Fiche analyse GRCF E4 – Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom du candidat  

N° de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

⌧ GRCF

◻ Communication orale

◻Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

FGRCF1

Modalité de réalisation

◻ Avant la formation

◻ Pendant la formation en établissement

⌧Pendant la formation en PME/Organisation

Période de réalisation :

Janvier 2023

Conditions de réalisation

⌧En Autonomie

◻ Accompagné

◻ En Observation

Activités concernées

◻Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact

⌧ Activité 1.2. Administration des ventes de la PME

◻ Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

◻ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

◻ Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

◻ Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Ouverture d’un chantier client

Lieu, période et durée de réalisation  

Locaux de la société   à  , pendant tout le long de mon stage, durée 5 minutes.

Cadre de la situation professionnelle

L’entreprise     a été créée en 2000 par      . Elle est située à     dans la région Nouvelle-Aquitaine (64). La société a pour activité les travaux de charpentes et de construction en ossature bois (maison, extension, surélévation). Je suis stagiaire auprès de la secrétaire de l’entreprise, et je suis chargée d’ouvrir les chantiers clients pour les chargés d’affaires.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

L’ouverture du chantier est le point d’entrée de tout le suivi chantier. C’est ce qui va donner les renseignements sur le chantier, ainsi que le coût du projet et le temps passé pour sa réalisation. Il est donc important de bien saisir correctement toutes ces informations sur le logiciel de gestion Codial.

Enjeu informationnel : transmettre les informations chantiers papiers sur le logiciel de gestion intégré Codial pour les chargés d’affaires.

Acteurs et relations entre les acteurs

Interne : moi (stagiaire) et ma tutrice / Externe : le client

Il y a une relation professionnelle et commerciale entre moi et le client.

Objectif

Ouvrir le chantier client afin d’avoir un suivi financier et humains.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Contrainte : Avoir le devis et les conditions générales de vente signés par le client.

Environnement numérique : ordinateur lié au réseau de l’entreprise et à Internet, l’imprimante, Pack Office, la messagerie Outlook et le logiciel de gestion intégré Codial

Ressources à disposition

Le devis signé par le client

Un fichier Excel avec les plannings chantiers

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Le logiciel Codial pour ouvrir le chantier

Microsoft Excel pour compléter les plannings chantiers

Productions réalisées

Tableau codes couleurs chantiers

Nouveau chantier complété dans le planning Excel

Écrits professionnels produits

Oraux professionnels

ANALYSE

Analyse de la situation

Processus :

• Tout d’abord, le prospect appelle ou envoie un mail à l’entreprise pour demander des informations et dire ce qu’il veut faire comme travaux.

La personne qui a réceptionné l’appel rédige un mail récapitulatif au chargé d’affaires concerné.

Dans le cas où un architecte ou un maitre d’œuvre demande une consultation des entreprises, l’entreprise demande au prospect de rédiger un mail et de joindre les pièces permettant l’étude du chantier.

• Ensuite, le chargé d’affaires prend contact avec le prospect afin de convenir d’un rendez-vous. Le chargé d’affaires va sur place afin de faciliter l’échange avec le prospect et pour prendre en compte ses besoins. Puis le chargé d’affaires établit le devis.
• Le devis est envoyé au prospect. Il appelle le chargé d’affaires s’il a besoin d’information ou s’il veut négocier. Le devis peut être soit refusé, soit accepté. En cas de non-réponse, l’entreprise fait une relance téléphonique.
• Le devis signé arrive à l’entreprise par mail ou par courrier.

La secrétaire peut donc créer le chantier du client.

• Le chargé d’affaires incrémente ce qu’il a fait sur son chantier dans le dossier du chantier et saisit la facture du client.
• À chaque fin de mois, les factures provisoires en statuts « valide » sont transformées en facture définitive par le secrétariat. Les factures sont intégrées dans la GED du chantier, puis envoyées par mail ou courrier par le secrétariat.
• Le chantier terminé, le classeur revient au secrétariat. La secrétaire regarde sur le logiciel Codial si le client a bien réglé ses factures. Une fois les factures réglées, le dossier chantier est à archiver.

Dans l’entreprise pour ouvrir un chantier client je vais passer par cinq étapes.

Je vais d’abord utiliser le logiciel Codial, puis le logiciel Excel, ensuite le réseau de l’entreprise et finir par un dossier classeur papier à donner aux chargés d’affaires.

Tous les jours, je procède à la récupération de devis sur le mail pour pouvoir ouvrir les chantiers. J’imprime les devis signés.

Pour ouvrir un chantier client, l’entreprise doit avoir la signature du devis et des conditions générales de vente du client. En effet, c’est ce qui confirme l’acceptation du projet par le client.

1 – Devis

Dans le logiciel Codial, je vais dans la rubrique « Ventes » puis « Devis » et cherche le numéro de devis.

