Cours: le publipostage

COURS PUBLIPOSTAGE

Le publipostage va permettre d’envoyer un courrier commun à plusieurs destinataires en une seule fois. La liste des destinataires pourra être saisie sous Excel. Des critères de sélection des destinataires pourront être saisis par le biais de requêtes.

I. Etape 1 : saisie de la lettre type en respectant les mentions obligatoires et les normes AFNOR

Un clic sur fichier puis enregistrer-sous « nom du document_société_ thème :

Ex : lettre_type_société_C_relance_client

II. Etape 2 : saisie de la liste des destinataires

 Onglet publipostage, Groupe démarrer la fusion et publipostage, deux possibilités : clic sur la liste des destinataires puis un clic sur entrer une nouvelle liste (le logiciel ACCESS sera utilisé par défaut lors du publipostage)

 créer une liste

 utiliser une liste existante :

 une boîte de dialogue apparaît présentant un champ par défaut : personnaliser dans un premier temps les colonnes à personnaliser : un clic sur le bouton personnaliser les colonnes, une boite de dialogue s’ouvre, mettre à jour la liste des champs à utiliser à l’aide des boutons ajouter et supprimer, puis descendre et monter, enfin un clic sur ok.

 Saisir la première ligne de données : puis un clic sur le bouton nouveau entré Faire un clic sur ok après la dernière ligne

 Enregistrer la liste des destinataires : liste_ destinataires_ société_C_relance_clients

 Se placer sur la première marque de paragraphe pour insérer le premier code de champ : onglet publipostage, groupe champ d’écriture et d’insertion, un clic sur le bouton insérer un champ de de fusion et insérer tous les champs

 Visualisation des codes de champ (mergefield) à l’affichage et à l’impression : onglet fichier, option, option avancée, dans la partie de droite se déplacer dans la rubrique afficher le contenu du document et cocher « afficher les codes de champ plutôt que les valeurs », se déplacer dans la rubrique impression et faire de même et OK.

 Enregistrer les modifications et imprimer

III. Etape 3 : insertion des codes de champs

 Décocher les codes de champs

IV. Etape 4 : fusion de la lettre type avec la liste des destinataires

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