Corrigé d'un cas de droit: Départ D'hélène Lemay

Étape 5: Proposition des solutions

Question

 Quelles sont les solutions à adopter pour résoudre les situations problématiques de ce cas?

 Au niveau administratif, nous savons qu’il faudra redéfinir l’organisation du travail. Mais comment faire? Nous devrons favoriser la polyvalence et l’engagement. Il faudra en donner plus aux secrétaires de classe 1 sans pour autant en enlever aux secrétaires de classe 2. Dans une démarche participative où tous reconnaîtront la nécessité du changement, nous proposons une redéfinition en mode de gestion de projets. Chaque cours sera un projet confié à une équipe; laquelle peut être amenée à gérer plusieurs projets selon leur niveau de complexité. Ce changement ne se fera pas sans l’appui inconditionnel de la direction et de la présence d’activités de formation. Par ailleurs, ceci ne se fera pas sans obstacles puisque l’enjeu de la description des tâches est source d’enjeu politique entre les secrétaires de classe 1 et 2. Nul doute que ces dernières veulent conserver leurs acquis en raison du principe de l’ancienneté qui leur est conféré. Ceci n’est pas non plus sans soulever la question du conflit générationnel et de la résistance au changement. Pour conduire le changement, nous proposons de former une équipe de soutien au changement. Elle est constituée du directeur du Centre de formation, de deux formateurs et de deux secrétaires (classe 1 et 2).  Dans l’objectif d’offrir un meilleur service aux clients, l’implantation d’un système d’information accessible à l’ensemble des départements de l’institution financière et présentant les principales spécificités (contenus, objectifs et horaire) des programmes de formation pourrait s’ajouter à la liste des solutions. La construction du site d’information devra se faire en collaboration avec l’ensemble des employés, notamment avec ceux qui sont les plus familiers avec les besoins des usagers sur le plan de la formation. Cette solution permet de tirer profit des installations informatiques que possède toute institution financière. Ceci permet un meilleur partage d’informations et une meilleure gestion des connaissances. Par ailleurs, cette solution implique des coûts de formation. Toutefois, il n’y a pas de changement sans formation.  En raison de l’augmentation des responsabilités données aux secrétaires, les chefs de section doivent être réaffectés au sein du siège social. Il n’est point question de les congédier puisqu’ils possèdent des compétences utiles à l’organisation. La distinction entre les secrétaires de classe 1 et 2 sera éliminée. Le niveau de responsabilité devra varier en fonction du degré de complexité des formations. Des ateliers de formation à la gestion de projets seront proposés aux secrétaires et aux formateurs afin de développer leurs compétences et leur esprit d’équipe.  Au niveau opérationnel, le mot d’ordre est l’enrichissement des tâches. Plusieurs solutions s’offrent à nous. Alors que le formateur s’occupera de développer le matériel pédagogique et d’animer les formations, les secrétaires s’occuperont des activités de communication, du contrôle du matériel pédagogique et de la réservation des lieux de formation dans des sites extérieurs, ce qui relevait autrefois

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