Gestion du personnel de l'unité de bureau

RAPPORT

REGROUPEMENT E : GESTION DU PERSONNEL DE L’UNITÉ DE BUREAU

00VG : Contribuer au recrutement du personnel de l’unité de bureau

00VK : Évaluer le rendement du personnel de l’unité de bureau

Par

Souad Chadli

26 mai 2020

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION        2

PARTICIPER À L’EMBAUCHE EN APPLIQUANT LES ÉTAPES DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE L’UNITÉ DE BUREAU.        3

1.        Inventaire des besoins pour ce poste de secrétaire de direction        3

2.        Compléter l’offre d’emploi pour la secrétaire de direction        3

3.        Sélection des 5 meilleurs candidats et préparation des entrevues.        3

4.        Choix du meilleur candidat        4

5.        Accueil et intégration du nouvel employé(e)        4

ÉVALUER LE RENDEMENT DU PERSONNEL DE L’UNITÉ DE BUREAU        6

1.        Objectifs de qualité et de comportement des employé(e)s de bureau        6

2.        Critères d’évaluation des objectifs        6

3.        Évaluation de rendement        7

4.        Procédure de suivi de l’évaluation        8

ANNEXE I – Offre d’emploi        9

ANNEXE II – Grille d’évaluation        12

ANNEXE III - Grille d’entrevue de sélection        14

ANNEXE IV - Grille d’évaluation des candidatures        17

ANNEXE V – Grille d’évaluation du rendement        19

BIBLIOGRAPHIE        22

INTRODUCTION

Je suis technicienne de bureau au service des ressources humaines du Collège des Amériques. À ce titre, je dois en premier lieu trouver une remplaçante à la secrétaire de direction à la direction générale qui part à la retraite dans quelques semaines. Il me faut faire un inventaire des besoins de ce poste afin de compléter l’offre d’emploi. Puis, trier les curriculums vitae reçus et organiser les entrevues des candidats. Contribuer au choix final, et accueillir le nouveau ou la nouvelle employé(e).

En second lieu, je vais planifier l’évaluation de rendement des quatre employé(e)s sous ma responsabilité. Il me faudra informer les employé(e)s des exigences liées à leur fonction, élaborer les critères d’évaluation, procéder à l’évaluation et enfin en assurer le suivi.

PARTICIPER À L’EMBAUCHE EN APPLIQUANT LES ÉTAPES DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE L’UNITÉ DE BUREAU.

1. Inventaire des besoins pour ce poste de secrétaire de direction

En vue de compléter l’offre d’emploi à publiciser, j’inventorie les renseignements en ma possession. Qui indiquent que la secrétaire de direction, sous la direction de son supérieur immédiat, doit être en mesure de donner suite à des décisions et en assurer le suivi. Informer des politiques, des procédures et des normes en vigueur au collège. Résoudre des problèmes particuliers ou le cas échéant référer à la personne responsable. Organiser les réunions, activités spéciales, colloques et voyages.

Toutes ces renseignements précisent les responsabilités de la fonction. Ce qui implique un profil du candidat ayant le sens des responsabilités, de la confidentialité, et une bonne communication.

J’ai reçu les informations complémentaires concernant les conditions de travail, ainsi que les exigences scolaires du poste. Cette offre d’emploi doit être affichée pendant 10 jours ouvrables.

1. Compléter l’offre d’emploi pour la secrétaire de direction

Avec toutes ces informations, je peux rédiger une offre d’emploi à soumettre à mon directeur.

L’offre d’emploi doit contenir un numéro d’affichage, la date de début et fin d’affichage, le titre du poste, le nom du service, lieu, le titre du supérieur immédiat, le sommaire de la fonction, profil de la personne recherchée, les conditions d’emploi, mise en candidature. Je soumets cette offre d’emploi (Annexe I) à l’approbation de mon directeur avant de l’afficher.

Les choix des médias de distribution de l’offre d’emploi, seront le site Internet du collège, le site Internet AMEQ qui regroupe toutes les offres d’emploi dans le monde de l’enseignement, le site secrétaire inc., site des professionnels de bureau, et enfin INDEED site le plus consulté au Québec. Tous ces sites permettront une meilleure visibilité de l’offre d’emploi.

1.  Sélection des 5 meilleurs candidats et préparation des entrevues.

J’ai reçu 58 curriculum vitae en réponse à l’offre d’emploi.

Il s’agit maintenant de procéder à l’étude de ces CV en correspondance avec l’offre d’emploi.

J’élabore une grille d’analyse comprenant les critères de l’offre d’emploi, avec une pondération de 1 à 5 (1= insatisfaisant, 5 =très satisfaisant), ainsi que les points à vérifier à l’entrevue. (Annexe II^[1]).

Une fois les 5 candidat(e)s identifiés, je vérifie les agendas des membres du comité de recrutement, et je contacte les candidats pour une entrevue de 30 min chacun.

Ensuite, j’adapte la grille d’entrevue au profil recherché dans le cas de cette offre d’emploi. (Annexe III^[2])

Grâce à la grille d’entrevue, on a un processus d’entrevue fiable, valide et normalisé qui permet d’être plus cohérent et d’éviter les erreurs de recrutement. On pose les mêmes questions^[3] à tous lle postulants et ainsi on a une référence de comparaison entre les candidats.

Les entrevues seront précédées des examens spécifiques à l’offre d’emploi en se basant sur les critères du profil, qui sont un français impeccable, une bonne maîtrise de l’organisation et des outils de bureautique.

De ce fait, on retiendra un test de rédaction de lettre qui permettra d’évaluer l’orthographe, la grammaire et l’habilité à rédiger du postulant et l’utilisation du logiciel de traitement de texte. Puis un questionnaire à choix multiples de mises en situation qui décèlera les capacités des candidats d’organisation relationnelle et la résolution de problème^[4].

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