Communication avec les acteurs externes et internes & Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs.

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : BOUJEMA Diana

N° d’inscription : 1337438348

Intitulé de la situation de gestion :

Facturation à la relance

☒ Réalisée

☒ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : 3G MAINTENANCE

Secteur d’activité : BTP

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T12.4 Facturation et suivi des règlements et des relances

Dates de réalisation :

Durée de la réalisation :

Contexte général :

La facturation au sein de notre société s’effectue à chaque fin de chantier. En tant qu’assistante de gestion, j’ai été amenée à gérer la facturation du client PALAIS DES CONGRES. J’ai par la suite suivi les règlements relatifs à ce client et procédé aux relances nécessaires.

L’entreprise reçoit principalement les règlements des clients par chèque bancaire ou par virement qui sont enregistrés comptablement. Les factures sont ensuite classées dans chaque dossier et rangées dans les archives.

Lorsqu’il y a des retards de paiement, l’entreprise procède aux relances clients, tout d’abord par un appel téléphonique et un email pour avoir un écrit de la réclamation réalisée puis par deux lettres de relance s’il n’y a pas de retour du client.

Acteurs qui interviennent dans l’activité :

• Le chef de chantier : Me transmet le bon de commande et le devis
• L’assistante de Gestion : Je m’occupe de la facturation et je me charge des relances
• Le directeur : Vérifie les factures et les relances avant l’envoi aux clients

Contraintes :

• Respecter les règles de la facturation (TVA)
• Indisponibilité de mon responsable de chantier pour des informations sur une facture à saisir
• Établir les factures au plus tôt pour avoir les règlements au plus vite

Ressources : 

Bon de commande, devis, procès-verbal de réception. Modèle

Objectifs :

- Etablir et contrôler les factures

- Veiller aux règlements des factures

- Appliquer une procédure des relances clients.

Environnement informatique :

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Le Palais des congrès est un client que nous avons obtenu lors d’un appel d’offre. Les responsables technique contact par téléphone notre chef de travaux ou notre directeur afin d’obtenir un rendez pour établir un devis, qu’on lui envoie par mail.

1. PREPARATION AVANT LA FACTURATION

Après la réception du bon de commande du Palais des Congrès suite à notre devis, nous programmons son chantier. A la fin de notre prestation le responsable de chantier me remet le bon de commande, le devis et le procès-verbal de réception, qui récapitule les prestations effectuées. Je les tris par n° de clients et par ordre numérique.

Si le client n’existe pas je le créer en saisissant ses coordonnées (nom, prénom, adresse, code de tva*)

1. REALISATION DE LA FACTURE SUR L’AS400

• Dans la 1ère page il faut ouvrir un nouveau fichier, choisir si c’est une facture ou un avoir, saisir le compte client concerné, sélectionner le modèle, vérifier si le code de tva* est bien correspondant à la tva du devis.

*Code de TVA : permet de passer l’écriture du compte du produit automatiquement dans l’interface de comptabilité qu’on ne voit pas

• Dans la 2ème page, je saisis le n° du devis, la date, le numéro du bon de commande, le libellé de la prestation, le montant HT et le code d’imputation*.

*Code d’imputation : permet de passer l’écriture du compte de tva automatiquement dans l’interface de comptabilité qu’on ne voit pas.

Une fois la saisie terminée, je l’imprime en un brouillon, je vérifie s’il n’y a pas d’erreur. En cas d’erreur, j’effectue les modifications nécessaires, je l’ai montré à mon directeur pour qu’il vérifie. Une fois que j’ai eu son accord j’imprime la facture et je les envoie avec la photocopie du bon de commande au client par courrier.

1. TRANSFERT DES FACTURES DANS L’AS400

Le transfert sur l’AS400 s’effectue manuellement il n’est pas automatique. Ceci permet de les transférer en comptabilité puis par la suite de les lettrer avec les paiements.

1. SESSION BPI

La Banque Publique d'Investissement est un organisme français de financement. Elle avance l’argent dont nous avons besoin sans attendre que les clients nous règlent. Je cède les factures à BPI pour cela, il faut que ce soit indiquer formellement sur la facture.

Pour cela il faut saisir les numéros de factures, la date de facturation et le montant TTC.

Une fois terminé je valide la demande, j’imprime le bordereau et je fais signer le formulaire au gérant de l’entreprise. Puis je l’envoie à BPI par courrier.

1. SUIVI DES FACTURATIONS ET DES REGLEMENTS

Après chaque facturation, je dois mettre à jour le tableau de suivi. Y inscrire le numéro de facture correspondant au devis déjà saisis par le chef de chantier qui l’a mis à jour avant. Il contient les informations concernant les devis, les montants, les dates de commencement, les factures et les chantiers terminé. Il est constitué d’une recherche V afin de nous permettre de trouver plus facilement un renseignement bien distinct et nous faire gagner du temps car il y a beaucoup d’informations.

1. RECPTION DE L’AVANCE BPI

Lorsque BPI nous a avancé les paiements des factures, ils sont affichés dans notre session bpi, de là je fais le lettrage avec les factures concernées et je transfert l’argent sur notre compte bancaire

1. PASSATION DES PAIEMENTS EN COMPTABILITE DANS L’AS400

A chaque règlement, je dois effectuer l’écriture comptable. Une fois terminer je dois procéder aux lettrages avec les factures concernées. Cela nous permet ensuite d’avoir un suivi sur les règlements

1. RELANCES CLIENTS

A l’aide de l’AS400 je sors le compte client et la balance âgée qui me permettent un suivi optimal, je procède à la relance client. J’effectue la première relance par téléphone, mail ou courrier pour une simple information sur le retard du paiement. Je demande tout de même au responsable travaux s’il n’y a pas eu de problèmes sur le chantier qui pourrait bloquer notre facture avant de relancer.

Le client n’ayant toujours pas payé alors je réalise une 2ème relance par courrier. Puis une 3ème relance avant mise en demeure.

Productions réalisées en entreprise :

Facturation :

• Devis (Excel)
• Bon de commande
• Factures finales (AS400)
• Fiche client
• Tableau de suivi (Excel)

Suivi des règlements :

• Tableau de session BPI
• Extrait du compte client (lettrage)
• Extrait du compte de banque

Relance client :

• Email pour relance (Outlook)
• Lettre de relance (Word)
• Balance âgée
• Extrait du compte client

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation :

• Bon de commande
• Facture
• Fiche client
• Lettre de relance
• Extrait du journal de banque
• Extrait du journal de vente

Problèmes rencontrés :

Ne pas confondre les taux de TVA, sinon la facture est faux.

Faute de frappe sur les montants modifiant le montant net, il faut faire des avoirs et recommencer les factures.  

Solutions apportées :

Afin d’éviter toutes erreurs sur le taux de tva j’ai un mémo récapitulant tous les comptes correspondants.

Il faut avoir une bonne concentration et être rigoureux.

Bilan

Apport pour l’entreprise :

Augmentation du solde du compte.

Bilan personnel :

Faire preuve d’autonomie et récupérer le maximum de règlements.

Acquérir de nouvelles connaissances sur le logiciel AS400