FICHE GRC

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

GALVAIN Lucie

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Suivi de la comptabilité

☑ Réalisée

 Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Wittmann Battenfeld France

Secteur d’activité : Industrie Plastique

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T23.1 : Contrôle des achats et des règlements.

T12.5 : Mise à jour et amélioration du système d’information client.

Dates de réalisation : Octobre 2017- Octobre 2018

Durée de la réalisation : 15 jours

Contexte de réalisation :

• Cadre général : L’activité de l’entreprise nous amène à réaliser un certain nombre de prestations et d’avoir une relation privilégier avec certains de nos fournisseurs.
• Acteurs qui interviennent dans l’activité : Le comptable et moi-même assistante de gestion.
• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

• Délais : Clôture mensuelle
• Procédures : Respecter les conditions de paiement fournisseurs, suivre attentivement la procédure d’exécution de la tâche.
• Matériels : Aucune contrainte.
• Financières : Aucune contrainte.

• Ressources : Factures

Objectifs :

• Maintenir une bonne gestion de la relation client
• Maintenir un relationnel avec les fournisseurs
• Vérification de l’évolution des prix par rapport à l’historique d’achats

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

 Hebdomadairement je travaille en collaboration avec le service comptable. Je suis en charge de la facturation fournisseurs et de la mise à jour des données clients.

T23.1 : Contrôle des achats et des règlements.

• L'enregistrement de la facturation fournisseurs

Chaque jour nous recevons par courrier des factures ou des avoirs de nos fournisseurs, ils sont tamponnés à la date du jour de réception. Après les avoirs triés, le comptable me donnes les documents à traiter dans la journée. Je traite des factures de tous types (achats de pièces détachées, de machines, de transport, …)

Je dois les saisir dans le logiciel Sylob, en fin de saisie je les tamponne et note le numéro de facture interne, la date d’échéance de la facture ainsi que son mode de règlement.

Une fois ces éléments renseignés, je les range dans l’échéancier de paiement (un trieur) à la date d’échéance prévue.

• Suivi de nos fournisseurs

Le service achats traite avec beaucoup d’entreprises, un tableau est extrait du logiciel Sage sous Excel et est sorti chaque année avec les statistiques fournisseurs. Le service achats et les comptables peuvent l’extraire à tout moment du logiciel Sage pour voir où en sont nos achats, telles que nos dépenses par fournisseurs, l’évolution de nos commandes par fournisseur et le solde qu’il nous reste à régler. Suite à cette extraction j’ai mis en forme un tableau plus compréhensif montrant l’état des achats par fournisseurs.

L'entreprise ne s'occupe pas des litiges, car la majorité d'entre eux est avec le groupe Wittmann Battenfeld et non des PME.

J'ai donc demandé à réaliser ce suivi à partir des statistiques d’achats fournisseurs. Ce tableau réalisé par Driss salarié, référent du service achat recense les deux principaux problèmes que l’entreprise a avec notre fournisseur principal qui est le groupe Wittmann Battenfeld : problème de retard et principalement de non-conformité des articles commandés.

J’ai créé un tableau sous Excel d’étude des achats sur les trois dernières années par types de fournisseurs. A travers ce tableau j’ai fait apparaître le montant des achats, l’évolution des achats en pourcentage par rapport à N-1 et le pourcentage des achats.

J’ai aussi créer un tableau sous Excel permettant de calculer la marge brute en valeur et en pourcentage d’après nos achats et ventes. A travers ce tableau j’ai extrait un graphique représentant la répartition des achats facturés mensuellement sur l’année 2017.

J’ai aussi mis en place un tableau sous Excel permettant de suivre l’état des règlements fournisseurs, je le rempli au fur et à mesure de la saisie des factures fournisseurs sous le logiciel Sylob.

T12.5 : Mise à jour et amélioration du système d’information client.

