Problèmes d’organisation des festivals concernant les plannings, le partage de documents et les modifications des contrats d’engagements.

De : Assistante Manager        A : Directeur Technique

DESOTGIU Sabrina        M. HOCH Eric

RAPPORT D’ETUDE

Objet :

Vous m’avez demandé de résoudre des problèmes d’organisation des festivals concernant les plannings, le partage de documents et les modifications des contrats d’engagements.

Dans une première partie, je vais vous identifier les problèmes sur la situation actuelle. Dans une deuxième partie, je vais vous faire des propositions de solutions pouvant résoudre ses problèmes.

I. Les problèmes existants

Dans cette association on peut constater des problèmes d’organisation, il n’y a pas d’outil efficace.

Le planning est actuellement établit sur un tableur, se qui pose problème pour les artistes car ils n’ont aucun moyen de connaitre les disponibilités des salles, le personnel de l’association et le président ne peuvent pas consulter les documents et donc pas pouvoir  modifier les documents lors de l’absence du Directeur technique. Malgré que le Directeur technique imprime régulièrement le planning il y a toujours un problème de gestion des versions qui se pose. Les échanges par mail pour fixé une date sont long se qui ennuis les artistes.

La procédure de modifications des contrats d’engagements des artistes est compliquée suite à la disposition d’un fichier par artiste.

Afin de remédier à ses problèmes et en tenant compte des contraintes de l’association concernant le budget et l’organisation. La solution devra être simple pour que la prise en main soit rapide. Je vais donc vous faire part de quelques solutions envisageables.

II. Les propositions de solutions

La mise en place d’outils de travail collaboratifs pourrait améliorer la situation actuelle. Depuis quelques temps Google propose des outils collaboratifs sur Internet.

b) Les contrats d’engagement

L’administratrice doit mettre à jour un par un les contrats avec un fichier par artistes ce qui fait perdre un temps important dans son travail et peut engendrer des erreurs de saisies.

→ La création de la liste des artistes sur Access permet une mise à jour plus claire ainsi on pourrait faire fusionner la base de données avec un contrat type (Annexe 4) sur Word ce qui  permettrait d’actualisé les contrats plus rapidement.

J’espère avoir répondu à votre demande, je reste à votre entière disposition pour tout complément d’information.

        Assistante Manager

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