Le devis trouvé, je vérifie les informations du devis (N° téléphone, mail, conditions de règlements, …) et renseigne toutes les informations supplémentaires.

Je fais bien attention à regarder s’il y a des options dans le devis client. S’il n’y a rien je laisse tel quel, tandis que s’il y en a je regarde sur le devis papier lesquelles sont à ajouter ou à retirer.

Enfin, je fais aussi bien attention à observer que la TVA et le total HT soient corrects entre le devis papier et le devis saisi sur Codial.

Ensuite, je vais dans « création chantier » et saisis les informations demandées.

• Référence du chantier : je rajoute 000 au numéro donné automatiquement et je note la référence sur le devis papier
• Intitulé : le nom de l’entreprise
• Date début chantier : JJ/MM/AAAA
• Affectation : le type de travaux (construction/rénovation/extension)
• Description : ce qui va être fait sur le chantier

Enfin, je coche « avant-projet » qui permet d’annoncer que le chantier vient d’être ouvert mais qu’il n’y a encore rien qui a été fait dessus. Cela met le chantier automatiquement en jaune dans la liste chantier Codial.

Pour finir je transfère le devis complet en commande. Pour un prospect, une fenêtre s’affiche signalant le changement de statut du prospect en client, j’accepte.

Et je mets en situation « à facturer ».

2 – Chantiers

Toujours dans le logiciel Codial, je vais dans la rubrique « Modules » puis « Chantiers », et cherche le numéro de chantier.

Le transfert automatique des informations du devis incrémente directement le chantier (adresse, travaux, …)

Je dois donc juste rajouter les initiales du nom et du prénom du chargé d’affaires dans « code analytique ». Cela permet de savoir qui est la personne en charge du projet en cas de problème.

3 – Excel

L’entreprise a créé un planning (planning de charge) sur Excel où elle recense tous ses chantiers en cours.

Cela permet, tous les lundis matin, à chaque chargé d’affaires de faire un point planning sur l’avancement des chantiers et de planifier la charge de travail de l’entreprise. Ceci permet donc d’établir un prévisionnel des ventes et donc du chiffre d’affaires à venir.

C’est dans la feuille « LISTE CHANTIERS » que vont être saisie les informations du nouveau client.

Toutes les informations à saisir se trouvent dans la fiche chantier du client.

Les chantiers sont triés sur Excel par ordre alphabétique.

J’insère une ligne et rentre donc les informations :

• Réf chantier : 000123
• Clients : NOM
• Travaux : Réfection couverture
• Adresse : VILLE
• Montant marché : 10 000,00€
• Qte heures prévues : 50

Les deux autres colonnes « Notes » et « Commande » sont pour les chargés d’affaires.

4 – Réseau entreprise

Je scanne le devis papier dans le cas où celui-ci arrive par courrier.

Dans le réseau de l’entreprise, il y a un dossier « 07-PROJETS » où se trouvent tous les projets de la société. Il y a dans celui-ci plusieurs autres dossiers, dont « 01. EN ÉTUDES » et « 02. EN CHANTIER ». Ce sont les deux seuls dossiers dont j’ai besoin pour faire savoir aux chargés d’affaires que le chantier n’est plus en étude mais bien en cours.

Le devis scanné ou reçu par mail est renommé « Devis signé n°1234 » et est classé numériquement dans le dossier à son nom. Le dossier passe donc du classeur « 01. EN ÉTUDES » à « 02. EN CHANTIER ». Chaque dossier numérique a une arborescence commune. Le devis signé est classé dans « 13. MARCHE ».

Surtout, je dois rajouter dans le nom du dossier la référence chantier, car cela permet quand un client effectue plusieurs travaux de différencier le type de chantier.

5 – Dossier classeur papier

La dernière étape est de choisir la couleur du classeur, car chaque couleur signifie un type de chantier. Ne connaissant rien dans ce secteur, je me suis fait un tableau tout simple sur Excel expliquant quelle couleur revient à quel type de travaux.

Ensuite, le dossier coulissant plastique du prospect est classé dans le classeur. Il y a dans le dossier prospect les croquis du chargé d’affaires, les plans de l’architecte, les prise de cotes (mesure) et il peut y avoir des commandes déjà passées.

Le classeur est identifié avec la référence chantier, le nom du client et le type de travaux.

Et pour finir, le classeur est rangé avec les autres chantiers en cours des chargés d’affaires.

Contribution à la professionnalisation

J’ai appris à utiliser un nouveau logiciel de gestion intégré, Codial, pour tout ce qui est une ouverture de chantier. Ma tutrice, ayant confiance en moi, me laisse faire toutes les ouvertures de chantiers des chargés d’affaires.

J’ai aussi pu voir comment était faite l’arborescence sur le réseau interne de l’entreprise. Cela m’a vraiment aidé à trouver plus facilement les dossiers, et je me suis rendu compte à quel point c’était important d’en avoir une.