Relations entre la clientèle et les fournisseurs

BTS ASSITANT DE GESTION PME-PMI

A1 – A2  RELATIONS AVEC LA CLIENTÈLE ET LES FOURNISSEURS

1-FACTURATION :

Les mentions obligatoires sur une facture

Lorsque une facture est émise par l’entreprise elle correspond à une vente de produits et / ou une prestation de celle-ci, c’est un justificatif officiel.

L’entreprise qui cède le bien ou produit la prestation doit fournir une facture à celui qui le reçoit et y apposer certaines mentions obligatoires pour la rendre valable. C’est une pièce comptable qui servira par la suite à prouver l’achat. Sans ce document, il devient difficile de se faire rembourser la TVA ou justifier une charge déductible.

 Dès le 1er janvier 2018, en cas de défaut de l’utilisation d’un logiciel de facturation, le montant de l’amende est fixé à 7 500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité.

Les factures sont émises en 3 exemplaires :

-1 pour le client (envoyé par courrier)

-1 pour la comptabilité (mise dans le dossier client)

Les factures doivent portées les mentions obligatoires suivantes :

• Raison sociale de l’entreprise
• Dénomination sociale suivie ou précédée par la forme juridique (SA, SARL, par exemple)
• Adresse de l’entreprise
• Énonciation du capital social
• Numéro d’immatriculation au RCS si enregistrée et le numéro de SIREN
• Nom et adresse de l’acheteur
• Le numéro séquentiel (c’est le numéro unique qui identifie la facture et permet de la tracer)
• Date de la vente
• Quantité, dénomination des produits et / ou des services rendus
• Prix unitaire hors taxes
• Frais de facturation imputés à l’acheteur, c’est-à-dire la date d’exigibilité et les pénalités en cas de retard de paiement.
• Mention du taux de TVA
• Mention du global de la TVA
• Mention des rabais, remises, et / ou ristournes accordés
• Numéro d’ordre interne
• Clause de réserve de propriété
• Numéro de TVA intracommunautaire
• Les mentions de règlement ainsi que les clauses concernant le retard de paiement

Un numéro d’ordre est attribué à chaque facture. Les numéros doivent obligatoirement se suivre.

Les factures sont classées en attente de comptabilisation.

Dans l’entreprise où j’ai effectué mon stage, les clients sont d’abord enregistrés dans le PGI (DIVALTO) ce qui lui attribue un numéro de compte automatique. Ensuite la facture est émise grâce à un autre logiciel de facturation (ONAYA).

Le numéro de facture est automatique, au fur et à mesure des saisies, le client et ses coordonnées apparaissent grâce au numéro de compte rentré attribuer par son enregistrement dans le PGI.

Le corps de la facture est rentré manuellement en fonctions des produits à facturer, ainsi que les quantités, unité de facturation (ensemble, mL par exemple), le prix unitaire hors taxe et le choix par menu déroulant de la TVA.

Le calcul des prix hors taxes et toutes taxes comprises est automatique.

2-ACHATS :

Procédure de contrôle des achats et des règlements des fournisseurs

Dans mon entreprise de stage, les achats sont exprimés en fonction des besoins de matériels et de matériaux exprimés par chaque responsable de secteurs.

Achats : Un contrôle en trois étapes :

• Un premier contrôle de conformité à la commande (présence de la référence de commande, des prix).

• Le contrôle s’enchaîne par la conformité de la facture aux produits de la réception (référence article et quantité notamment) et à la bonne application des dispositions fiscales notamment celles relatives à la TVA.

• Le dernier type de contrôle est celui du bon à payer. Le processus se termine par le moyen de paiement à la bonne date pour soit :

-si c’est une facture pro-forma, un paiement à la commande

-si règlement en avance pour l’obtention d’un escompte

-ou paiement selon les dispositions du fournisseur (virement ou chèque)

Avec ensuite l’archivage (1 an) des originaux de facture (le classement des factures par nom de fournisseur et par échéance de règlement est la méthode utilisée dans mon entreprise de stage. Elle a l’avantage de permettre d’accéder rapidement à toutes les informations portées sur les factures. Le dialogue avec le fournisseur s’en trouve grandement facilité).

Règlement :

Très souvent, le fournisseur la joint à la livraison, mais il arrive aussi que la facture soit transmise ultérieurement. La facture est enregistrée en tant qu’achat dans la comptabilité et classée par date d'échéance et transmise au chef de la comptabilité pour effectuer les ordres de paiement (chèque ou virement bancaire).

Ensuite grâce au PGI de l’entreprise (DIVALTO) elle est rapprochée de la commande et les écritures comptables saisies sont lettrées tous les jours pour une bonne conformité de la gestion et un contrôle des opérations.

L'agent comptable consulte tous les matins l'échéancier fournisseurs, collecte les factures échues pour l'établissement des chèques. Le chèque est ensuite établi et porte la mention « PAYE » ; le numéro du chèque est reporté sur la facture.

Les règlements par virement bancaire concernent les fournisseurs étrangers et les fournisseurs dont les modalités de paiement (par virement bancaire) sont indiquées sur leur facture.

3-VENTES :

• Procédure de suivi des règlements et des relances clients

Le contrôle des comptes clients doit se faire régulièrement. En fait, c'est surtout le suivi des règlements clients qui est important. L'absence ou l'irrégularité des paiements clients  peuvent rendre critique la situation de la trésorerie de l'entreprise.

Le lettrage nous permet, s'il y a lieu, de constater des anomalies.

• La facture impayée :

Dans le cas d'une facture impayée, il est nécessaire d'envoyer une lettre de relance au client. Par conséquent, la justification du solde d’un compte client ne portera plus que sur les opérations non lettrées.

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