Participer à l'inventaire

Participer à la préparation et à la réalisation de l’inventaire

1. L’inventaire

1-1-        Définition

C’est le recensement précis de toutes les références présentes dans l’unité commerciale (sur la surface de vente et dans les réserves.

1-2-        Intérêt

Il permet de contrôler, article par article, référence par référence, le bon état des produits, de constater la décote des articles sales ou abîmés.

Il permet au commerçant :

• D’établir les documents comptables de l’entreprise,
• De connaître les quantités réelles en stock et d’en valoriser le montant,
• De calculer le stock final réel du magasin et de déduire les sorties effectives des marchandises (ce stock final réel est comparé au stock final théorique)
• De connaître le montant de la démarque inconnue

1. Règlementation

• L’entreprise est tenue de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine (Code du Commerce art. L. 123-12).
• Cet inventaire va s’effectuer durant une période se situant entre les 2 mois qui précédent et qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable (généralement le 31 décembre).
• L’entreprise a l’obligation comptable de faire figurer le stock au bilan.

1. Les différents types d’inventaire

• L’inventaire permanent :        Il consiste à noter les entrées et les sorties de stocks en permanence sur une fiche de stock, afin de connaître l’état des stocks à tout instant.
• L’inventaire tournant :        Il permet de réaliser selon un calendrier préétabli, l’inventaire de différentes parties du stock.

• L’inventaire comptable :        Il répond à une obligation comptable et correspond au contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des éléments d’actifs et de passifs du patrimoine de l’entreprise.

On ne doit pas faire figurer dans les stocks :

• Les échantillons gratuits,
• Les articles déposés pour réparation,
• Les articles déjà payés par les clients et déposés pour retouche.

1. Organisation matérielle de l’inventaire

1. Préparation de l’inventaire

Chaque année, l’inventaire est toujours vécu comme une épreuve pour les responsables de l’unité commerciale et leur personnel.

Il faut donc planifier rigoureusement l’ensemble des opérations :

• Définition des procédures aux responsables,
• Edition des listings de références à inventorier par secteur,
• Préparation des secteurs d’inventaire (chacun est confié à un chef de secteur) et des équipes de comptage,
• Constitution des packs d’équipements utilisés le jour J (fiches de relevé, stylos et/ou lecteurs de code-barres …)
• Formation du personnel et des intérimaires employés pour l’inventaire,
• Préparation de la zone de stockage et de la surface de vente pour l’inventaire, le rangement des références et l’élimination des invendables (articles détériorés, par exemple)

C’est cette préparation qui conditionnera la rapidité et la qualité des relevés effectués le jour J.

1. Exécution de l’inventaire

• Comptage manuel référence par référence dans chaque zone
• Saisie des quantités comptées et transmission télématique,
• Vérification du comptage par une autre équipe
• Contrôle de la saisie
• Edition du relevé d’inventaire par référence
• Vérification de l’enregistrement de toutes les références
• Repérage des écarts anormaux par rapport à l’inventaire permanent et nouvelle vérification.

1. Exploitation de l’inventaire

• La valeur du stock est ensuite mise à jour dans les comptes de l’entreprise sur la base du constat physique de la présence des articles dans l’unité commerciale.

• Cet inventaire permet également de déterminer la démarque (ensemble des pertes liées au stock, subies par un point de vente ; elle est donc égale à la différence entre le stock physique réel évalué au prix de vente et le stock théorique arrêté à la date de l’inventaire physique.)

1. La surmarque

Chiffre d’affaires théorique < chiffre d’affaires réalisé

La surmarque correspond à une augmentation « anormale » du chiffre d’affaires.

Elle provient généralement de :

• Produits non facturés (gratuits, reçus des fournisseurs)
• Augmentation de la marge (↑ du prix de vente d’un produit par rapport au prix « normal », ou vente au prix « normal » d’un produit obtenu à un prix promotionnel …

Exemple :        35 produits vendus à 1,55 € chaque ont été obtenus gratuitement

        57 produits ont été vendus 1,95 € chaque au lieu du prix tarif « normal » à 1,65 €

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