Liste De Contrôle

Liste de contrôle

Processus : organisation de la soirée de lancement du Xama

Début de réalisation Tâches à effectuer Fin de réalisation Observations

Prévue Réelle

J-175 Rechercher des lieux susceptibles d’accueillir la soirée. 03/01

J-175 Contacter les gestionnaires de ces lieux pour obtenir leurs disponibilités, leur capacité d’accueil, le matériel mis à disposition et le coût de la location. 03/01

J-170 Définir les prestations attendues pour le cocktail. 08/01

J-170 Rechercher des traiteurs pour la prise en charge du cocktail et lancer l’appel d’offres. 08/01

J-165 Rechercher des animations en concordance avec la cible visée ; les contacter pour définir durée et coût des prestations. 13/01

J-160 Prévoir du personnel d’accueil et de sécurité ;

évaluer le coût. 18/01

J-145 Collecter les devis et établir des tableaux comparatifs par type de prestation. 02/02 À déléguer

J-140 Établir le budget prévisionnel. 07/02

J-135 Constituer un dossier et le soumettre à Marc Porte. 12/02

J-130 Réunir les intervenants internes pour recenser leurs besoins et définir le déroulement de la soirée. 17/02

J-130 Lister les matériels nécessaires pour les intervenants internes pour vérifier la mise à disposition par le gestionnaire du lieu choisi. 17/02

J-130 Procéder aux réservations (salle, traiteur, personnel). 17/02

J-125 Définir précisément les personnes à inviter. 22/02

J-120/100 Créer la base de contacts. 27/02 À déléguer

J-120 Concevoir l’invitation. 27/02

J-115 Lancer l’appel d’offres aux imprimeurs. 02/03

J-100 Collecter les devis et les comparer. 17/03 À déléguer

J-95

J-95

J-80

J-70

J-20

J-15

J-1

J-7 h

Jour J

J+2

Soumettre la proposition de liste des invités à Marc Porte.

Contacter l’imprimeur retenu pour commander

les invitations.

Renvoyer le bon à tirer signé après vérification minutieuse.

Lancer les invitations.

Faire le point sur les réponses.

Contacter le traiteur pour affiner les prévisions, et tous les autres prestataires pour s’assurer de leurs interventions.

Vérifier l’aménagement de la salle et la mise en place des matériels.

Réceptionner les prestataires.

Assister à la soirée et être prêt(e) à faire face

aux imprévus

Effectuer le bilan de la manifestation.

22/03

22/03

07/04

17/04

07/06

12/06

26/06

27/06

27/06

29/06

À déléguer

À déléguer

Tâche

Tâche 1 : fixation d’un jour et d’un horaire précis

Tâche 2 : réservation des hébergements et des moyens de transport

Tâche 3 : réservation de la salle de réunion et du matériel nécessaire

Tâche 4 : réception des documents de présentation des différents intervenants

Tâche 5 : contrôle final

Piège à éviter

Vérifier qu’aucun grand événement interne à l’entreprise ne se déroule pendant ou à proximité de la date choisie, afin de ne pas devoir replanifier plusieurs fois la réunion avant que l’ensemble des

...