FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistante de manager – Session 2017-

EPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ETRANGERE

Fiche n° : 1

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Français

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

    X

Observée

Intitulé de la situation : Organisation de buffets pour les 4 laboratoires de mon service suite à réunion annuelle

Type de situation : Recueillir les consignes de travail du manager

L’ORGANISATION CONCERNEE

Nom :

Adresse :

Activité :

Recherche scientifique et technologique

Département ou service :

DRCP / SMCS / DIR (bat 400)

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Le CEA est un organisme public de recherche dans les domaines de l'énergie nucléaire, des énergies alternatives, des technologies de l'information et des technologies de la santé. Il a été créé en 1945. Il est implanté sur 11 sites en France avec son siège social sur Paris.

Le CEA Marcoule a été créé en 1955. Il est rattaché à la Direction de l’Energie Nucléaire (DEN) ainsi que  les sites de Saclay et de Cadarache. Il fait partie de la section « civile » du CEA et son activité est focalisée sur l’aval du cycle du combustible et le démantèlement des installations nucléaires.

Le CEA Marcoule est implanté sur les communes de Chusclan et Codolet proche de Bagnols sur Cèze à trente kilomètres d’Avignon. Son budget annuel était en 2014 de 500 millions d’euros.

Suivant son organigramme, le CEA est divisé en 7 départements. Je travaille depuis le 11 septembre 2015 au Département radiochimie et procédés(DRCP), qui est lui-même divisé en 5 services. Je suis au Service de Modélisation et de Chimie des procédés de Séparation(SMCS) qui utilise des procédés de simulation en laboratoire. Ce service a pour principale fonction, la recherche sur le traitement des déchets nucléaires.

Le type de management du CEA est directif : le directeur supervise, évalue et sanctionne.

Le mode pratique de fonctionnement du CEA est très hiérarchisé et procédurier.

Contexte organisationnel :

Je suis employée dans le cadre de mon B.T.S. Assistante Manager, à la direction du SMCS. Le Service de Modélisation et de Chimie des procédés de Séparation est supervisé par M. Jean-Philippe Dancausse, responsable du service. Son style de management est participatif, ainsi que celui de sa secrétaire Mme Florence, ma tutrice.

La direction de mon service est localisée dans un bâtiment. Alors que je suis installée dans un autre  bâtiment. De ce fait, je ne suis pas en relation au quotidien avec ma tutrice et mon service.

Le SMCS a quatre laboratoires sous sa direction. Chaque laboratoire a une activité précise et complémentaire aux autres laboratoires ; tous travaillant sur l’aval du cycle du combustible, la gestion des déchets nucléaires et le démantèlement des installations nucléaires.

En fin d’année, chaque laboratoire du service organise une réunion nommée B.E.P.I. (Budget, Equipe, Programme, Investissement) pour discuter du programme et des activités effectuées et donner un droit de parole et de confrontation à chaque membre avec le responsable du laboratoire, le responsable du service et son assistante.

La secrétaire du laboratoire organise à cette occasion un buffet de clôture ou d’ouverture suivant que la réunion a lieu le matin ou l’après-midi.

Florence, ma tutrice, a demandé cette année, l’accord de toutes les secrétaires du service pour que je prenne en charge l’organisation des 4 buffets (4 laboratoires). C’est dans ce contexte que s’est déroulée ma situation de communication, dans le bureau de ma tutrice, le 30 octobre 2015, après 1mois et demi d’entrée dans l’entreprise.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

• Acteurs :

Florence âgée d’une cinquantaine d’années est employée du Cea depuis 36 ans, secrétaire du SMCS/DIR et correspondante formation depuis 15 ans. Son ancienneté lui apporte un ensemble de connaissances sur le CEA et le service. Elle est souriante, joviale et chaleureuse tout en étant très affirmée. Elle sait mettre les gens à l’aise. Elle aime faire la promotion du CEA et s’épanouit dans sa fonction.

• Moi-même : âgée de 49 ans, assistante de manager au sein du CEA depuis le 11 septembre 2015. De caractère posé et professionnel, j’apprécie de mener à bien les tâches qui me sont confiées. J’aime l’action et m’épanouie dans la réalisation de tâches valorisantes et à responsabilités.

• Relation entre les acteurs :

Dès mon embauche, le tutoiement a été mis en place. La relation est basée sur le respect. Nos lieux distincts de travail imposent une certaine distance géographique. Notre relation n’est pas hiérarchique mais complémentaire ; Florence ayant à cœur de me proposer des actions valorisantes pour mon BTS.

• Canal :

Communication orale, en face à face

• Lieu :

Le bureau de Florence, laissé ouvert, libre d’accès aux personnes du service

• Temps :

40 mn

• Les enjeux