Cas : CHEVAUCHÉE

Cas : CHEVAUCHÉE

ARI Rustem

KISSOON Vishane

ZEZARI Karim

PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE

Fiche d’identité

Activité

Créée en 1990 par Anne-Marie Rons, la Chevauchée fabrique et distribue du matériel équin  (abreuvoirs, harnais, licols, longes, selles, mangeoires, …) destiné aux chevaux et aux poneys.

Clientèle

La clientèle de l’entreprise est composée de centres équestres, de haras et de quelques particuliers.

Organisation

Le siège social abrite la Présidente Anne-Marie Rons, son assistante, Marie Mosnier, une directrice commerciale, Mathilde Meunier, un responsable d’atelier, Anthony Roukine et un opérateur de montage, Patrick Rang.  

L’entreprise s’est implantée progressivement sur l’hexagone en ouvrant une agence à Montluçon en 1999, puis à Aurillac en 2003. Ces agences comprennent chacune un(e) commercial(e) responsable d’agence, un(e) assistant(e) de gestion et un opérateur d’assemblage faisant également office de magasinier.

Contexte de l’étude

Anne-Marie Rons doit faire face au départ en retraite de son assistante et vous embauche au poste d’assistant(e) de gestion pour la seconder, espérant ainsi profiter de vos compétences pour améliorer le système d’information de l’entreprise.

En effet, elle est régulièrement confrontée aux réclamations des clients qui se plaignent de retards systématiques sur les livraisons. Par ailleurs, en interne, le suivi des comptes client n’est pas satisfaisant ; certaines commandes clients sont enregistrées alors même que le compte de ces clients est débiteur, ce qui pose des problèmes de trésorerie.

En revanche, elle a constaté une augmentation significative de la demande dans le quart sud-est de la France et a décidé d’implanter une nouvelle agence dans la région lyonnaise, à Tassin. Cette agence sera composée de la même manière que les deux précédentes. Elle envisage de communiquer autour de cette ouverture en proposant notamment à certains clients des offres promotionnelles.

Cette étude comporte deux parties :

• Dans un premier temps, Mme Rons vous demande d’améliorer le processus de gestion des devis et commandes puis de repérer les articles pouvant faire l’objet d’offres promotionnelles et les clients susceptibles de bénéficier de ces offres ; cette partie comprend des travaux réalisés sur un SGBDR afin d’améliorer et d’interroger une base de données.
• Dans un deuxième temps, elle vous demande d’améliorer, d’uniformiser et de sécuriser la gestion des ressources informatiques et de proposer des solutions de sauvegarde des données de l’entreprise.

1ère PARTIE : Analyser le processus de gestion des devis et des commandes

Anne-Marie Rons désire que les commerciaux consultent leurs fichiers lorsqu’ils sont sollicités par les demandes des clients afin de ne plus accepter de commandes ou de devis émanant de clients  en retard dans leurs règlements.

Par ailleurs, pour satisfaire plus rapidement les commandes de ses clients, elle estime qu’il faut trouver d’autres solutions que le recours systématique à la commande fournisseur. En effet, elle a bien souvent constaté la disponibilité partielle des produits dans l’agence concernée ou dans les autres agences. Elle désire satisfaire au plus tôt les clients qui souhaiteraient une livraison partielle, et veut plus d’échanges entre les agences.

Vous disposez d’une description du processus actuel de gestion des demandes de devis(annexe 1), d’un entretien avec madame Rons concernant la nouvelle organisation (annexe2) et du diagramme événement-résultat correspondant au traitement des devis et des commandes (annexe 3).

 Vous êtes chargé(e) de

1.1 Réalisez le diagramme du flux concernant les demandes de devis.

1.2 Complétez le diagramme événement-résultat correspondant au traitement des commandes intégrant les souhaits de madame Rons (document A).

Annexe 1 -  Processus de traitement des devis

Dans chaque agence, les demandes de devis provenant des clients sont transmises  au (à la) commercial(e) par l’assistant(e).

Celui-ci (celle-ci) examine la demande puis établit un devis qu’il (elle) transmet à l’assistant(e) ; ce (cette) dernièr(e) rédige la réponse et l’expédie au client concerné. Un devis accepté par un client devient une commande.

 Annexe 2 Processus du traitement des commandes

Chaque matin l’assistant(e) transmet les bons de commande reçus (courrier, fax, mail) au magasinier qui contrôle l’état des stocks et prévient le commercial de la disponibilité des produits. Pour les produits manquants, il déclenche une commande auprès des fournisseurs concernés. Il transmet ensuite la commande validée, avec toutes les informations concernant la disponibilité et les délais de livraison probable, à l’assistant(e) qui rédige alors une réponse appropriée au client.

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