Description de tâches

[pic 3]

DESCRIPTION DE TÂCHES

2018

MISE À JOUR NOVEMBRE 2018

TITRE DU POSTE :        Directrice générale

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT :        Le Conseil d’administration (CA) de l’organisme

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Sous l’autorité du conseil d’administration, assurer la  saine gestion financière et le bon fonctionnement des activités de l’organisme dans le but d’en réaliser la mission et les objectifs tout en mettant en application les politiques adoptées par le conseil d’administration.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Conseil d’administration

• Assister et soutenir le CA dans la réalisation de son mandat.
• Assister aux réunions du CA et agir à titre de personne ressource afin que le CA puisse prendre des décisions éclairées.
• Apporter ses recommandations sur les différents dossiers.
• Convoquer et préparer, avec la collaboration du président ou de la présidente du CA, l’ordre du jour des réunions et contribuer à la production de documents d’information ainsi qu’à la tenue des procès-verbaux aux fins de distribution.
• Assurer le suivi des décisions prises par le CA.
• Assurer le lien entre le CA et l’équipe de travail.
• Recueillir et faire circuler l’information entre les instances et les personnes de l’organisation.
• Cerner et évaluer les enjeux internes et externes qui ont une incidence sur l’élaboration ainsi que la prestation de services et en informer le CA.
• Agir, à l’instar du président ou de la présidente du CA, en tant que porte-parole de l’organisme.
• S’assurer que le CA et l’organisme disposent d’une assurance lui donnant une protection appropriée et suffisante et en informer les personnes concernées.

Assemblées générales ou extraordinaires

• Tenir, à chaque année et selon la procédure prévue à cet effet, une assemblée des membres. Les assemblées des membres se répartissent en deux catégories : l’assemblée annuelle et les assemblées extraordinaires.
• Convoquer et préparer les documents et les rapports nécessaires à la tenue de l’assemblée générale ou extraordinaire.
• Assurer le respect et le suivi des décisions prises par les membres lors d’assemblées.

Planification et gestion du service

• Superviser les activités courantes de l’organisme afin d’en assurer l’efficacité.
• Veiller à ce que le fonctionnement de l’organisme soit à la hauteur des attentes de la clientèle, du CA, des partenaires et des bailleurs de fonds.
• Assurer la tenue ainsi que la mise à jour du rapport mensuel d’activités ainsi que les statistiques en découlant.
• Établir un plan d’action en y intégrant des objectifs qui favoriseront la réalisation de la mission de l’organisme et en assurer le suivi ainsi que sa mise à jour.
• En collaboration avec la coordonnatrice et l’agente administrative, rédiger le rapport annuel d’activités.
• Promouvoir les services de l’organisme.
• Assurer les suivis nécessaires auprès de la clientèle.
• Rédiger des projets ou tout autre document aux fins d’adoption par le CA.

Planification et gestion financière

• Veiller à l’établissement d’un budget annuel ainsi que des prévisions budgétaires et présenter ceux-ci au trésorier aux fins d’évaluation et de modification.
• Assurer le suivi budgétaire et les contrôles nécessaires à une saine gestion
• Adopter et observer de bonnes pratiques en matière de gestion et de suivi du budget de l’organisme, soit:

• Transmettre au service de la comptabilité tout document nécessaire à la production des rapports sur l’état des revenus et des dépenses de l’organisme.
• Assurer la gestion des comptes et des sommes reçues de toute provenance.

• Collaborer avec le vérificateur externe pour les états financiers.
• Repérer les sources de financement.
• Préparer les demandes de financement en collaboration avec l’agente administrative
• Assurer le suivi des redditions de compte auprès des bailleurs de fonds, selon les modalités convenues et les échéanciers prévus.
• Transmettre au CA les rapports sur l’état des revenus et des dépenses de l’organisme.
• Veiller à ce que l’organisme se conforme aux lois pertinentes en matière de fiscalité et de retenue de paiement.

Gestion des ressources humaines

• S’assurer de disposer du personnel requis en regards des besoins de la communauté tout en tenant compte de la disponibilité des ressources financières et matérielles de l’organisme.
• Assurer, selon les besoins de l’organisme, le recrutement, la sélection et collaborer à l’orientation et la formation du personnel et des bénévoles.
• Prendre connaissance des évaluations réalisées par la coordonnatrice et au besoin, appliquer des mesures disciplinaires.
• Assurer la rémunération appropriée du personnel, tout en prenant en considération les ressources financières disponibles.
• Agir en ayant recours à des techniques et procédures appropriées tout en étant conforme aux lois pertinentes.
• Assurer la confidentialité des données ainsi que des renseignements personnels.
• Entretenir un climat de travail positif.

Gestion des ressources matérielles

• S’assurer que les locaux, le mobilier et le matériel de l’organisme correspondent aux besoins de l’organisme.
• Veiller à la protection et au bon entretien du bâtiment, des locaux, du mobilier et du matériel.
• Formuler des recommandations à l’intention du CA concernant des achats ou des dépenses non prévues dans le budget approuvé.
• S’assurer de l’entretien et de l’application de la loi selon le véhicule.

Représentation de l’organisme

• Assurer la représentation de l’organisme auprès des regroupements dont il est membre et assister aux rencontres prévues à cet effet.
• Assurer la représentation de l’organisme auprès des différentes instances (gouvernementales, communautaires ainsi que de la santé et des services sociaux).
• Assurer la promotion des services de l’organisme auprès de la population et des partenaires.
• Représenter l’organisme lors d’activités communautaires et auprès de différentes instances afin d’assurer la visibilité de l’organisme et faire circuler l’information dans la communauté
• Établir de bonnes relations de travail et des ententes de collaboration avec des partenaires de la communauté afin de répondre aux besoins de la clientèle et faciliter l'atteinte des objectifs de l'organisme.

TITRE DU POSTE :        Coordonnateur / Coordonnatrice

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT :        Directrice Générale

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Sous l’autorité de la directrice générale, la coordonnatrice de l’organisme voit au bon déroulement des activités planifiés et animées par les intervenants. Elle s’assure de maintenir ses connaissances de la clientèle à jour et d’appliquer au  besoin, des mises à niveau dans la planification annuel des activités de l’organisme.  Elle agit en lien direct avec les usagers et leurs familles, afin de faciliter l’intégration des participants.

...