Système d'information commercial

Système d'Information Commerciale

1. Analyse des flux d'information

L'information entrante

Les sources d'information

La nature des informations

Le traitement des informations

Clientèle

- Appels par téléphone et Fax

- Visites sur le site internet et envoi de mail

Prise de commande, suivi des commandes, demande de visite d'un commercial.

Demande d'information sur les produits

Réception de l'appel par la secrétaire commerciale, prise de commande ou orientation vers le un commercial.

Réponse par la secrétaire commerciale (mail ou téléphone)

Force de vente

- Reporting

- Elaboration des fiches clients

Tout type d'information sur les ventes, les actions de la concurrence …

Identifiants clients, historique des ventes et des contacts.

Réunion chaque matin entre les 6 commerciaux et le responsable commercial.

Les informations sont stockées sur un fichier manuel (fiches bristol).

Marché et environnement

- Presse spécialisée

- Visite de salon

Information sur les nouveaux produits et sur l'évolution du marché.

Visite du salon expo bois chaque année à Paris

Lecture par le directeur général et le responsable commercial.

Compte rendu par le responsable commercial aux commerciaux.

Le principal mode de contact entre l'entreprise et ses clients est la force de vente.

Le directeur connaît bien son marché et ses produits. A l'exception de la lecture de la presse spécialisée, il n'éprouve pas le besoin de réaliser des études de marché et de clientèle.

2. Le traitement de l'information

Système informatique et techniques utilisées.

Service

Matériel

Logiciels

Le secrétariat commercial

2 PC récents connectés à internet + 2 imprimantes couleur + 1 laser.

Traitement de texte, tableur, Ciel gestion commerciale

Le directeur

1 PC récent connecté à internet + 1 imprimante couleur

Traitement de texte, tableur, Ciel gestion commerciale

Responsable commercial

1 PC portable connecté à internet + 1 imprimante couleur

Traitement de texte, tableur.

L'ensemble des postes est relié en réseau câblé via un concentrateur. L'imprimante laser est partagée ainsi que la connexion internet en ADSL.

Faible sécurisation des données : les antivirus sont rarement mis à jour, aucune sauvegarde de sécurité. En cas de problème, le directeur fait appel au revendeur. Seul le site internet est géré par une société spécialisée qui l'héberge et le met à jour.

Formation et compétence du personnel

La secrétaire commerciale est bien formée à l'utilisation des outils bureautiques et à Ciel gestion Commerciale. Le directeur utilise essentiellement Excel pour le suivi des indicateurs commerciaux.

Le responsable commercial utilise également un tableur. Il souhaite doter son service d'un logiciel de GRC et équiper ses vendeurs

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