Gérer l'agenda de votre manager

Chapitre 2 : Gérer l’agenda du manager

1) L’agenda est un outil numérique ou papier qui permet de gérer ou planifier ses Rendez-vous. L’agenda partagé, permet à l’ensemble des collaborateurs d’avoir accès à l’information selon les droits que leurs a accordés.

2) Les avantages des agendas partagés sont : un meilleurs accès aux informations

(gain de temps et productivité).

3) Avant l’achat d’un agenda partagé, il faut s’assurer que l’ensemble des collaborateurs savent se servir de l’agenda et éventuellement prévoir une formation. Vérifier si l’agenda répond bien à nos besoins (étude des besoins par le cahier des charges). Réduire le coût si possible. Vérifier la compatibilité entre les autres logiciels.

4) Le fonctionnement d’un agenda partagé :

- Création d’un agenda partagé ou le compte de messagerie (paramétrage du logiciel).

- Création d’un mot de passe.

- Création du groupe (envoyer un message pour confirmer l’appartenance au groupe)

- Création des messages en utilisant le carnet d’adresse

- Planification des rendez-vous.

Les informations à indiquer dans l’agenda : la date, l’heure (début fin), les personnes concernés, le lieu, objectifs, importance de l’évènement.

1.2. Le repérage des informations dans un agenda

1) Les repères temporels : horizontalement on a les dates et les jours. Verticalement on a les horaire de bureau (8h-18h30)

2) Les places libres sont repérables car les cases sont vides. Elle Permet de voir si la semaine est chargée et s’il y a des disponibilités.

3) L’avantage de codifier ses rendez-vous avec des abréviations : gagné de la place sur l’agenda.

- L’avantage de codifier par couleur : identifier le type de tâche à réaliser

4) Les imprévues, les urgences, les retards éventuels, les reports et les conflits d’agenda.

1.3 La planification des activités

1) L’intérêt pour l’assistante de dresser une liste lui permet d’organiser toutes ses tâches et de faciliter l’organisation des tâches.

2) Dans l’échéancier et la liste de contrôle, les tâches sont ranger pas ordre chronologique, permet de gérer son temps

La différence est que la liste de contrôle va obligatoirement présenter dans un ordre chronologique.

3) Il est nécessaire de mettre un échéancier car il y a une échéance à respecter et un règlement d’une facture indispensable à la poursuite de notre mission. L’échéancier est un outil qui permet de compléter la liste de contrôle.

4)

Activités Tâches Date de réalisation Date prévue

L’apparition des dates

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