Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs : assistante administrative

NOM et prénom du candidat

BELHADJ Amira

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

⬜ GRCF

⬜ Communication orale

⬜ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

SP1

Modalité de réalisation

⬜ Avant la formation

⬜ Pendant la formation en établissement

☑ Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Mai

2019

Condition de réalisation

☑ En autonomie

⬜ Accompagnée

⬜ En observation

Activités concernées

⬜  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact[pic 1][pic 2]

⬜  Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

⬜  Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

⬜  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

⬜  Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

⬜  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Relance des devis non signés

Lieu, période et durée de réalisation

A Boulogne-Billancourt, le 27/09/2021 pendant 1 heure.

Cadre de la Situation professionnelle

Je travaille en tant qu’assistante administrative et aide la comptable au niveau des impayés dans l’entreprise Surf Design. Surf Design est une agence internationale spécialisée dans le secteur des activités des agences de publicité. L’Agence SURF est une agence de Communication Intégrée (40 collaborateurs) intervenant sur 5 expertises : BRANDING, DESIGN, DIGITAL, RETAIL et MARKETING SERVICES. La situation évoque un devis en attente de signature.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Le problème de gestion soulevé concerne l’organisation de l’entreprise. En effet, un devis non signé ralentit le processus de gestion du projet concerné.

- Enjeux identitaire et d’influence : montrer son aptitude à convaincre l’entreprise à signer le plus rapidement possible.

- Enjeu relationnel : ménager le client afin de continuer notre collaboration

Acteurs et relation entre les acteurs

Relation asymétrique non hiérarchique entre le client (Candia) et moi-même en tant qu’assistante administrative

Objectif

L’objectif de cette relance est d’obtenir la signature du devis envoyé afin d’avancer dans le projet du client au plus vite.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

• Sans la signature du devis le chef de projet ne peut pas commencer à travailler sur les références du client
• L’accumulation de devis en attente peut entraîner un retard sur l’ensemble des projets des clients d’Intermarché

Ressources à disposition

• Logiciel de gestion commerciale (Logipub)
• Courriel
• Tableau excel de devis en attente

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

- Logipub afin de récupérer le devis en attente

- Excel afin de consulter le tableau des devis non signé

Productions réalisées

Après la création et l’envoie du devis à la date du 20 septembre 2021, je répertorie ses informations dans mon tableau excel de suivi de devis. Le 27 septembre je vérifie que les devis envoyés avant le 22 septembre me soient bien tous retournés signer. Je m’aperçois que le devis à l’attention de la société CANDIA ne m’a pas été renvoyé. Je procède donc à une relance client par courriel.

Ecrits professionnels produits

• Mail de relance de devis en attente
• Tableau excel de devis

Oraux professionnels

ANALYSE

Analyse de la situation

Analyse de l'activité menée, démarches et techniques mises en œuvre, moyens mobilisés, stratégie de communication,  difficultés rencontrées et solutions proposées

Je travaille en tant qu’assistante administrative et m’occupe de créer et envoyer les devis ainsi que de relancer ceux dont je n’ai pas eu de réponses. Les clients ont normalement 5 jours pour me renvoyer le devis signé à compter de la réception de celui-ci. Je répertorie mes relances dans un tableau Excel de suivi de devis à partir du logiciel de gestion LogiPub.

Dans ce tableau sont notés :

• le nom du client
• le numéro de devis concernée
• la date à laquelle le devis a été envoyé

J’ai adressé un mail au client Candia afin de le relancer sur son devis en attente en lui informant que sans retour de sa part le projet le concernant ne pourra pas débuter.

Le lendemain le client m’envoie un mail avec le scan du devis signé et s’excuse pour l’attente.

Sur mon tableau de suivis des devis j’indique avoir reçu l’accord du client et informe le chef de projet en charge des références concernés afin qu’il puisse lancer le projet.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

Qu’avez-vous appris et comment progresser ?

Grâce à mes expériences professionnelles passées je suis à l’aise au niveau des relances clients.

Tout de même, cette situation professionnelle m’a permis d’améliorer mes performances informatiques sur Excel.