Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs : assistante administrative
Fiche : Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs : assistante administrative. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar amirab • 2 Février 2022 • Fiche • 732 Mots (3 Pages) • 602 Vues
BTS Gestion de la PME - Session 2022
E4 - Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs
NOM et prénom du candidat BELHADJ Amira | Numéro de candidat |
Fiche d’analyse de situation professionnelle | ||
⬜ GRCF | ⬜ Communication orale | ⬜ Communication écrite |
Identification de la situation professionnelle | SP1 | Modalité de réalisation |
⬜ Avant la formation | ||
⬜ Pendant la formation en établissement | ||
☑ Pendant la formation en milieu professionnel | ||
Période de réalisation | Mai 2019 | Condition de réalisation |
☑ En autonomie | ||
⬜ Accompagnée | ||
⬜ En observation | ||
Activités concernées | ⬜ Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact[pic 1][pic 2] | |
⬜ Activité 1.2 Administration des ventes de la PME | ||
⬜ Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME | ||
⬜ Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME | ||
⬜ Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME | ||
⬜ Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME | ||
Intitulé de la situation professionnelle | Relance des devis non signés | |
Lieu, période et durée de réalisation | A Boulogne-Billancourt, le 27/09/2021 pendant 1 heure. | |
Cadre de la Situation professionnelle | Je travaille en tant qu’assistante administrative et aide la comptable au niveau des impayés dans l’entreprise Surf Design. Surf Design est une agence internationale spécialisée dans le secteur des activités des agences de publicité. L’Agence SURF est une agence de Communication Intégrée (40 collaborateurs) intervenant sur 5 expertises : BRANDING, DESIGN, DIGITAL, RETAIL et MARKETING SERVICES. La situation évoque un devis en attente de signature. | |
Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation | ||
De GRCF | De communication orale | De communication écrite |
Le problème de gestion soulevé concerne l’organisation de l’entreprise. En effet, un devis non signé ralentit le processus de gestion du projet concerné. - Enjeux identitaire et d’influence : montrer son aptitude à convaincre l’entreprise à signer le plus rapidement possible. - Enjeu relationnel : ménager le client afin de continuer notre collaboration | ||
Acteurs et relation entre les acteurs | Relation asymétrique non hiérarchique entre le client (Candia) et moi-même en tant qu’assistante administrative | |
Objectif | L’objectif de cette relance est d’obtenir la signature du devis envoyé afin d’avancer dans le projet du client au plus vite. | |
Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique |
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Ressources à disposition |
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Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées | - Logipub afin de récupérer le devis en attente - Excel afin de consulter le tableau des devis non signé | |
Productions réalisées | Après la création et l’envoie du devis à la date du 20 septembre 2021, je répertorie ses informations dans mon tableau excel de suivi de devis. Le 27 septembre je vérifie que les devis envoyés avant le 22 septembre me soient bien tous retournés signer. Je m’aperçois que le devis à l’attention de la société CANDIA ne m’a pas été renvoyé. Je procède donc à une relance client par courriel. | |
Ecrits professionnels produits |
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Oraux professionnels | ||
ANALYSE | ||
Analyse de la situation | Analyse de l'activité menée, démarches et techniques mises en œuvre, moyens mobilisés, stratégie de communication, difficultés rencontrées et solutions proposées Je travaille en tant qu’assistante administrative et m’occupe de créer et envoyer les devis ainsi que de relancer ceux dont je n’ai pas eu de réponses. Les clients ont normalement 5 jours pour me renvoyer le devis signé à compter de la réception de celui-ci. Je répertorie mes relances dans un tableau Excel de suivi de devis à partir du logiciel de gestion LogiPub. Dans ce tableau sont notés :
J’ai adressé un mail au client Candia afin de le relancer sur son devis en attente en lui informant que sans retour de sa part le projet le concernant ne pourra pas débuter. Le lendemain le client m’envoie un mail avec le scan du devis signé et s’excuse pour l’attente. Sur mon tableau de suivis des devis j’indique avoir reçu l’accord du client et informe le chef de projet en charge des références concernés afin qu’il puisse lancer le projet. | |
Contribution de la situation professionnelle à la professionnalisation | Qu’avez-vous appris et comment progresser ? Grâce à mes expériences professionnelles passées je suis à l’aise au niveau des relances clients. Tout de même, cette situation professionnelle m’a permis d’améliorer mes performances informatiques sur Excel. |
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