L'Email, Un Outil Remarquable S'il Est Bien Utilisé

L’Email : un outil remarquable s’il est bien utilisé...

Au sein d’un projet, une bonne communication est un facteur clé de réussite. Pour cela, nous disposons aujourd’hui d’un outil très puissant : L’e-mail. Malheureusement, il n’est que rarement utilisé de façon optimale, et un peu de temps en plus passé dessus permet généralement d’en gagner beaucoup plus sur son usage global. Ce document a donc pour objectif de fixer des règles de bon usage afin d’améliorer son utilisation pour le rendre le plus efficace possible.

Voici donc les point-clés à retenir, et à mettre en place, pour utiliser sa messagerie électronique à bon escient :

Penser au(x) destinataire(s)

o L’e-mail ne doit être envoyé qu’aux personnes concernées. Ajouter un trop grand nombre de destinataires encombre inutilement les ressources du réseau, et leur fait perdre du temps lorsqu’ils doivent trier les messages qui les intéressent vraiment. Il est d’ailleurs important de mettre à jour ses listes de diffusion régulièrement.

o Pour les mêmes raisons, n’utiliser la fonction « Répondre à tous » que lorsque c’est nécessaire.

o Les destinataires doivent être clairement identifiés. Le destinataire principal doit être ajouté au champ « A ». C’est à lui que le courrier est adressé, et c’est lui qui est chargé d’y répondre si besoin est. Le champ « Cc » (copie) est réservé aux autres personnes qui doivent être informées de la communication

o Penser à relire le message, corriger les fautes de français pour faciliter sa lecture et rendre la communication efficace. Prendre l’habitude de vérifier que les pièces jointes éventuelles sont bien présentes.

o Bien s’identifier, et utiliser une signature automatique de la forme :

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Prénom Nom

Fonction

Coordonnées (téléphone au moins)

o Si une pièce jointe doit être attachée au message, utiliser des formats de fichier décodables par la majorité des logiciels. Si elle atteint une taille trop importante, utiliser la compression (archives .zip).

Traiter et gérer ses e-mails

o Chaque e-mail consulté doit immédiatement être traité : classer, supprimer, ou déléguer.

o Fixer des périodes de consultation des e-mails pour éviter les aller et retours incessants, et ainsi se concentrer sur l’activité en cours.

o Être capable de retrouver rapidement un e-mail à l’aide d’un classement et d’un système de dossiers thématiques. L’utilisation de codes couleurs permet aussi de se repérer rapidement au premier coup d’œil.

o Prendre l’habitude de sauvegarder ses e-mails pour protéger les informations qu’ils contiennent et d’utiliser l’archivage pour garder une boîte mail de taille convenable.

o Pour des raisons écologiques et économiques, ne pas imprimer systématiquement

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