Formalités d'embauche et de départ des salariés

Gestion de la RH – PELTIER                                                                                                     Loutsian Godefroy

BTS GPME 2022 - 2024

Formalités d’embauche des salariés

L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature ou la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires ou non.

Formalités à accomplir avant l’embauche

Le recrutement d’un salarié oblige à procéder à des formalités administrative, concernant tous les employés. Formalités obligatoires pour tous les employeurs, quel que soit le secteur d’activité. Pour des procédures plus simple, l’employeur peux aussi utiliser le TESE.

1. Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

Quelle que soit la durée et la nature du contrat de travail, l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après la déclarative nominative auprès des organismes de protection sociales (URSSAF ou MSA). À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions pénales et administratives pour dissimulations d’emplois salariés.

La DPAE permet le regroupement, sur un support unique, de plusieurs déclarations à l’URSSAF (ou MSA), 6 formalités obligatoires liées à l’embauche sont regroupés dessus : [pic 1]

•  La demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale pour la première embauche ;
•  La demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale ou régime agricole ; -
• La demande d’affiliation ai régime d’assurance chômage ;
• La demande d’adhésion à la médecine du travail pour le visite préventive;
• Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque nouveau salarié. Si le même salarié est embauché plusieurs fois, une DPAE est nécessaire à chaque fois.

Certaines catégories de personnel sont dispensées de déclarations, tels que les stagiaires, les bénévoles ou encore le volontaire du service civique.

1. Modalités de déclaration et d’envoi

La DPAE comporte les mentions suivantes :

• Dénomination sociales, ou nom de l’employeur, code APE, adresse, n° d’identification du répertoire des entreprises ainsi que le service de santé du travail ;
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, n° de sécurité sociale du salarié ;
• Date et heure d’embauche
• Nature et durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai.

La DPAE est, par principe, effectuée par voie électronique sur le portail net-entreprise.fr ou sur le site de l’URSSAF. Mais peut être effectué par un formulaire papier signé et envoyé à l’URSSAF (ou MSA) par lettre recommandée avec accusé de réception.

La DPAE doit se faire dans les 8 jours précédant la date d’embauche du salarié. Suite à cette déclaration, l’URSSAF (ou MSA) adresse à l’employeur un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.

Formalités à accomplir lors de l’embauche

1. Visite d’Information et de Prévention (VIP)

La loi Travail à reformé les obligations de l’employeur en matière de santé au travail. Pour la gestion du personnel, ce sont principalement les visites médicales qui sont concernées. Cette loi les as supprimées et remplacées par une simple Visite d’Information et de Prévention qui sera organisé dans les 3 mois après la date d’embauche pour les travailleurs classique. Elle doit s’effectuer avant la date d’embauche pour les travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et les mineurs.[pic 2]

Le VIP a pour objet :

• D’interroger le salarié sur son état de santé ;
• De l’informer aux risques éventuels auxquels l’expose son poste de travail ;
• De le sensibiliser sur les moyens de préventions à mettre en œuvre ;
• De s’assurer qu’il n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres travailleurs ;
• D’identifier si son état de santé où les risque auxquels il est exposé nécessite une orientation vers le médecin du travail ;
• De l’informé des modalités de suivis de son état de santé par le service et sur la possibilité dont il dispose d’une visite à sa demande avec le médecin du travail.

N’étant pas un examen médicale, celui-ci pourras être effectué par un interne en médecine du travail ou un infirmier, ce dernier pourras orienter le salarié vers le médecin du travail.

La visite est individuelle et donneras lieu à l’établissement de son dossier médicale en santé et travail et donne lieu à la délivrance d’une attestation de suivi.

La VIP bénéficie d’un renouvellement automatique dans un délai maximum de 5 ans à compter de la première visite. Le délai est fixé par la médecine du travail.

Des certains cas, le renouvellement se fait dans un délai de 3 ans pour les travailleurs handicapés, les travailleurs titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit.

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Formalités à accomplir après l’embauche[pic 16]

1. Déclaration Sociale Nominative (DSN) 

Définition : Fichier mensuel produit à partir de la paye destinée à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociales des salariés aux organismes et administrations concernés.

La DSN permet de remplacer une trentaine de déclarations sociales, périodiques et évènementielles, et de diverses formalités administratives permettant d’assurer le financement de la protection sociales des salariés et de leur permettre d’exercer leurs droits (maladies, chômage, retraite). Elle est adressée aux cabinet d’expert-comptable qui l’enverra à différent acteurs tels que l’URSSAF, Pôle Emploi, CPAM, centre des impôts, organismes complémentaire…

La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paye sur des signalements d’évènements.

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