Gestion de projets et créativité

TRAVAIL NOTÉ 1

Projets, créativité et réseaux : résumez vos implications dans des projets (25 points)

INTRODUCTION

        La gestion d’un projet dans une organisation demande une planification et une coordination entre les différents intervenants et spécialistes. Au sein de la Défense, les projets représentent une partie importante des responsabilités des superviseurs de tous les échelons. La définition de ce qu’est un projet semble un bon point de départ pour aborder la gestion de projet. Ainsi, « un projet est un effort complexe, non répétitif et unique, limité par des contraintes de temps, de budget et de ressources ainsi que par des spécifications d’exécution conçues pour satisfaire les besoins d’un client »^[1]. Compte tenu de ma position, j’ai eu à gérer la campagne Centraide pour la Base des Forces armées canadiennes de Kingston pour l’année 2018. Ce projet d’envergure me permettant d’intégrer les différents concepts appris que sont les caractéristiques de la méthode intégrée de projet. Ensuite, les étapes de la gestion de projet seront élaborées au travers de la campagne Centraide et je ciblerai spécifiquement l’étape de la planification du projet pour préciser les défis et obstacles rencontrés lors de cette phase du projet. Pour finir, le rôle spécifique des différents intervenants permettra d’enrichir cette analyse de la gestion d’un projet et de spécifier les domaines d’action de chaque intervenant.

CARACTÉRISTIQUES DE LA MÉTHODE INTÉGRÉE DE PROJET

        Tout d’abord, un projet a un objectif défini afin que le gestionnaire puisse orienter les efforts de l’équipe à l’atteinte de cet objectif dans une période de temps donnée et connue de tous. Par le fait même, la temporalité du projet est cruciale afin que les efforts soient fournis sur une période de temps prédéterminée et cela influencera le calendrier des activités et des rencontres de coordination. L’implication de différents corps de métier travaillant en étroite collaboration et les « efforts combinés d’une gamme de spécialistes »^[2] pour la réussite du projet sont des caractéristiques de la majorité des projets. Généralement, un projet est exécuté par une équipe qui n’a jamais effectué le projet demandé et qui doit le concrétiser en accord avec les attentes et la satisfaction du client.

        La méthode intégrée de projet demande au responsable de pouvoir intégrer les différents experts à l’intérieur du projet et de faciliter les interactions entre ces derniers pour la réussite du projet. Cette méthode fournit un cadre autour du projet commun et d’imbriquer les parties inhérentes pour former le résultat final demandé. « L’intégration signifie l’implication d’un ensemble de connaissances, d’habilités, d’outils et de techniques à un ensemble de projets de façon à acheminer l’organisation vers l’atteinte de ses objectifs stratégiques ».^[3]

        Du point de vue de la campagne Centraide, la tâche de mettre sur pied la campagne m’a été attribuée au début de juin en tant que responsable d’organiser la campagne pour l’ensemble de la Base de Kingston. La période de sollicitation était clairement définie du 19 septembre au 23 novembre inclusivement. Elle débutait par un déjeuner de présentation et se terminait par un dîner BBQ. Entre ces deux activités, j’avais le champ libre sur les activités de collecte de fonds, les événements collectifs et les événements ciblant que certaines unités hébergées selon le tempo opérationnel de chaque unité. Les ressources budgétaires devaient être développées et soumises pour approbation. L’objectif de la campagne était clairement défini et se chiffrait à une collecte de fonds de 300 000 $, ce qui représente une augmentation de 5 % comparativement à la campagne de l’année dernière. De mon point de vue, ce projet représentait une tâche unique que j’exécuterais une seule fois dans ma carrière avec une équipe sans expérience antérieure dans ce type de projet.

        La campagne est intimement liée au plan stratégique de l’organisation et est une priorité au niveau de l’équipe de la Défense^[4] ce qui a ainsi permis de demander les ressources en personnel et en soutien nécessaires à la réussite de ce projet. Le client était le Commandant de la Base qui donnait ses intentions, ses directions et ses attentes face à la réussite de la campagne qui se déroulait dans son secteur de responsabilités. De plus, il était redevable de la réussite de la campagne envers ses supérieurs. Le Commandant m’a permis d’aligner les ressources internes vers la réalisation du projet dès le commencement. Il m’a été transmis les points de contact, les informations supportant la prise de décisions futures et un environnement socioculturel qui favorise une contribution créatrice et active de la part des responsables d’escadrons pour la mise sur pied de leur campagne locale^[5]. Mais qu’en est-il des étapes de projets qui m’ont guidée dans ce projet de plusieurs mois ?

ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET

        Ainsi, les étapes de la gestion de projet que sont la définition, la planification, l’exécution du plan et la clôture du projet permettent de concentrer les efforts de l’équipe vers la réalisation du projet. La première étape de la définition du projet permet de déterminer le projet et la cohérence de celui-ci dans la structure organisationnelle ou, selon la situation, la cohérence du projet dans l’objectif de carrière de l’entrepreneur^[6]. L’envergure du projet comprenant les livrables requis, les exigences techniques et budgétaires ainsi que les contraintes de temps sont des bases fondamentales lors de la définition du projet^[7]. S’il est possible de déterminer précisément ses points, les prochaines étapes devraient découler aisément et la planification du projet pourra prendre forme. Pour la planification, cette étape demande de cibler les personnes-clés et la communauté de pratique permettant l’exécution du projet et l’atteinte des objectifs fixés. Planifier les rencontres initiatives, celles de planification et de coordination ainsi que les activités font partie intégrante de la planification du projet. Déterminer les tâches implicites et explicites en plus des rôles des acteurs du projet faciliteront l’exécution du plan. Plusieurs outils tels que des matrices de tâches comme le diagramme de Grantt^[8] peuvent aider le gestionnaire et les chefs de section à planifier leurs tâches dans le projet.

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