GESTION BTS Hôtellerie-Restauration - Organisation administrative et informatique

Organisation administrative et informatique

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L’information, avant de pouvoir jouer un rôle utile à l’E et au manager, doit être travaillée à travers un processus comprenant 5 phases :

• La saisie de l’information : Informatisée et/ou manuscrite
• Le traitement : Trier et classer

                                    Synthétiser (reconditionner)

• Le stockage : Mettre dur différents supports en fonction de la loi (factures, fiches de paie…)
• Le retraitement : Archivage (classement des informations déjà stockées)
• L’utilisation : Utiliser l’information

1. L’information des opérations dans l’E

L’ordinateur s’impose aujourd’hui comme une réalité incontournable à l’entrepreneur. Les différentes fonctions peuvent être analysées en séparant l’unité centrale et les périphériques.

Le système d’exploitation offre des fonctionnalités diverses à travers les programmes préinstallés. Cependant, il est nécessaire de le compléter par des logiciels d’application (pro logiciels).

Dans les domaines de l’H-R, l’utilisation de l’outil informatique sépare 2 domaines :

• Le front-office :

• Pour l’hôtel : Il permet de gérer les opérations de réservation (le paramétrage, la saisie des réservations, les plannings…). Il permet aussi de gérer les opérations de réception. Il permet enfin de gérer la main courante de la facturation (petites opérations).

• Pour le restaurant : L’informatique permet de gérer les opérations de facturation. Elle regroupe le paramétrage, les prises de commande et suivie, préparation de la facturation et encaissement, clôture, édition et statistique. Il permet aussi de gérer les stocks.

• Le back-office :

• La comptabilité : Elle regroupe le paramétrage, les écritures, la consultation des comptes, l’édition des documents et les budgets.
• La paie : Elle est la gestion des fichiers personnels, de la création des bulletins de paie, la déclaration et le versement des charges sociales.
• Le traitement de texte : Il regroupe les opérations de secrétariat, de courrier et de documentation.
• Les tableurs : Ils regroupent les plannings, les budgets et l’analyse de gestion.
• La gestion du fichier client : Cela regroupe les noms, les catégories, les critères de consommation et les contacts des clients.
• La gestion des débiteurs : Elle regroupe l’état des créances (les dettes), des relances et des recouvrements.

1. Mise en place d’un projet informatique

1. Analyse de l’organisation et des besoins généraux
2. Estimation des volumes d’information
3. Définition des besoins en matériel
4. Cahier des charges et appels d’offre
5. Choix d’un prestataire
6. Contrat
7. Installation
8. suivi

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