Protocole d'accord pour la cogestion de projet.

Protocole d’accord pour

la cogestion de projet

« titre exact du projet »  .

Désignation des parties contractantes

conclu entre    

« Nom et adresse de l’ONG Luxembourgeoise » 

et

« Nom et adresse de l’ONG partenaire »

entre les deux organisations citées ci-dessus, il est décidé ce qui suit :

Ce protocole est établi dans le cadre du projet (spécifier la durée p. ex. annuel, biennal ou triennal) intitulé «  titre exact du projet » qui a été présenté par « nom de l’ONG luxembourgeoise » et « Nom de l’ONG partenaire » au gouvernement luxembourgeois pour cofinancement.  

« nom de l’ONG luxembourgeoise » a reçu l'approbation formelle par le gouvernement (Ministère des Affaires Etrangères) accordant le budget joint à ce protocole.

1. Ce protocole est limité au projet susmentionné comprenant les actions indiquées dans le cadre logique dudit projet.  Voir copie du projet en annexe.  

1. Ce protocole est établi en (spécifier le nombre d’exemplaires) exemplaires : un exemplaire pour chaque partie contractante et, pour information, (spécifier le nombre d’exemplaires) exemplaires pour chaque partie directement impliquée dans ce projet spécifier les noms et adresses de ces parties.  

1. Ce protocole entre en vigueur au moment de la signature par les deux parties contractantes.  

1. Le protocole prend fin au moment où le bailleur de fonds publics (Ministère des Affaires Etrangères luxembourgeois) donne décharge à nom de l’ONG luxembourgeoise et clôture le dossier.  

1. Les parties signataires peuvent résilier le présent protocole en cas de non-respect par une autre, ou par un de deux partenaires, de l’une de ses dispositions.  En cas de résiliation, il sera procédé à l’évaluation des dispositions déjà engagées du présent protocole.  

1. Toute modification au présent protocole fera l’objet d’un avenant signé par les deux parties contractantes.  

1. Les responsables du dossier au sein des ONG sont :

• nom de l’ONG luxembourgeoise :        

____________ , Responsable du projet

                        ____________ , Responsable de l’ONG luxembourgeoise

• nom de l’ONG partenaire :        

____________ , Responsable du projet

                        ____________ , Responsable de l’ONG partenaire

1. Nom de l’ONG luxembourgeoise et nom de l’ONG partenaire décident de former un partenariat pour l’exécution du projet « citer le titre exact du projet ».

1. Nom de l’ONG luxembourgeoise et Nom de l’ONG partenaire  ont présenté une demande de cofinancement au Ministère des Affaires des Etrangères du Grand-Duché de Luxembourg (MAE). nom de l’ONG luxembourgeoise assumera la responsabilité juridique pour les obligations résultant du contrat avec le MAE.  Dans cette demande, nom de l’ONG luxembourgeoise s’engage à participer au financement du projet soit spécifier le montant exact de lNapport de l’ONG luxembourgeoise  euros et la part du MAE demandée qui s’élève à spécifier le montant exact de l’apport du MAE euros.  Le total de ce budget, soit spécifier le budget total du projet euros, couvre les spécifier la durée du projet ans.

1. Le projet commence en ______ et se termine en ____.  L'exécution du projet est réalisée par nom de l’ONG partenaire. Nom de l’ONG partenaire assurera la responsabilité de la mise en œuvre et le suivi du projet sur le terrain.

1. Toute modification de la demande de cofinancement qui serait proposée par nom de l’ONG partenaire ou par les autres parties directement impliquées en cours de l’exécution de ce projet sera préalablement examinée par nom de l’ONG luxembourgeoise.  

3.1 Engagements de Nom de l’ONG partenaire:

1. Mettre tout en œuvre pour atteindre les résultats visés par le projet à savoir :

Liste de résultats programmés par le projet

Pour l’atteinte de ces résultats l’ONG s’engage à réaliser, conformément au budget et au cadre logique (en annexe 1 et 2), toutes les activités prévues par le projet.

Pour l’atteinte de ces résultats l’ONG s’engage à respecter le cadre logique et le budget (en annexe 1 et 2) prévu par le budget.

1. Informer Nom de l’ONG luxembourgeoise de toute nécessité de modifications des activités du projet dues à des imprévus ou à d’autres difficultés ou visant à une amélioration de l’efficacité de l’intervention. nom de l’ONG partenaire ne mettra en œuvre les modifications qu’avec l’accord préalable de Nom de l’ONG luxembourgeoise.

Aspects financiers

1. Ouvrir au début du projet un compte bancaire spécifique au projet.

1. Faire parvenir, dans les meilleurs délais, une copie de l’avis de crédit de la banque après chaque transfert de fonds de Nom de l’ONG luxembourgeoise.

1. Utiliser les fonds qui lui sont transmis conformément au budget (en annexe1) et exclusivement pour les activités prévues par le projet.

1. Observer le budget convenu : tous les changements de budget de plus de _____ doivent être approuvés a priori par nom de l’ONG luxembourgeoise.

