L’organisation des déplacements

Fiche 3

L’organisation des déplacements

Introduction

L’organisation d’un déplacement professionnel s’impose lorsqu’un collaborateur doit accomplir une mission temporaire pour le compte de la PME en dehors de son domicile et du lieu de travail habituel. L’assistante contribue à l’organisation des déplacements et à leur suivi.

1. La procédure de déplacement.

Les salariés de la PME, notamment les commerciaux sont amenés à se déplacer.

Exemple : Visite clients, fournisseurs, réunion à l’extérieur, participation à un salon …

Une procédure de déplacement connu de tous permet de rationaliser les pratiques liées au déplacements et d’en maitriser les coûts.

Elaborer une procédure de déplacement conduit à préciser :

• Qui est habilité à voyager avec quel niveau de confort
• Quel est le processus à suivre jusqu’à la validation de la demande et quels sont les documents à utiliser
• Quelles sont les compagnies de transport et les type s de billets à privilégier.
• Quelles sont les agences de voyage , les agences de location vehicules, les compagnies de taxis, les chaînes hôtelière auquelles il faut s’adresser si les prix ont été négociciés.
• Quel sont les véhicules que l’on peut on doit utiliser par déplacements en tenant compte de nombre de personnes de la distance et des conditions climatique
• Quels sont les moyens de paiementnmis à disposition des salariés

b. Les outils de collabo

Ces outils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document, ou une même application.

Exemple : Word dispose de fonctionnalités de correction et d’annotation qui autorisent l’insertion de commentaires par différents intrvenants. Les logiciel de gestion intégrés offrent des bases de données accessibles aux collaborateur en fonction des droits qui leur sont accordés.

c. les outils de partagent de l’information

Ils permettent aux salariés de l’entreprise de partager des connaissance et compétances et d’améliorer ainsi leur productivité. La gestion électronique des document(gen) s’appuis sur lanumérisation etl’indexsation des documents pour construire des enssembles documentaires facilement accessible auxutilisateurs.

Les WIKIS sont des pages web modifiable par les internautes.

Exemple : Wikipedia est une encyclopedie construite progressivement par les internautes.

d. Les outils de coordination des taches

Ces outils vont faciliter la repartiton des taches a l’interieur d’un preocesus ainsi que sont avancement.

Les logiciels de gestion de taches ou de preojet es agenda partagées releve de cette catégorie.

Exemple : Microsoft project permet de créer des groupes de travail et de gérer des projets communs : Partage des tâches, ordonnancement, optimisation des ressources, suivi du projet.

Toute ces fonctionnalités peuvent sintégrer à l’intérieur d’unespace numérique de travail qui est un espace virtuel mis à la disposition d’une communauté d’usager et permet a ceux-ci d’acceder à des ressources et des services.

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