Sciences de gestion, fiche méthode

FICHE METHODE

Comment prendre contact avec l'organisation afin de lui demander l'autorisation d'être l'objet de mon étude de gestion ?

1. Attention ! Avant tout contact, vérifiez que vous alliez être en mesure de vous procurer des documents externes (provenant de la presse régionale ou nationale ou d'internet) sur l'organisation...

ex : le journal des entreprises http://www.lejournaldesentreprises.com/editions/44/index.php?ed—44 Pour avoir accès à tous les articles, entrer dans la rubrique espace client mfgravouil@la-joliverie.com Mot de passe : 613215

1. Si vous n'avez pas encore pris contact avec l'organisation et que vous ne connaissez personne dans celle-ci :

1. Prenez contact par téléphone avec l'organisation en lui présentant rapidement votre besoin et demandez à la personne chargée de l'accueil l'adresse mail du responsable à contacter (adresse mail à reformuler pour ne pas faire d'erreur)
2. Envoyez un mail à ce responsable afin de lui présenter votre demande par écrit. NOTA *
3. Précaution : Pensez à avoir un message d'accueil « professionnel » sur votre téléphone et à consulter régulièrement votre boîte aux lettres électronique.

* Avant l'envoi, merci de me faire valider votre mail.

Exemple de mail : Bonjour,

Je suis élève en 1ere STMG au lycée la Joliverie et afin de concrétiser mon cours de sciences de gestion, je dois réaliser une étude sur un thème appliqué à une organisation réelle. Je suis client(e) de votre entreprise et intéressé par votre domaine d'activité, c'est pourquoi j'ai pensé à vous.

L'aspect que j'ai choisi d'étudier est .[pic 1]

Vous vous doutez que la qualité des informations que je vais pouvoir collecter est essentielle à la réussite de mon étude, aussi, serait-il possible que je vous rencontre ou que je rencontre un de vos collègues afin qu'il puisse répondre à mes questions ? Je pense qu'un entretien d'une durée d'une ou deux heures sera suffisant d'autant plus que je prendrai la précaution de vous faire parvenir auparavant la liste de mes questions.

Etant donné que cette étude constitue une épreuve anticipée du baccalauréat, j'ai des dates butoir à respecter. C'est pourquoi, le rendez-vous devra intervenir fin janvier, début février afin que je puisse disposer de suffisamment de temps pour l'exploiter.

Je vous communique en pièce jointe un document vous donnant plus de précisions sur la façon dont se déroule l'étude de gestion. Vous pouvez également contacter mon professeur, Madame ROCHETTE, à l'adresse mail suivante : vrochette@la-joliverie.com

Je vous remercie d'avance de l'attention que vous voudrez bien prêter à ma demande et de la rapidité de votre réponse.

Bien cordialement.

Prénom NOM

Tél mail

FICHE METHODE

Comment prendre contact avec une organisation

par téléphone ?

1. Préparer son appel (cf. fiche de préparation page suivante)

Plus votre appel sera préparé, plus vous aurez de chance de le voir aboutir…

• Ayez bien sûr une connaissance parfaite de votre sujet afin de pouvoir répondre aux questions éventuelles,
• Votre interlocuteur ne pourra qu’être sensible à votre connaissance de sa structure,
• prévoyez les objections afin de pouvoir y opposer une argumentation solide.

Prévoyez également l’absence de votre interlocuteur et le message que vous allez lui laisser.

1. Avant de vous lancer, quelques règles d’or…

• Installez-vous correctement (la position du corps influe sur la voix) et dans une pièce calme,
• Soignez votre expression (pas de ouais, OK, dites  « Bonjour et au revoir Madame ou Monsieur »…),
• Articulez tout en adoptant un ton chaleureux et rythmé,
•  Souriez (le sourire s’entend !)
• N’interrompez pas votre interlocuteur, s’il parle longtemps, manifestez votre écoute par des mots ou expressions courts tels que « bien sûr », «je comprends »…
• Prenez des notes pendant l’appel et soyez particulièrement attentif à l’orthographe des noms, aux numéros de  téléphone, aux adresses mail (à reformuler en épelant et en faisant préciser à l’aide d’une formule telle que « M  comme Marie ? »)
• Avant de raccrocher, vérifiez sur votre fiche de préparation d’appel que vous avez abordé tous les sujets prévus
• Au fait, avez-vous un message d’accueil lorsque votre portable est éteint ? Si oui, vérifiez qu’il  est bien adapté à n’importe quel interlocuteur…

Une petite répétition n’est sans doute pas superflue : Entraînez-vous à partir de la fiche de préparation, vous gagnerez en fluidité et serez moins hésitant donc plus convaincant

Dernière précaution : assurez-vous que vous avez sous la main tous les documents dont vous pourriez avoir besoin (ex : agenda si on vous propose un rendez-vous)

Allez-y, maintenant, c’est à vous de jouer !

FICHE DE PREPARATION D’APPEL TELEPHONIQUE

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