1. Déposer au début de chaque année sur le compte bancaire spécifique du projet l’apport local tel qu’indiqué dans le budget (en annexe 1):

•        Pour l’année ……… : ………..€

•        Pour l’année ……… : …….….€

•        Pour l’année ……….: …….….€

1. Chaque dépense sera accompagnée d’une pièce justificative (photocopie), numérotée et classée selon les rubriques du budget (en annexe 1).

1. Toutes les pièces justificatives originales doivent être gardées au siège de nom de l’ONG partenaire pendant  cinq ans (?) après la fin du projet.

Modalités de Suivi/Evaluation

1. Faire parvenir à Nom de l’ONG luxembourgeoise les rapports de réalisation  (semestriels ou annuels): rapport narratif et financier, ainsi que le cadre logique actualisé, d’après les échéances suivantes : définir les échéances pour les rapports de réalisation semestriels et annuels

Exemple :

1. Faire parvenir à Nom de l’ONG luxembourgeoise  un rapport narratif et financier final au plus tard 3 mois après (date prévue de la fin du projet). Ce rapport devra expliquer les résultats finaux du projet, l’utilisation faite des infrastructures et services du projet par les bénéficiaires, les difficultés rencontrées au cours de la réalisation ainsi que la durabilité de l’action à moyen et long terme. Il inclura également une liste récapitulative des actions et un rapport financier en Euros pour les trois ans.

1. La non-remise totale ou partielle de ces documents, dans des délais raisonnables, pourrait entraîner l’arrêt des transferts de fonds à Nom de l’ONG partenaire.

1. Au cas où le Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères ou Nom de l’ONG luxembourgeoise  le solliciterait, Nom de l’ONG partenaire collaborera à la réalisation d’une évaluation externe, à mi-parcours ou à la fin du projet, effectuée par une personne ou une institution externe dont le choix sera avalisé par les parties contractantes.

1. Nom de l’ONG partenaire s’engage à ce que, lors des visites de Nom de l’ONG luxembourgeoise, les conditions nécessaires à la conduite optimale des activités de suivi soient assurées.

1. Réserver du temps lors des activités de suivi pour discuter d’égal à égal et de manière transparente sur le fonctionnement de la relation partenariale

Communication

1. Informer Nom de l’ONG luxembourgeoise  de tout changement important dans le contexte de l’intervention susceptible d’influencer le projet.

1. Informer Nom de l’ONG luxembourgeoise  de tout changement au sein de son organisation susceptible d’influencer le projet.(Changement de personnel, nouveaux financements,…)

1. Dans toute publication concernant le projet, Nom de l’ONG partenaire fera mention du rôle de Nom de l’ONG luxembourgeoise  et de l’appui financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères.

3.2 Engagements de Nom de l’ONG luxembourgeoise:

Exécution du projet

1. Mobiliser ses réseaux et ses compétences pour assurer la durabilité et efficacité du projet.

1. Mobiliser ses réseaux et ses compétences pour assurer le renforcement des capacités de Nom de l’ONG partenaire.

Aspects financiers

1. Soutenir financièrement le projet avec l’appui du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères (MAE) selon le tableau suivant :

1. transférer à Nom de l’ONG partenaire, dès réception des rapports narratifs et financiers complets et des factures, les sommes suivantes :

• Pour la première année : € …………. (en deux tranches – la première en début de projet et la deuxième après réception du rapport du premier semestre année 1)
• Pour la deuxième année : € …………. (en deux tranches – la première dès réception du rapport annuel année 1 et la deuxième dès réception du rapport du 1er semestre année 2)
• Pour la troisième année : € ………….. (en deux tranches – la première dès réception du rapport annuel année 2 et la deuxième dès réception du rapport du 1er semestre année 3)

Cependant Nom de l’ONG luxembourgeoise ne saurait être tenu responsable d'éventuels retards de paiement du à des facteurs indépendant de sa volonté.

Suivi/Evaluation

1. Informer avec suffisamment d’anticipation  Nom de l’ONG partenaire de toutes les  activités de suivi évaluation qui seront entreprises

1. Respecter dans la mesure du possible les calendriers d’activités locaux pour la mise en place des activités de suivi/évaluation

1. Remettre un rapport de réalisation au Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères avant le 30 juin des années ….. Sur base des rapports de réalisation des années 1,2 et 3 réalisés par Nom de l’ONG partenaire

1. Participer à la rédaction des termes de référence d’une éventuelle évaluation externe.

1. Réserver du temps lors des activités de suivi pour discuter sur le fonctionnement de la relation partenariale et sur la définition des rôles et responsabilités.

1. Impliquer les bénéficiaires directs et indirects du projet aux activités de suivi/évaluation

Communication

1. Informer Nom de l’ONG partenaire de tout changement important dans le contexte du cofinancement du projet.

1. Informer Nom de l’ONG partenaire de tout changement au sein de son organisation susceptible d’influencer le projet.(Changement de personnel, nouveaux financements,…)

1. Dans toute publication concernant le projet, Nom de l’ONG luxembourgeoise fera mention du rôle de Nom de l’ONG partenaire et de l’appui financier du Ministère luxembourgeois des Affaires étrangères.

Luxembourg, le………………..

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