Constituer un dossier
Fiche : Constituer un dossier. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar bobbyazerty • 10 Mars 2019 • Fiche • 601 Mots (3 Pages) • 678 Vues
Constituer un dossier
Constituer un dossier est une compétence de base du métier d’assistant(e) de manager. Ce savoir-faire lui permet d’organiser et de conserver des informations de gestion courantes ou plus exceptionnelles afin d’y accéder facilement ultérieurement.
I. Les différents types de dossiers
On distingue plusieurs types de dossiers suivant la nature des informations qu’ils contiennent.
Les informations concernent | Exemples |
Un ou des partenaires | Dossier fournisseurs, dossier clients, dossier inspection du travail, dossier CHST |
Un événement | Dossier de presse : anniversaires, portes ouvertes |
La préparation d’une action en cours | Dossier de travail concernant un projet en cours : organisation d’un colloque, participation à un salon, une foire |
L’actualisation de données | Dossier de veille informationnelle sur des équipements, mises à jour de données sociales, fiscales, juridiques |
Un dossier peut concerner :
– une opération de gestion courante ;
Exemples : suivi du dossier « assurances », suivi médical du personnel « médecine du travail ».
– une opération de gestion à caractère exceptionnel.
Exemples : appel d’offres ponctuel, litige exceptionnel avec un fournisseur, suivi d’un chantier.
Sa constitution peut impliquer plusieurs services de l’entreprise qui contribuent à l’alimenter ou qui ont besoin de pouvoir le consulter.
Exemple : un dossier d’appel d’offres pour optimiser les approvisionnements va concerner le service des achats, le service comptable et le service commercial.
II. La fonction d’un dossier
Tous les dossiers, papier ou numérisés, ont pour fonction de mémoriser l’information. Certains d’entre eux répondent à d’autres objectifs.
A. Communiquer des informations au manager
– Un dossier peut avoir pour fonction d’aider le manager dans une tâche (animation d’une réunion du CHSCT, participation à un colloque).
– Il peut également être un outil de préparation à la prise de décision (dossier sur des équipements, veille sur le droit du travail).
B. Communiquer des informations à des tiers
Un dossier de presse fourni aux journalistes, une newsletter à destination des clients illustrent le type de dossier que l’assistant(e) peut être amené(e) à constituer quand l’entreprise ne dispose pas d’un service de communication.
III. Les étapes de la constitution d’un dossier
Analyser | Identifier : – la nature du dossier ; – sa fonction ; – les utilisateurs et le type d’intervention (apports de pièces, simple consultation) ; – l’éventuel délai de remise. Évaluer : – le volume ; – les coûts liés à la constitution du dossier (pièces fournies par des experts : géomètres, architectes, avocats…) et à sa conservation (dossier, meuble de rangement sécurisé). |
Préparer le dossier | – Choisir un support (physique ou numérisé). – Retenir un mode de classement : posé (debout ou à plat) ou suspendu. – Retenir un ordre de classement (alphabétique, numérique, thématique). – Fixer un mode d’accès en fonction de la fréquence de consultation. – Choisir un meuble adapté pour le rangement des dossiers papier (étagères dans une armoire, tiroirs plats). |
Réaliser | – Collecter les informations contenues dans le dossier. – Traiter les informations (présentation et organisation). |
Contrôler | Assurer la bonne tenue, sur le fond et sur la forme, le rangement des pièces pour en faciliter l’accès. Sécuriser l’accès en fonction de la confidentialité des informations. |
Assurer le suivi | Assurer l’actualisation des données, trier les documents à conserver, détruire les pièces inutiles ou périmées, classer au fur et à mesure de la réception des pièces. |
IV. Exemple : l’organisation d’un dossier fournisseurs
L’assistant(e) a retenu un dossier à sangle pour chaque fournisseur car certains dossiers peuvent être volumineux.
Un dossier contient trois sous-dossiers (chemises cartonnées de différentes couleurs) :
– les contrats et conditions d’achat, les réponses aux appels d’offres ;
– les factures de l’année en cours ;
– les factures des années précédentes.
Les pièces sont classées chronologiquement dans chaque sous-dossier, la plus récente sur le dessus. À la fin de l’année, l’assistant(e) purge les dossiers fournisseurs en mettant aux archives les factures ayant plus de deux ans.
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