E4 - Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom du candidat

COOTMANS Barbara

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

⬜ GRCF

⬜ Communication orale

☑ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

SP4

Modalité de réalisation

⬜ Avant la formation

☑ Pendant la formation en établissement

⬜ Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Octobre

2019

Condition de réalisation

⬜ En autonomie

☑ Accompagnée

⬜ En observation

Activités concernées

⬜  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

⬜  Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

⬜  Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

☑  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

⬜  Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

⬜  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Rechercher et choisir un fournisseur

Lieu, période et durée de réalisation  

A l’établissement de formation avec le formateur pendant plusieurs cours de Gestion Relation Client et Fournisseur sur le cas Rimo’graphie.

Cadre de la Situation professionnelle

L’entreprise Rimo’graphie est une PME Bordelaise qui propose une large gamme de produits et prestations pour particuliers et professionnels (cartes, flyers, affiches...) Pour un nouveau client et une nouvelle demande, l’entreprise doit trouver un nouveau fournisseur qui répondra aux attentes du client et aux exigences de l’entreprise en matière de qualité et de livraison.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Rechercher et choisir un nouveau fournisseur.

Acteurs et relation entre les acteurs

Nouveau client, responsable de l’entreprise, assistante de gestion.

Objectif

Choisir le bon fournisseur qui correspondra aux exigences de l’entreprise.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique^[a]

Ressources à disposition

Internet, Ordinateur, Imprimantes. Prise de note de la rencontre entre le dirigeant et le nouveau client, extrait de la base de données fournisseurs, grille d’attribution des offres vierge

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Excel, Word, Messagerie Outlook.

Productions réalisées

Tableau définition du besoin, analyse des critères de performance, mail de demande d’offre, comparaison des offres, grille d’attribution des offres, note d’information.

Ecrits professionnels produits

Tableau définition du besoin, analyse des critères de performance, mail de demande d’offre, comparaison des offres, grille d’attribution des offres, note d’information.

Oraux professionnels

ANALYSE

Analyse de la situation

Lors d’un salon, le dirigeant de l’entreprise a rencontré un nouveau client qui souhaite changer les emballages de l’intégralité de sa gamme de produits.

Lors d’un entretien avec ce client, le dirigeant a noté les besoins spécifiques de celui-ci qu’il a ensuite reporté dans un tableau à la méthode du QQOQCCP (Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi?).

Je dois ensuite vérifier parmi nos fournisseurs actuels si certains pourraient correspondre à notre besoin, comme aucun ne correspond, je rechercher sur Internet les entreprises qui pourraient correspondre puis je présélectionne les fournisseurs en fonction des critères de performance de l’entreprise.

Les critères de base qui permettront de départager les fournisseurs seront les prix, les délais ^[b]et la qualité (certification).

Il faut faire attention aux risques financiers et techniques.  J’envoie ensuite un mail aux fournisseurs retenus en leur donnant le tableau « Définition du besoin » et leur demande de nous faire une offre rapidement.

Une fois les offres reçues, je les retranscrits dans un tableau de comparaison des offres puis dans une grille d’attribution des notes avec coefficient pondérateur afin de faire mon choix sur le fournisseur.

Je fais ensuite une note au responsable pour qu’il valide mon choix puis passe la commande au fournisseur sélectionné

.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

Il est important de bien choisir le fournisseur surtout pour des contrats importants car si le fournisseur est mal choisi et que les produits ou le service ne correspond pas aux attentes de l’entreprise cela peut se répercuter sur le client final et l’entreprise tant sur son chiffre d’affaires que sur l’image de l’entreprise^[c].