• Identification des dysfonctionnements

J’ai remarqué lorsque je cherche à joindre un client, dans sa fiche, plusieurs noms de personnes sont présents sans numéro de téléphone, ou alors je retrouve deux noms de comptables sans numéro de téléphone.

Actuellement chaque personne en contact avec les clients met à jour les données clients lorsqu’elle trouve nécessaire de noter une information.

• Traiter les dysfonctionnements

Afin d’optimiser la mise à jour, j’ai décidé de mettre en place une procédure sous Word avec une sélection d’informations pertinentes que nous devons tenir à jours régulièrement. Les informations les plus pertinentes sont alors :

• Le numéro de téléphone du standard

• Le numéro de téléphone du service comptable
• L’adresse postale
• L’adresse mail du service comptabilité
• Le nom de la personne en charge de notre compte

• Mise à jour de la base de données clients

Dû au manque de circulation de l’information, je peux être amenée à disposer d’un dossier où les coordonnées d’un client soient partiellement voire totalement erronées mis à part le nom de la société. Je recherche alors ses coordonnées sur internet ou bien lors des relances téléphoniques je vérifie ou prend les coordonnées qui m’intéresse afin de les mettre à jour dans le tableau Excel. Je fais de même dans le logiciel de comptabilité Sage afin que les informations concernant le client soient identiques dans toutes nos bases de données.

• La mise à jour de la notation client

La société est inscrite sur le site Infolégales qui permet de consulter la notation des clients par rapport à leur facilité ou non de paiement des factures ainsi que leur santé financière.

Le comptable reçoit quotidiennement des alertes par mail lorsque la note d’un client baisse ou augmente. Il faut alors modifier notre base de données sous Sylob en insérant la note et la nouvelle situation financière du client :

• De 0 à 5 / 20 = le client est bloqué
• De 6 à 8 / 20 = le client est sensible
• Au-delà de 8 / 20 = le client n’est pas bloqué

J’ai créé en procédure sous Word afin que toutes personnes soit capables de réaliser cette tâche. J’extrait au format PDF du site infolégales la carte de France représentant la situation financière de nos clients par régions, un graphique représentant les entreprises du portefeuille clients par score et une répartition du risque en volume de chiffre d’affaires réalisé par les entreprises du portefeuille clients.

• Le changement de RIB

La société a changé de domiciliation bancaire début octobre 2017.

Pour en informer les clients, un publipostage a été réalisé en vue de fournir les nouvelles coordonnées bancaires.

Il a fallu créer un modèle de papier à envoyer à nos clients et ensuite insérer des champs de fusion pour utiliser la fonction publipostage en ajoutant une base de données avec les coordonnées clients. Puis j’ai envoyé le document par courrier à chaque client.

Productions réalisées en entreprise *:

• EXCEL

∘ Suivi des règlements fournisseurs

∘ Etat des achats avec écart en volume et valeurs

∘ Statistiques par types d’achats

• WORD

∘ Modèle de courrier pour le changement de RIB.

∘ Procédure mise à jour de la notation clients

∘ Procédure mise à jour des données clients

*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules

Productions réalisées sur PGI CEGID* dans le centre de formation ou l'établissement :

*Préciser le nom du PGI

- Article

- Fiche fournisseur

- Commande fournisseur

- Facture fournisseur

Problèmes rencontrés :

• Renseignements non enregistrés ou erronés, ne permettant pas de joindre le client.

Solutions apportées :

• Recherche des informations sur Internet.

Bilan

Apports pour la PME :

• Base de données client à jour régulièrement.
• Meilleure gestion du risque client.
• Gain de temps.
• Regard sur les litiges fournisseurs
• Gestion des paiements fournisseurs

Bilan personnel :

J’ai appris : à rechercher des informations fiables, saisir des données.

J’ai acquis : de l’autonomie et de la patience.

J’ai mis en place : plusieurs procédures de mise à jour de notation clients, mise à jour des données clients.