La fonction d'encadrement

MISSIONS

champs d’intervention / activites principales

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Référent du métier

Expert – conseil[pic 7]

Actionnaires

                                  Collaborateurs

 Clients.                     

                             Autres services

                        Hiérarchie

           Partenaires sociaux  

Partenaires extérieurs

Reflet de la vision stratégique de son entreprise et de l’image de marque de son unité

- Clarification des objectifs opérationnels (quantitatifs et qualitatifs) de l’unité, en cohérence

  avec les orientations stratégiques de l’entreprise

- Présence auprès de l’équipe pour donner et entretenir le sens de l’action

- Prise en charge de l’action en situation d’urgence

- Veille à la pertinence et à la qualité des actions et des résultats (analyse des dysfonctionnements).

- Garant de l’image : réponse aux questions techniques (en direct ou par le spécialiste de l’équipe)

Mise en avant de son expertise : information, communication, négociation, décision

- Relais – expert de (ou pour) la hiérarchie en interne et en externe

- Participation à l’élaboration de la stratégie : propositions d’orientations pour l'unité

- Rencontres, réunions pour argumenter, négocier, justifier des décisions relatives aux

  orientations et au fonctionnement de l'unité (objectifs, organisation, budget, grh)

- Participation aux décisions d’investissement

- Lecture spécialisée : analyse / synthèse des informations techniques, filtrage, diffusion

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GESTION ADMINISTRATIVE

Organisation / contrôle

pour la réalisation des missions de l’unité

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prestataires 

                                              Equipe

Consultants extérieurs

                                Autres services

                    Hiérarchie

A – Gestion des ressources humaines (quotidien)

- Analyse des besoins au vu des missions du service 

- Mise en place d’une organisation : plannings, suivi des activités, au vu des objectifs.

- Participation au recrutement : de l’élaboration d’un profil de compétences à la décision finale

- Mise en place d’une procédure d’accueil pour le nouvel arrivant (embauche, stage)

- Gestion des absences au quotidien (formation, maladie, congés, rtt, déplacements.

-  Organisation de l’entretien  annuel  pour chaque salarié, avec support formalisé pour  

  l’évaluation de l’atteinte des objectifs (Fait/pas fait, réussi/pas réussi, projet à venir, formation)

- Enquête pour le recueil des besoins en formation, élaboration d’un plan de formation

- Lecture et rédaction de courrier, de rapports, de note de service.

- Organisation de la circulation de l’information (dans le service et vers les autres services)

B – Gestion des coûts

- Elaboration du budget prévisionnel, compte de résultats

- Analyse, suivi et contrôle de la trésorerie, des flux financiers, du C.A., des recettes …

- Maîtrise des coûts (adaptation au marché, éventuels ajustements des objectifs)

- Elaboration, formalisation et/ou contrôle des entités de suivi-tableaux de bord

C – Gestion des moyens généraux

- Contrôle, négociation et organisation de l’interface avec les services de maintenance

- Choix des prestataires de service, suivi et contrôle des services reçus

- Contrôle de la conformité hygiène et sécurité (avec le comité d’entretien, le CHSCT)

- Gestion des stocks

Coordination

rÉgulation de l’equipe

pour une dynamique d’équipe impliquée

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   Equipe  

                                Autres services

                                  en interne

         Hiérarchie

  Animation d’équipe

- Construction des équipes de projet en fonction des affinités et de la complémentarité des compétences

- Animation de réunions  formelles de coordination pour la cohérence du quotidien  

  (Information ascendante, descendante, horizontale)

- Participation ponctuelle à la mise en œuvre des projets

- Animation de réunions pour réguler la dynamique

- Rencontres informelles, présence dans les différents lieux pour "sentir l’ambiance"

- Entretien annuel avec chaque salarié pour l’aide au positionnement professionnel

  (supervision, évaluation des résultats atteints, délégation,…) 

- Temps de suivi ponctuel des collaborateurs : régulation de la dynamique, gestion des conflits

- Accompagnement du recrutement (Accueil des nouveaux, délégation et soutien du tutorat)

 Relais entre le service et l’entreprise

- Rencontres "interface" entre la Direction, les autres services, les collaborateurs (négociation, régulation, protection). 

du Service enfance

- Propositions d’axes prioritaires, de plans d’action(ex : optimiser les places en crèche)

- Accompagnement pour l’élaboration et la mise en ouvre de projets

- Accompagnement du changement (accepter le « non » , aider à le dépasser

- Formation et information (pour l'équipe et les parents)

- Contacts avec partenaires éventuels et Institutions spécialisées ( création d'un réseau)

 - Objectivité - Sens de l'observation

- Sens pédagogique

- Esprit d'analyse et de synthèse

- Intérêt pour les procédure

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Prospective    développement Stratégie

Equipe

Partenaires / clients

Hiérarchie

Anticipation pour l’entreprise : 

- Veille socio – économique pour Identifier les changements de l’environnement de son activité, analyse des indicateurs et anticipation des investissements humains et matériels   (lectures, colloques, placements financiers)

- Veille technique : Prévention des risques, analyse et adaptation des moyens

- Propositions d’axes de développement à la hiérarchie.

- relations publiques : communication interne et externe pour  l’image qualité du service.

- Contacts avec les partenaires éventuels et Institutions spécialisées (création d'un réseau)

Anticipation pour l’équipe

- Délégation de responsabilités et mise en place du tutorat

- gestion prévisionnelle des carrières et compétences (mobilité interne et formation)

- Facilitation et animation de groupes de réflexion trans-professionnels pour des projets à venir