La réunion - communication

Communication

Conduite de réunion

Les réunions sont un moyen de partager au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissances sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. De plus, des décisions prises collectivement avec des représentants des différentes entités concernés seront beaucoup plus acceptées de tous. Toutefois les réunions sont chronophages, elles doivent donc êtres les plus courtes possibles et mener dans un souci d’efficacité afin notamment de déboucher sur des actions concrètes. Le motif doit être réfléchi pour ne pas tomber dans le travers de la réunionite aigue. On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et qui permet de faire suivre des faits d’actions.

La première responsabilité d’un organisateur de réunion est de savoir quel type de réunion il doit conduire et avec quel public.

1. Les différents types de réunions

A. Le nombre de participants :

• Le meeting : plus de 500 personnes. L’orateur aura un rôle d’information ou de démonstration

• Réunion publique pour un groupe de 30 à 500 personnes avec une structuration et des participants sélectionnés, la présentation est plus formelle que celle du meeting, plus restrictive et peut-être plus participative

• Réunion restreinte, -moins de 30 personnes, l’orateur est un animateur, il doit permettre au groupe de participer activement à la réunion

B. Par objectif fixé :

• La réunion d’ordre, elle consiste en un nombre d’actions ou des ordres à un groupe plus ou moins important. La relation est unilatérale entre les animateurs et les participants

• La réunion de sondage : avant de prendre une décision et de transmettre un ordre, l’animateur demande l’avis des participants, c’est lui qui choisit le sujet et c’est encore lui qui décide ce qu’il retiendra de l’apport des participants.

• La réunion d’informations : les responsables choisissent un thème. Le ou les spécialistes interviennent selon une méthode choisit par les décideurs

• Réunion d’information ascendante : le but est de collecter des informations pour comprendre une situation liée au terrain. L’animateur est un interviewer. Il s’agit d’une discussion entre l’animateur et les participants sous forme de table ronde, de groupe de travail ou de commissions

2. Les préalables à la réunion :

Inviter

Définir le lieu

Définir le thème  l’objectif (ordre du jour)

Définir la date, l’horaire et la durée

Préparer  la salle, les supports de communication

Préparer  le plan, la trame, le déroulé

A. Les objectifs de la réunion :

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