Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : ROMANI CLAUDIA

N° d’inscription :

Intitulé de la situation de gestion : De la demande de proposition commercial jusqu’au règlement de la facture.

☐ Réalisée

☐ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : HMS ELECTRICITE

Secteur d’activité : Travaux d’installation électrique dans tous locaux.

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.121 : préparation de propositions commerciales.

T.123 : Suivi des ventes et des livraisons.

T.124 : Facturation et suivi des règlements et des relances.

Dates de réalisation : 4 novembre 2015 – aujourd’hui

Durée de la réalisation :

Contexte de la réalisation :

• Cadre général : Pour réaliser cette activité, mon patron réceptionne la demande de prix du client (ESH SOMCO) reçu par fax. Il réalise ensuite la proposition commerciale qu’il envoi par mail ou parfax. Le client nous renvoi alors le devis signé, si il accepte le devis, qui fait alors office de bon de commande. Le devis signé est remis au technicien pour qu’il puisse effectuer les travaux demandés. Une fois les travaux réalisés le technicien me rend le devis. Je peut ensuite facturé ces travaux et envoyer la facture par courrier à la fin du mois. ESH SOMCO règlera la facture à 30 jours par virement bancaire et nous enverra un mail pour nous prévenir du règlement.
• Acteurs qui interviennent dans l’activité : ESH SOMCO (client), Mr SOLLER (chef d’entreprise), le technicien et moi-même.
• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

Délais : Il faut gérer au mieux le planning du technicien pour que les travaux soient faits assez rapidement afin de satisfaire au mieux le client.

Matériel : Il faut commander le matériel en espèrent l’avoir rapidement car nous ne stockons pas de gros matériel.

Financière : ESH SOMCO est une agence de location de logements sociaux, nous devons donc leurs facturer du matériel à bas prix.

• Ressources : La demande de prix de ESH SOMCO, le devis envoyé par fax, le devis signé reçu par fax, la facture et le mail attestant du virement pour le règlement de la facture.

Objectifs : L’objectif est de satisfaire le client au mieux, que sa soit des travaux, des prix ou des délais de réalisation des travaux.

Environnement informatique (réseau, matériels et logiciels) :

• Le réseau : le commun pour y ranger le devis et la facture.
• Matériels : le poste informatique.
• Logiciel : EXCEL pour la saisie du devis et de la facture.

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Pour commencer cette activité, mon patron réceptionne et analyse la demande de prix du client, il envoi ensuite le technicien sur le lieu d’intervention afin de prendre note du matériels à commander et du temps approximatif qu’il passera sur cette intervention.

Il donne toutes ces informations à mon patron qui pourra ensuite établir le devis sur EXCEL à l’aide de notre grille tarifaire.

Une fois le devis fait il l’imprime puis l’envoi par mail ou par fax au client.

Si le client accepte, il nous le renvoi signé par fax ce qui fait office de bon de commande. Si le client n’accepte pas il nous appelle et nous précise qu’elle est le motif de son refus.

Une fois que l’on as reçu le devis signé par le client, je le donne en main propre au technicien pour qu’il puisse intervenir au plus vite.

Quand les travaux son effectués, le technicien me redonne en main propre le devis où il aura inscrit au verso la date de réalisation des travaux et des commentaires sur l’intervention si il y en avait. Je tamponne alors le devis et le signe pour l’envoyer ensuite au client par fax pour attester de la réalisation des travaux.

Je facture ensuite l’intervention à l’aide du logiciel EXCEL en reprenant les montants et détails du devis, puis je l’imprime et la range dans la pochette « factures à envoyer », elle sera envoyé à la fin du mois avec toutes les autres factures du même client, pour ESH SOMCO, les factures sont envoyées en recommandé avec accusé de réception car il y a en général une cinquantaine.

Une fois la facture envoyée je la classe dans le classeur correspondant accompagnée du devis signé.

ESH SOMCO nous règlera la facture à 30 jours par virement bancaire et nous enverra un mail récapitulatif attestant du virement.

Productions réalisées en entreprise * :

Devis, facture, grille tarifaire.

*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l’établissement :

*préciser le nom du PGI

Problèmes rencontrés : Pas de problème rencontrés.

Solutions apportées :

Bilan

Bilan professionnel : Cette activité est très importante dans notre entreprise, car en général les montants des devis sont assez élevés.

Bilan personnel : Je m’métrise la partie facturation, envoi du courrier et classement, mais j’espère pouvoir bientôt effectuer ce processus du début à la fin.