Les formalités et procédures d’embauche et de départ

Suivre les formalités et procédures d’embauche et de départ

La gestion des entrées et des sorties du personnel impliquent un certain nombre de règles juridiques que l’assistant de gestion doit appliquer avec rigueur. Outre les connaissances nécessaires pour assurer la légalité des opérations et éviter les litiges entre l’entreprise et ses salariés, il est rationnel de mettre en place des procédures facilitant les opérations administratives. Dans une PME, il n’est pas rare que la gestion des embauches et des départs des salariés soit déléguée à l’assistant de gestion.

I. Les formalités d’embauche

1. La déclaration auprès des organismes sociaux

Tout employeur est tenu de déclarer aux organismes de Sécurité sociale tous les recrutements qu’il effectue. Cette déclaration nommée DUE (Déclaration Unique d’Embauche) est adressée à l’URSSAF au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche et au plus tard juste avant d’intégrer le salarié à son poste de travail. Elle peut être effectuée par voie électronique (www.due.fr). L’absence ou le retard de déclaration sont pénalement sanctionnés.

Cette déclaration unique regroupe différentes formalités : immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage, demande de rattachement à un service médical du travail, demande d’examen médical d’embauche…

2. Les formalités en interne

Le Code du travail précise certaines obligations pour l’employeur. En fonction du type de contrat de travail, l’entreprise doit obligatoirement établir un contrat dans les deux jours ouvrables qui suivent l’embauche du salarié. Il en est ainsi des contrats suivants :

– contrat à durée déterminée ;

– contrat de travail à temps partiel ;

– contrat de travail temporaire (établi par l’entreprise de travail temporaire).

Il est nécessaire de consulter les cas autorisés de recours aux contrats précaires et leur législation.

Le contrat de travail de droit commun est le CDI (contrat à durée indéterminée) à temps plein. La production d’un contrat écrit n’est pas obligatoire puisque la relation contractuelle pourra être prouvée par d’autres écrits (bulletin de paie, lettre d’embauche, accusé de réception de la déclaration d’embauche).

Il est prudent de formaliser très tôt et par écrit la relation de travail. Ainsi, les entreprises ont tout intérêt à adresser une lettre d’engagement (ou lettre d’embauche) dès l’obtention de l’accord d’un candidat à un poste de travail. À la prise de fonction du salarié dans l’entreprise, la réalisation d’un contrat de travail permet de préciser les conditions de travail et de constituer une preuve importante en cas de litige avec le salarié.

Tous ces documents peuvent faire l’objet d’une réflexion pour rationaliser leur production. L’assistant de gestion pourra ainsi constituer des modèles électroniques en veillant à leur automatisation grâce aux fonctionnalités du traitement de texte.

Une fois le salarié recruté, il faut ouvrir un dossier individuel, organiser la visite médicale d’embauche et renseigner le registre unique du personnel qui enregistre les flux (entrées et sorties).

II. L’accueil d’un nouveau salarié dans l’entreprise

1. Constitution de documents d’accueil

L’accueil d’un nouveau collaborateur constitue un moment essentiel dans le recrutement. Il doit être soigneusement préparé et planifié. Certains documents obligatoires sont à afficher ou à remettre au salarié (exemple : règlement intérieur dans les structures de plus de vingt salariés). La réalisation d’un livret d’accueil peut faciliter le déroulement de la procédure car ce document de communication constitue un recueil d’informations et d’éléments de réponse pour la nouvelle recrue. Outre l’amélioration de l’image sociale de l’entreprise, il peut constituer un gain de temps et d’efficacité pour le service administratif et l’encadrement. Sur le plan pratique, un livret d’accueil doit intégrer une page de garde agréable, un sommaire paginé avec une structure claire. Il faut veiller à la facilité de son actualisation et à son coût de production.

2. Réussir l’intégration du nouveau collaborateur

L’intégration d’un nouveau salarié se prépare en amont. Il est important d’informer le supérieur hiérarchique et les futurs collègues de son arrivée. Le poste de travail et les équipements nécessaires doivent être préparés et vérifiés avant la prise de fonction effective. Un entretien avec une visite des locaux, la remise des documents et une présentation des équipes sont indispensables pour montrer la volonté de réussir le recrutement. Il faut également instaurer un suivi du nouveau collaborateur pour mesurer ses interrogations

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