Chapitre 3: Assurer le Suivi Des Congés et gérer les absences

CHAPITRE 3 : ASSURER LE SUIVI DES CONGES. GERER LES ABSENCES.

*REFLEXION

1) Informations en interne Informations en externe

- Demandes de congés

- Types de contrats, informations salariés (ancienneté, âge…)

- Accord d’entreprise ou non ?

- Informations sur l’organisation (taille, temps de travail)

- Contraintes en matière de continuité de service

- Critères d’arbitrage - Droit commun ou non ?

- Droit privé ou droit public ?

- Convention collective ?

2) Les contraintes organisationnelles :

- De suivi pour la gestion des plannings : états des présences et des absences du personnel

- De continuité de service

- De temps

3) Dans cette mission de gestion des congés et des absences, les qualités et les compétences sont :

- Etre organisé

- S’informer sur les normes

- Connaître les employés

- Faire preuve de discrétion

- Etre rigoureux

- Qualités relationnelles : écoute

- Maîtrise des outils de gestion des congés

- Argumenter, convaincre (arbitrage)

MISE EN ŒUVRE

1. Créer des outils de collecte des besoins et des contraintes :

A : Préparez une liste vous permettant de contrôler au mieux les opérations de suivi et la gestion des congés annuels :

Liste de contrôle :

Opérations de suivi de la gestion des congés annuels

Date au plus tard Destinataires Documents Intitulé de la tâche

2 mois et demi avant Le manager Demander au manager la période de congés

2 mois avant Les salariés Note de service Communiquer auprès des salariés la période

2 mois et 1 mois avant la période Les salariés Imprimé ‘’ fiche de vœux ‘’ Diffuser le document recueillant les vœux

Le manager Fiche de vœux Collecter les fiches de vœux

Moins d’un 1 mois avant Les salariés Planning Proposer le planning des congés projet de planning

Moins d’un 1 mois avant Les salariés Lettre mail Informer le salarié de l’acceptation de congés

Dès que possible Les salariés Planning mise à jour Organiser les remplacements (s’il y a lieu)

B : Créez le document qui vous permettra de recueillir les vœux de congés des salariés :

Xtrems

MOTORS

Objet : Demande de congés

Nom de l’employé ………………………………………

Service …………………………………………………..

Responsable du service ………………………………….

Type de congés :

□ Formation □ Arrêt maladie □ Accident du travail

□ Congé parental □ Décès □ Activités judiciaires

 Autres :

Date demandée : Du …………….. Au …………….

Motif :………………………………………………...

Vous devez soumettre vos demandes de congé (à l'exception des congés maladie) deux jours avant leur date effective.

Signature de l’employé :

Date & Lieu : ………………………………………….

DECISION

...