Rapport

Rapport d’etude

Emetteur : Antoine Laura assistante de manager

Destinataire : m Daumain manager

Objet : les dysfonctionnements des réunions au sein du comité de direction          

                                                                                                                        Le 22/01/2015

Note d’information

               Les éléments d’étude relatifs aux réunions mettent en évidence un certain nombre de dysfonctionnements.

Pour réduire les insatisfactions, je dresserai tout d’abord un état des lieux de la situation, puis vous trouverez une réflexion sur les causes des dysfonctionnements. Le dernier point portera sur une proposition de pistes de solutions.

1. Etats des lieux

1. Identification du problème

Le pilotage du centre énergie services hautes viennes nécessite la tenue de nombreuses réunions, pour cela de nombreuses réunions son organisées afin d’accompagner l’activité du comité de direction. Le diagnostic montre que 468 réunions ont été organisées en N, dont 39 réunions en moyenne par mois. Donc le temps consacré aux réunions est de 1200 heures en N.

Nous avons pu constater que l’utilité de certaines réunions est remise en cause par certains cadres. Les aspects logistique génère des insatisfactions qui ce manifestent par ces moments de concertations, engendrant des retards, des absences (12%) et des tensions entre les collaborateurs.

1. Les enjeux du problème pour améliorer les réunions

Toutes ces réunions sont nécessaires mais poses aussi des problèmes, ils génèrent des insatisfactions qui sont exprimé par les assistants de la logistique et par l’encadrement.

Si on ne regarde pas les pertes de temps qui sont générer, les coûts engendrés par ces réunions sont très importants car il ya la location de salles à l’extérieur qui mène à la somme de 15 500 € par an et aussi par le temps passé par les collaborateurs.

Donc par c’est analyse il est primordiale de faire disparaître la mauvaise image que représentes ces moments pour les collaborateurs. Pour cela il faut mettre en œuvre un moyen pour la résolution du problème qui serait la tenue ainsi que la conduite des réunions mais qui doit porter également  sur l’organisation, la souplesse pour une meilleure concertation et le suivi des réunions. Vu le temps et les coûts occasionnées par les réunions, il faudrait se fixer un objectif qui serait de réduire leur nombre.

1. Repérage et analyse des causes du dysfonctionnement

Les aspects matériels montrent qu’ils existent deux problèmes qui sont :

• Tout d’abord le fait d’organiser les réunions à l’extérieur du site parce que l’entreprise ne dispose pas d’assez de place ce qui mène a de nombreuses insatisfactions qui sont : les problèmes d’absentéismes, le coût de location des salles et les pertes de temps
• Et le planning pose aussi problème car il est placé au service RH  et oblige le déplacement à la fois pour les consultations mais aussi pour les réservations. Et le manque d’information est aussi un problème car nous ne savons pas qui a réserver ou le motif

Puis nous avons les procédures qui sont :

• Logistique : prévisions des aspects matériels, la communication de l’ordre du jour aux participants
• Animations des réunions : mauvaises gestion du temps et des tensions qu’on devrait éviter et digression

1. Proposition pour l’amélioration du problème

1. Tout d’abord améliorer le déroulement des réunions

• Améliorer la préparation des réunions
• Créer une charte des réunions qui précise procédure d’information, de conduite, de relance pour plus de rigueur pour le déroulement. La charte peut être réalisée par les 4 assistants sous la responsabilité de la direction générale.
• L’ordre du jour doit être circonscrit et communiqué aux participants
• Privilégié les créneaux de début d’heure pour éviter la fatigue et pour ne pas être encombrer par d’autres dossiers.

1. Réduire le nombre de réunions

• Avant la programmation des réunions, s’interroger sur l’importance qu’elle pourrait donner aux autres collaborateurs, afin de mieux cerner si on devrait plutôt  supprimer la réunion ou si c’est mieux de prévoir une concertation
• La mise en place d’un logiciel de travail collaboratif qui permettrait une prolongation des stratégies, donc il ya aura plus d’échanges entre les collègues, et un travail d’équipe donc moins de réunions

1. Supprimer les réunions qui ce font à l’extérieur

• La location des salles extérieure génère un cout trop élevé et entraine des retards
• Et essayer de mettre en place une nouvelle salle de réunion dans l’entreprise mais la contrainte ici c’est le budget de la salle, il faut prévoir au coût des travaux et d’aménagement

1. Améliorer la procédure de réservation des salles

• Supprimer le planning mural des réservations des salles
• Amélioration de la procédure de réservation des salles
• Les assistants doivent mieux regarder les disponibilités, les réservations ainsi que les détails  pour la salle.

Conclusion : il existe donc des solutions simples et moins coûteuse pour l’amélioration des réunions.

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