Audit Du Cycle Achat Fournisseurs

Les actions préventives pour éviter les problèmes

Les actions préventives s’appuient sur la méthode de résolution de problèmes, comme les actions correctives. Le point de départ de l’action préventive est un problème bien posé (voir article « Les actions correctives »).

Quelles sont les différences entre les actions correctives et préventives ?

La différence se traduit par une information « réelle » pour une action corrective ou une information « potentielle » pour une action préventive

Action corrective Action préventive

Poser le problème : les faits Information réelle Information potentielle

Poser le problème : les conséquences Information réelle Information potentielle

Poser le problème : la situation satisfaisante Information réelle Information réelle

Rechercher les causes possibles Information réelle Information potentielle

Identifier la cause première Information réelle Information potentielle

Rechercher les solutions possibles Information réelle Information réelle

Mettre en place la solution retenue Information réelle Information réelle

Mesurer l’efficacité de la solution Information réelle Information réelle

En conclusion

Les actions correctives et préventives font parties de la même famille. Elles s’appuient toutes les deux sur la méthode de résolution de problèmes en s’attachant à éradiquer la cause première, source de la situation problématique.

Les actions correctives et préventives sont des outils fondamentaux dans la démarche d’amélioration continue des entreprises (ISO 9001).

A ce stade, il est important de bien faire la différence entre les actions correctives/préventives, et les actions curatives.

La démarche d’action curative a pour but de traiter une situation non conforme. Elle ne va pas intégrer la phase de recherche de causes afin que le problème ne réapparaisse plus dans l’avenir. Elle va donc se contenter de remettre une situation en conformité.

Exemple : Un client fait une réclamation liée à la dernière livraison de pièces. Dans le lot de 100 pièces, il y avait 3 pièces non conformes.

Les actions curatives consistent à :

• Vérifier le stock de pièces

• Vérifier les fabrications en cours

• Livrer trois pièces au client en remplacement des trois pièces non conformes

• Sensibiliser le personnel à la réclamation client

Les actions correctives consistent à rechercher la cause première ayant entrainée la situation de produit non conforme livré au client. Nous sommes bien en face d’actions correctives à mener éventuellement dans la mesure où les faits sont bien réels : réclamation client mettant en évidence trois pièces non conformes.

Les actions correctives – Méthode de résolution de problème

Les actions correctives permettent de résoudre les problèmes posés. Il s’agit de mettre en œuvre une démarche méthodologique (méthode de résolution de problèmes) s’attachant à identifier la cause première d’une situation réelle afin que la solution retenue mise en œuvre puisse éviter toute réapparition de ce dit problème.

Le point de départ est avant tout de bien poser un problème car « un problème bien posé est un problème à moitié résolu ».

Comment bien poser un problème ?

Trois paragraphes suffisent à bien poser une situation problématique. Cette méthode a pour but de recenser l’ensemble des faits, les conséquences induites et la situation satisfaisante d’origine.

Etape n°1

Le premier paragraphe consiste à exposer les faits constatés. Dans cette phase, il s’agit de bien faire attention à ne pas introduire de jugements de valeur, des opinions. Les faits doivent être qualifiés précisément (quantités incriminées, datage des informations, par exemple) afin d’éviter toute dérive dans leur formulation.

L’outil QQOQC vous permet de garder cette ligne de conduite.

Qui ? Quels sont les acteurs concernés par le problème ?

Quoi ? De quels faits parlons-nous précisément ?

Où ? Dans quels lieux est apparu le problème ?

Quand ? A quels moments s’est manifesté le problème ?

Combien ? Combien de cas sont concernés ?

Etape n°2

Le deuxième paragraphe consiste à exposer les conséquences liées aux faits exposés précédemment.

Pourquoi les conséquences ? Cela permet de prendre conscience de l’importance de la situation problématique, ce qui permettra de gérer les priorités des ressources pour sa résolution.

Etape n°3

Le troisième paragraphe consiste à décrire quelle est la situation satisfaisante qu’il s’agit de retrouver après résolution de la situation problématique.

Comment rechercher les causes ?

Une fois le problème bien posé (faits, conséquences, situation satisfaisante), nous allons nous intéresser aux causes ayant entrainées cette situation problématique car la recherche des causes est le cœur même de l’action corrective. Il s’agit bien d’identifier la cause première, source de la situation problématique. La recherche des causes

...