Note d'information sur le système de veille informationnelle et de gestion électronique des données collectées

GLOBAL TRIP AGENCY

Agence de voyages

Adeline MICHEL

Maisons-Alfort, le 9 février 2018

A tous les membres du personnel

NOTE D’INFORMATION

Objet : Veille informationnelle et Gestion Electronique des Données collectées

Il a été décidé la mise en place d’un système de veille informationnelle et de gestion électronique des données ainsi collectées afin d’anticiper un changement, de surveiller notre (e-)réputation, etc. Ces systèmes présentent les intérêts suivants :

1. La veille informationnelle

La veille informationnelle consiste à collecter et analyser des informations en vue d’anticiper d’éventuels changements (réglementaires, technologiques, etc.), de nous adapter aux nouvelles tendances et/ou de prendre des décisions permettant de nous positionner avant nos concurrents.

La procédure de collecte et d’analyse (concurrence, marché, consommateurs, etc.) mise en place nous permettra de nous tenir informés en permanence car nous savons que dans notre secteur d’activité la concurrence est très forte que ce soit entre nous acteurs, ou entre les destinations.

1. La gestion électronique des données (GED) collectées

Le système de GED permet de gérer un document tout au long de sa vie (création, gestion, stockage et diffusion voir destruction). La GED entrainera une diminution des coûts puisque le stockage papier sera fortement réduit.

La GED permet de structurer lors de l’archivage les informations dans une base de données afin d’en faciliter la consultation et le partage. Ainsi vous, utilisateurs, vous ne perdrez plus de temps à retrouver des documents et à les diffuser.

Pour la mettre en oeuvre il y a des étapes à respecter, à savoir : identifier les besoins et les sources, collecter les données, les analyser, traiter et synthétiser et enfin les diffuser.

Ce meilleur accès à l’information permettra également d’améliorer la compétitivité de l’entreprise puisque toutes les informations collectées lors de la vielle informationnelle y figureront ce qui nous aidera à prendre des décisions et à nous placer efficacement face à nos concurrents.

Nous serons informés en temps réels de l’évolution de notre environnement à tous les niveaux (réglementation, concurrence, marché, clientèle, etc.) et pourrons ainsi anticiper tout changement et y faire face sans surprise.

Adeline MICHEL

Responsable Agence

Signature

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