Fermosud note de frais

18/11/2015[pic 2]

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Sommaire

Présentation                                                                         page

Votre mission                                                                         page

Reflexion                                                                                 page

Mise en œuvre                                                                         page

        Identifier la nature d’un document

        Produire un doc papier sous world

        Produire une feuille de calcul sous excel

        Produire un modele sous excel et crer une famille de fichier

        Definir les modalités d’utulisation d’un doc

        Faire le bilan de la mission

Présentation :

Fermosud est une PME de  salariés spécialisée dans la fabrication de fermetures pour les bâtiments. Implantée aux environs de Nice, la société offre une gamme complète de portes, fenêtres et volets roulants qui s’intègrent sans peine dans n’importe quel bâtiment. Ainsi, Fermosud propose à sa clientèle une solution sur les mesures répondant à des besoins spécifiques : portes-fenêtres, porte de garage…

Pour la commercialisation de ses produits, Fermosud pratique la vente directe dans le département des Alpes-Maritimes, et s’appuie sur un réseau de revendeurs couvrant le sud de la France, localisés en régions Provence-Alpes-Côte d’Azur (PACA), Midi-Pyrénées et Rhône-Alpes. Ce secteur de revente est récent et se trouve en pleine phase d’organisation.

La création et l’animation du réseau ont été confiées à quatre représentants, nouvellement recrutés et placés sous la responsabilité de M. Salagny, gérant de la société, dont vous êtes l’assistant(e) de gestion.

Vous êtes notamment chargé(e) de la gestion des frais professionnels engagés par les représentants lors de leurs tournées. Actuellement, les représentants règlent ces frais sur leur compte personnel. En fin de mois, ils vous remettent les justificatifs de leurs dépenses : tickets, factures et facturettes. Votre travail consiste, pour chaque représentant, à récapituler ces dépenses sur une simple feuille de papier. Après vérification et visa de M. Saligny, vous transmettez l’ensemble des documents au comptable, qui effectue les remboursements par virement.

Ce système ne donne pas satisfaction car vous avez du mal à identifier certaines dépenses et à les affecter aux postes que vous avez définis : hébergement, transport, ect. Vous êtes souvent obligé(e) de demander aux intéressés des compléments d’informations, ce qui retarde la procédure. De plus, il arrive que les représentants soient en désaccord avec les sommes remboursées, car  ils engagent parfois des dépenses pour lesquelles ils ne fournissent pas de justificatifs.

Votre mission

Saisi du problème, M. Saligny pense qu’il faudrait demander aux représentants de vous adresser en fin de moi, en plus des justificatifs, un récapitulatif chiffré des dépenses qu’ils ont engagées. Il vous confie la conception d’un document adapté, qui sera testé rapidement en version papier avant d’être définitivement mis à disposition sur le réseau local de l’entreprise, en tant que modèle et formulaire Excel.

Réflexion

1. Quels avantages présente la solution proposée par M. Saligny ?

La mise en place de justificatifs avec un récapitulatif chiffré des dépenses mis à disposition sur le réseau est la solution de M.Saligny. Cette solution à pour avantage une meilleure gestion des notes de frais mais aussi un traitement et remboursement simplifié grâce à un relevé mensuel réel.

1. Quelles sont les qualités attendues du document à créer ?

Les qualités attendues à la création de ce document sont d’avoir :

• Une interprétation des données simplifiées ;
• Un relevé mensuel réel (traitement rigoureux) ;
• Une communication entre les parties mieux structurée ;
• Une meilleure gestion du temps ;
• Une simplification des tâches à réaliser.

1. Comment s’y prendre pour faire accepter le changement ?

Pour faire accepter ce changement il faudra mettre en place un outil de communication comme une réunion par exemple.

Cet outil de communication permettra d’expliquer le mode de fonctionnement, mais aussi d’exposer les avantages que représente la création de ce document comme un meilleur traitement des frais et donc un remboursement plus rapide.

Tout passe par la communication entre les parties.

Mis en œuvre

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