Administration du personnel: Créer et gérer les dossiers professionnels des salariés

Administration du personnel

Créer et gérer les dossiers professionnels des salariés

Si l’employeur peut recueillir des informations sur les salariés pour constituer leur dossier, il doit rester vigilant sur la nature des éléments ainsi traités. De plus, il lui appartient d’organiser le droit d’accès des salariés à leurs données personnelles.

Contenu du dossier professionnel

Règles à respecter. - Quand le dossier professionnel d’un salarié est créé, puis mis à jour, deux règles sont à prendre en compte.

D’une part, chaque salarié a droit au respect de sa vie privée même dans l’entreprise (cass. soc. 2 octobre 2001, n° 99-42942, BC V n° 291).

D’autre part, seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. En effet, dès le recrutement, les informations demandées au candidat ont pour seul but d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles (c. trav. art. L. 1221-6). Pour la suite, il faut savoir que les dossiers professionnels, sur support papier ou informatique, ne peuvent contenir que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la gestion administrative des salariés (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 6).

Identité et vie privée du salarié. - Bien entendu, le dossier professionnel peut contenir :

- les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance ;

- les coordonnées (adresse et téléphone) ;

- le numéro de sécurité sociale du salarié.

Le cas échéant, la copie du titre valant autorisation de travail y figure et, si besoin, de ses diplômes et le type de permis de conduire en possession par l’intéressé (voir RF Social, Revue d’actualité 102, p. 16 et Revue d’actualité 85, p. 16).

En revanche, les informations suivantes ne doivent, en principe, pas y être mentionnées : origines raciales ou ethniques, date d’entrée en France, date de naturalisation, modalités d’acquisitions de la nationalité française, adresse précédente, entourage familial, conditions de logement, opinions politiques, appartenance syndicale, vie sexuelle et condamnations pénales (c. trav. art. L. 1221-6 ; loi 78-17du 6 janvier 1978, art. 8 et 9 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »).

Résultat des tests et évaluation. - Le résultat des tests et évaluations pratiqués lors du recrutement et les références recueillies auprès de l’environnement professionnel peuvent figurer dans le dossier du salarié (c. trav. art. L. 1221-6 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »). Les données relatives aux entretiens annuels sont aussi dans son dossier (date des entretiens, objectifs assignés, appréciation des aptitudes professionnelles, etc.).

Autres informations liées à la carrière. - Le dossier de candidature, la date et les conditions d’embauche, la rémunération ainsi que les modifications qui y sont apportées sont dans le dossier du salarié. L’employeur conserve notamment le contrat de travail et ses avenants ultérieurs. Par ailleurs, les formations professionnelles effectuées et celles souhaitées sont aussi répertoriées.

Gestion des arrêts de travail. - Les informations liés à la gestion des arrêts de travail du salarié sont dans son dossier (motif de l’arrêt, dates, visites médicales de reprise., etc.). En revanche, les informations relatives à son état de santé n’ont pas à y être inscrites (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 8).

Dossier « disciplinaire ». - Le dossier professionnel comprend le

...