comme publicité, achat d’articles promotionnels …), la gestion de frais généraux ( qui correspondent aux frais affectés à la société , par exemple le loyer, le téléphone ….., et des immobilisations) et l’activité A.P.V (après vente).

C. L’organisation informatique

La structure du réseau est en étoile avec au cœur Montévrain. Les logiciels utilisés sont le progiciel de gestion intégré (PGI) nommé « Tigre », qui sert aux saisies des factures (APV, de la boutique Total, ou pour les frais généraux), SAGE, Pack office (comportant par exemple Excel, Word) et Easyphone (pour les appels téléphoniques). SAGE est utilisé par certaines filiales du groupe METIN, mais aussi pour effectuer les rapprochements bancaires. De plus, Métin SA utilise la messagerie Outlook pour traiter les e-mails sortants et entrants.

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II. Les tâches administratives

A. Les appels téléphoniques

J’ai téléphoné à des fournisseurs (comme SAGA) pour obtenir par fax les duplicata de factures manquantes, que j’avais recherchées. Ces factures concernaient les travaux extérieurs et manquaient au relevé de facture .Ce relevé récapitule toutes les factures datant du mois de mai. Ce relevé arrive au début du mois suivant ou en fin du mois courant.

Le service de la comptabilité des fournisseurs a besoin de la facture pour remplir un tableau EXCEL, saisir la facture, la payer.

B. Les envois de chèques et l’avis de virement

J’ai établi des chèques pour régler des fournisseurs ou pour rembourser des notes de frais aux salariés (NDF), puis je les ai rangés dans deux registres (facture à gauche et chèque à droite) : pour les montants de moins de 3000 € et ceux supérieur à 3000 €

Après la signature des chèques, j’ai préparé leur envoi en en faisant une photocopie, puis en taponnant les factures qui indiquent le numéro du chèque, le nom de la banque, la date et le mode d’envoi : courrier (pour les factures), navette (pour les notes de frais ou NDF) ou autre.

Après la saisie des règlements, je dois photocopier les copies des chèques (pour les donner à la trésorerie); puis je les range par numéro de chèque. Ensuite, j’agrafe les factures avec les copies de chèques.

En cas d’erreur, il faut enlever

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