Audit cycle paie personnel

AUDIT DE CYCLE PAIE PERSONNEL

1. Opérations concernées :

Préparation, comptabilisation et établissement des bulletins de salaire.

Règlement des charges sociales.

Embauche. Sélection des candidats

Octroi de prêts et avances au personnel

Gestion et suivi des effectifs

Compte bilan

• Compte personnel
• Compte créditeur devers (organisme sociaux)
• Compte état impôts et taxe pour la partie du solde relative à des impôts calculé sur la base des salaires

Comptes du CPC

• La rémunération du personnel
• Charge sociale
• Les impôts assites sur les salaires

1. Caractéristiques de ces opérations :

Les opérations se font généralement mensuellement

Les montants de l’actif et de passif ne restent pas beaucoup de temps en bilan, parce qu’il y’a des délais de paiement à respecter.

1. Principes comptables :

• Les dettes et charge sont enregistré en compte pour leur valeur nominal (salaire=montant brute)
• Les charges de personnel doivent être rattachées à la période travaillée et non à la période de leur paiement
• Les contrats en cours pour lesquelles une charge supplémentaire et probable doivent donner lieu à la constitution d’une provision (indemnité de licenciement)

1. Le contrôle interne des opérations du cycle paie/personnel :

• Sélection des candidats

Les procédures mises en place doivent garantir que :

- les sélections des candidats ne se font qu’après demande des services intéressés,

- les sélections ne sont effectuées que sur la base des critères retenus : profil des candidats et du poste, tests, entrevues, etc…

• Embauche

Les procédures doivent donner l’assurance que les embauches :

- sont effectuées en conformité avec les textes légaux et réglementaires et avec les critères internes de l’entreprise,

- entraînent systématiquement des mises à jour au niveau du fichier du personnel

• Octroi de prêts et avances au personnel

Les procédures mises en place donner l’assurance :

- que les prêts et avances sont accordés après analyse systématique de la situation de l’employé (endettement, niveau de salaire, âge etc…)

- que ces prêts et avances sont approuvés par la Direction, préalablement à leur octroi,

- que ces prêts et avances font l’objet de retenues régulières.

1. Audit du cycle paie/personnel :

5-1- Evaluer la qualité du CI

Description de la procédure

L’évaluation préliminaire des procédures et systèmes d’information en vigueur dans l’entreprise est une phase d’élaboration de l’approche d’audit proprement dite. En l’absence de manuel de procédures dans lequel sont décrits tous les flux d’information qui circulent dans l’organisation, les tâches de chaque employé, les fonctions de chacun, les différentes structures : conseil d’administration, direction générale, directions, départements, services, section, etc…, d’autres moyens ou procédés existent pour décrire une procédure mise en place par l’entreprise. On peut citer entre autres, les diagrammes de circulation (flow chart de mémorandum), et le narratif.

L’objectif global de cette étape est d’évaluer la qualité des principes et des méthodes d’organisation adaptées au sein de l’entreprise, la bonne fin des traitements, l’intégralité et l’intégrité des informations.

Vérification de la séparation des tâches

L’absence de la séparation des tâches nuit à l’efficacité d’un contrôle mis en place. Par conséquent une séparation adéquate des tâches doit permettre de s’assurer que les erreurs sont décelées et de limiter les risques de dissimulation d’irrégularités.

Il convient d’organiser les tâches de façon que pour une même opération une même personne ne puisse pas être en mesure de commettre des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tâches qui lui sont confiées (ou de ne pas s’en apercevoir).

Cette organisation doit éviter l’attribution, à une personne, de tâches incompatibles consistant à la fois en :

• La conservation des actifs,
• L’autorisation des transactions liées à ces actifs
• L’enregistrements dans les comptes y afférents
• L’exécution de la tâche
• Le contrôle

La grille de séparation des tâches est un outil qui permet de détecter les incompatibilités dans le cumul de certaines tâches.

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