F4 Chap 5 Cas Introductif

Cas Introductif p 94
Centre Hospitalier Universitaire CHU Caen

Le centre hospitalier universitaire (CHU) de Caen est une structure privilégiée d'enseignement et de recherche médicale et pharmaceutique.

Service d'aide médicale d'urgence (SAMU) est chargé d'assister 24 h/24 les personnes en détresse médicale (dans la rue, à domicile, sur le lieu de travail...), victimes d'accidents ou d'affections soudaines (malaise, maladie,…).

Je suis l’assistante du chef de service du département des urgences, le professeur Grégory Jullien

Ma mission : je suis chargée de la gestion de l’ensemble du dossier de déplacement en fonction des contraintes qui sont imposées

Annexes :

1- Extrait su site www.congres_urgences.com
2- Extrait du formulaire d’inscription au congrès annuel

Comprendre le contexte :

1. Le professeur Jullien souhaite participer au deuxième congrès des urgences à Nice, dans la salle des congrès « Nice-Acropolis », du 28 au 30 novembre 2018. Il sera accompagné de son épouse.
   
2. Le CHU prendra en charge :

• Les frais de déplacement
• Les frais d’hébergement
• Les frais de restauration

S’ils sont justifiés par des factures ou tickets de caisse

TAF :

1. Réfléchir à l’organisation de votre travail
   

1. Les étapes de mon travail sont :

• Écouter les besoins du voyageur
• Collecter les informations sur les moyens de transport et d’hébergement (ici, tout compris dans le formulaire)
• Assurer les réservations et préparer le dossier du déplacement (renvoyer le dossier d’inscription)
• Assurer le suivi du déplacement : budget réel, remboursement

Le dossier de déplacement du Directeur sera rangé dans le dossier déplacement de l’entreprise et constituera une trace écrite et officielle en cas de problème rencontré lors du séjour.
Pour m’organiser je peux utiliser un outil de suivi des tâches à réaliser comme la liste de contrôle.

1. Les contraintes à respecter sont :

La date de départ et de durée : 
L’événement à lieu à une date précise et une seule fois par an ce qui signifie que la date de départ n’est pas flexible. Mon directeur souhaite être présent durant l’ensemble de l’événement.
Je dois donc m’assurer qu’il soit arrivé à Nice avant le 28 Novembre, je dois également prendre soin de faire en sorte qu’il n’ait pas d’autres rendez-vous importants prévus à la même période afin qu’il puisse assister entièrement au colloque.

L’Activité sur place :
Le professeur JULLIEN souhaite participer à toutes les activités organisées durant le congrès. Il faut donc que je luifournisse un programme détaillé où il trouvera toutes les activités et les horaires précis de ceux-ci.
Nombre de participants : Le nombre de personnes n’est pas une contrainte. Il n’y a qu’un déplacement à organiser pour deux personnes : Monsieur JULLIEN et sa femme

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