Cas american tour

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Vous réalisez votre stage de deuxième année de BTS Assistant de gestion PME PMI dans l’entreprise AMERICA’S TOUR.

AMERICA’S TOUR est une agence de voyage spécialisée sur les séjours au Brésil, à Cuba et au Mexique. Située en centre-ville de Rennes, l’agence dispose d’un bureau accueillant 3 commerciaux : Amélie, Sandra et Mathieu ainsi que M. VIVIEN, le directeur. Il arrive que l’agence devienne trop petite dès que plusieurs clients se présentent simultanément à l’agence.

Tous les postes sont connectés en réseau, et vous disposez d’un ordinateur HP équipé d’un système d’exploitation Microsoft Windows 7 et du Pack Office Microsoft 2013. Une connexion ADSL permet d’accéder à tous les services d’Internet. Vous disposez d’une adresse électronique professionnelle comme l’ensemble du personnel. Une imprimante réseau couleur multifonctions assure tous les travaux d’impression de l’entreprise.

C’est en complète autonomie que vous travaillez aujourd’hui sur plusieurs missions concernant la gestion des bases de données, mais aussi sur l’analyse des résultats et l’inauguration d’une nouvelle agence.

Mission 1 : Gérer les bases de données de l’agence

L’agence de voyage fonctionne avec plusieurs logiciels pour gérer les informations et les réservations. Ainsi, certaines bases de données sont sous Access, d’autres sous Excel. M. VIVIEN vous demande de réfléchir à la mise en place d’un système facilitant la saisie des données pour les différentes bases :

• Fichier client (fichier Excel) = annexe 1
• Liste des séjours (fichier Access) = annexe 2
• Liste des dossiers (fichier Access) = annexe 3

Il souhaiterait faire apparaître rapidement le nombre d’inscription à chaque voyage. Toutes les données doivent se trouver sur un même logiciel.

Les règles de gestion sont les suivantes :

• Les séjours

• Chaque séjour est identifié par une référence unique, une destination, une date de départ et une durée
• Un séjour correspond à un seul pays : Brésil, Cuba ou Mexique
• Un séjour correspond à une seule catégorie : aventure (pour les plus sportifs), détente (pour le repos et le farniente), forme (pour la remise en forme et les sports calmes).

• La clientèle

• Elle est constituée de particuliers identifiés par un numéro de client, leur nom, prénom, adresse, code postal, ville et téléphone

• Les dossiers

• Un dossier ne porte que sur un seul client et un seul séjour
• Un dossier est identifié par un numéro de dossier, une date d’inscription, un nombre de participants
• Chaque dossier est suivi par un seul interlocuteur au sein de l’agence : Amélie DURAND, Mathieu PERRIN et Sandra Martin.

Comment pouvez-vous faciliter le travail des utilisateurs ?

Mission 2 : Analyser les résultats

M. VIVIEN vous remet les chiffres d’affaire par destination sur les quatre dernières années (annexe4). Il vous demande alors d’analyser les résultats et de lui présenter des préconisations.

Vous imprimez vos productions.

Mission 3 : Inaugurer une nouvelle agence

Devant le succès grandissant du concept America’s Tour, une deuxième agence s’est ouverte à Cesson-Sévigné.

M. VIVIEN souhaite que vous informiez les clients de l’inauguration des nouveaux locaux, qui aura lieu le 23 janvier 2017, à partir de 16 heures. Un buffet sera servi et des danseurs cubains animeront la soirée.

Organisez au mieux l’événement.

Annexe 1 : Fichier clients (disponible en numérique)

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Annexe 2 : Liste des séjours proposés (disponible en numérique)[pic 6]

M = Mexique B = Brésil C = Cuba                                                                            1 = aventure, 2 = détente, 3 = forme

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