E4 - Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom du candidat

TOPENOT Thomas

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

☑ GRCF

⬜ Communication orale

⬜ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

SP5

Modalité de réalisation

☑ Avant la formation

⬜ Pendant la formation en établissement

⬜ Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Février

2020

Condition de réalisation

☑ En autonomie

⬜ Accompagnée

⬜ En observation

Activités concernées

⬜  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

☑  Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

⬜  Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

⬜  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

⬜  Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

☑  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Facturation et suivi d’un règlement, et rapprochement bancaire

Lieu, période et durée de réalisation  

Association Noisy-Liens à Noisy-le-grand 93160. Durée : 1h30 – Période : Une fois par année

Cadre de la Situation professionnelle

L’activité de l’association, qui est de vendre des vêtements d’occasions entraîne une masse de vêtements à recycler. De ce fait, Noisy-Liens fait appel à une entreprise externe qui collecte le recyclage pour son activité. Le poids de ce recyclage est comptabilisé et facturé une fois par année à cette entreprise.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Chaque année l’association adresse une facture à l’entreprise de recyclage afin de nous réaliser le paiement pour le recyclage fourni.

Acteurs et relation entre les acteurs

Moi-même, en autonomie à mon poste d’Assistant de gestion. L’entreprise colleteuse, nommé Veteco. Contact avec le gérant, M.******* 

Objectif

Percevoir une rémunération pour le recyclage fourni à Veteco. Également optimiser la trésorerie de l’association.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Processus : il s’agit dans un premier temps d’un processus de vente. Création de la facture, grâce à des documents justifiant la collecte du recyclage. Puis transmission de la facture par mail. Suite au non-règlement de la facture je rédige un mail de relance pour demander le paiement rapidement. Dans un second temps, vient le processus comptable est entrepris avec le rapprochement bancaire entre la facture et son flux bancaire. Environnement numérique : je dispose d’un Poste informatique équipé de Excel, Word, et d’une boîte mail.

Ressources à disposition

Documents justificatif appelé « Bon d’enlèvement » (justificatif de ramassage de l’entreprise colleteuse) pour comptabiliser le poids à facturer. Modèle de facture Excel.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Excel pour générer la facture Boîte mail pour contacter l’entreprise PGI « Clémentine » pour le rapprochement bancaire

Productions réalisées

Facture sous Excel Mail à Veteco pour transmettre la facture Mail de relance pour le paiement

Ecrits professionnels produits

Création de la facture Rédaction du mail de demande de paiement et de relance

Oraux professionnels

ANALYSE

Analyse de la situation

Pour réaliser cette tâche, je commence tout d’abord par rassembler tous les documents justifiant la collecte du recyclage, ces documents me permet de calculer le poids total du recyclage fournis à l’entreprise Veteco. Par la suite j’édite la facture via Excel en suivant un modèle préalablement crée. Dans cette facture je détail le poids collecté pour chaque mois de l’année passée, pour que l’entreprise Veteco puis vérifier ces chiffres. Une fois la facture réalisée je rédigé le mail au responsable en plaçant en pièce jointe la facture. Après un délai de ******jours, je vérifie via le PGI « Clémentine » si le paiement à bien été reçu. A ce moment, aucun virement n’a été reçu, j’envoie donc très vite un mail à M.****** pour lui demander une nouvelle fois de régler la facture tout en adoptant une stratégie de coopération pour ne pas le brusquer et qu’il fasse le règlement au plus vite. Suite à cette relance, le paiement est effectué rapidement. Je peux donc entamer la dernière étape, le rapprochement bancaires. J’associe donc la facture à son mouvement bancaire que je peux voir grâce au PGI « Clémentine ». Les problèmes rencontrés sont bien-sûr le non-paiement de la facture et donc le mail de relance. Mais également le rassemblement et le calculs des « Bon d’enlèvement » car ils sont en grand nombre (jusqu’à 5 par mois) et il est long de comptabilisé le poids totale à facturer. Une solution serait de facturer Veteco à chaque trimestre pour d’une part prendre moins de temps à calculer, mais également avoir une rentrée d’argent plus régulière.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

Grâce à cette situation, j’ai pu faire le lien avec ma formation sur la facturation et la création de facture dans mon entreprise. Cette tâche m’a beaucoup appris sur la communication avec le client notamment dans le mail de relance, pour trouver le bon compromis avec fermeté et compréhension. Des progrès sont importants dans cette partie communication.