Communication avec les acteurs externes et internes cas

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

Nicolas CUESTA

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion : Établissement de devis pour une formation d’Agent d’Escale

□ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n° :

1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : CAMAS FORMATION

Secteur d’activité : Formation de particuliers et de professionnels

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.1.2.1 Préparation de propositions commerciales

Dates de réalisation : 30/01/2016

Durée de la réalisation : 1 heure

Contexte de réalisation 

• Cadre général :

J’occupe le poste d’assistant de gestion dans l’entreprise CAMAS Formation. C’est une entreprise de formation spécialisé dans les métiers de l’aéroportuaire. Cette société dispose de 17 centres en France et à l’étranger.

Je suis chargé des missions liées à l’administration globale de l’entreprise ; de la prospection commerciale auprès des entrepreneurs afin de trouver de nouveaux clients ainsi que du suivi des particuliers.

Dans ce cadre, Pascale Peyron, coordinatrice du centre, m’attribue le suivi complet d’un client et donc, par la suite, la réalisation du devis du particulier pour une formation d’Agent d’Escale. Pour se faire, je dispose du test d’entrée en formation du candidat accompagné de ses informations personnelles. Je dois réaliser le devis dans un délai extrêmement court, d’une heure environ, afin de ne pas faire attendre le client.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :

J’effectue cette tâche en autonomie, évidemment en étroite relation avec le client.

Objectifs : Établissement d’un devis client répondant à ses attentes

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

• EXCEL
• WORD

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• Étude du profil du candidat et du compte rendu de l’entretien grâce au test d’entrée en formation et des annotations marquées par Juliette, assistante administrative ; ou moi-même
• Mise en relation des vœux du candidat et de ses capacités à intégrer une formation selon les résultats du test et des annotations de Juliette ou moi-même (Bon ou mauvais niveau d’anglais, choix du logiciel AMADEUS ou pas etc…)
• Choix d’une formation répondant aux attentes du candidat et à ses limites en terme de savoirs et de compétences
• Edition du devis sur EXCEL en référençant le nom, prénom, coût globale de la formation choisie et dates de la formation.
• Calcul du coût horaire de la formation puis édition du devis en ajoutant cette information.
• Impression du devis.
• Tampon et signature du devis par CAMAS Formation
• Signature du devis par le client également.
• Copie du devis signé puis le classer dans le but de pré-constituer le dossier du futur apprenant
• Remettre le devis original au client pour démarcher les différents organismes de financements.
• Enregistré le devis réalisé sur EXCEL dans un dossier personnel spécifique sur l’ordinateur aux devis pour une formation d’Agent d’Escale
• Au bout d’un mois, référencer l’intégralité des propositions commerciales sous forme d’un tableau mettant en évidences ceux aboutis et ceux non concluant.

Productions réalisées en entreprise *:

• Devis client
• Tableau croisé dynamique
• Graphique
• Fiche de formation souhaitée

*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :

*Préciser le nom du PGI

Problèmes rencontrés :

• Pôle emploi refuse d’aider le client à cause du taux horaire trop élevé pour permettre l’accord de financement.

Solutions apportées :

• C’est une erreur de calcul du coût horaire de ma part. Lorsque Pôle Emploi me contact pour me faire part de cette erreur, je rectifie immédiatement le devis.

Bilan

Apports pour la PME :

• Grâce à mon travail, j’ai pu constater que l’entreprise a inévitablement besoin de formalisme en ce qui concerne les caractéristiques des formations pour que celles-ci soient facilement acceptées par les organismes de formation

Bilan personnel :

• Cette tâche m’a permis d’améliorer ma réactivité et mon efficacité face à un problème. De plus, l’élaboration du devis m’a également permis de bien réussir à cerner les profils de candidats souhaités pour les différents types de formations