Devoir DBTS049 Réalisation d’un diagnostic et propositions de solutions

Devoir n°4 DBTS049

1/ Réalisation d’un diagnostic et propositions de solutions

Camille GALIOT

Assistante de manager

M Louis VANVOORDE

Responsable des projets

Le 08/08/2023

PJ :  Ishikawa, tableau des coûts financiers

Rapport d’étude sur le dysfonctionnement de la gestion documentaire au sein du CIMN

1/ Présentation de la situation actuelle

Dans le cadre du plan d’action global 2009-2011, qui est aujourd’hui dans sa phase d’application à la gestion des projets, nous devons œuvrer pour la mise en commun, la simplification et l’accessibilité du système documentaire

Lors de la réunion du 1er juillet 2023, M VANVOORDE m’a chargée de faire un état des lieux de la situation actuelle de la gestion documentaire auprès du CIMN, afin de remonter les problèmes majeurs, s’il y en a, et auxquels devra répondre le plan.

Dans la situation présente, les documents sont difficilement accessibles et disponibles, les procédures étant trop compliquées. Il y a une perte de temps dans la recherche des documents et un coût financier qui s’ajoute aussi au problème organisationnel. Cela touche aussi nos partenaires extérieurs. Ces derniers doivent pouvoir mettre en ligne des documents relatifs au projet concerné.

Il est important d’apporter une réponse rapide et efficace/efficiente pour la bonne gestion des projets. Ceci afin de ne pas perdre de vue que nous devons un rendu de projet irréprochable et une réalisation qui n’entraîne pas de surcoût budgétaire.

Si la gestion documentaire est maîtrisée, nous gagnerons en efficacité et nous réduirons les coûts. Nous augmenterons la productivité en partageant les compétences et les expériences.

L’objectif, aujourd’hui, est de mettre en place une procédure simplifier de mise en commun et d’accessibilité des documents tout en sécurisant la procédure informatique et la transmission des données.

Il faudra rendre accessible les informations liées au projet tout en assurant la confidentialité de certaines informations. Il faut tenir compte aussi des règles de sécurité et des enjeux liés à la diffusion des informations, authentifier un document et assurer sa traçabilité.

2/ Causes du dysfonctionnement et conséquences

Après avoir fait un sondage auprès des acteurs « projet » des différents sites, il apparaît des dysfonctionnements dans le système documentaire, ce qui a une incidence sur la qualité et la maîtrise des procédures et un coût financier non négligeable.

Au sein du CIMN, les dysfonctionnements documentaires sont nombreux et freinent la bonne gestion des projets.

De ce qu’il ressort des différents témoignages, ce sont :

• Les procédures trop compliquées,
• Les documents en trop grand nombre,
• L’archivage anarchique,
• Le manque de confidentialité
• L’espace collaboratif non utilisé
• Le manque de compétences informatiques
• Le manque d’harmonisation des pratiques
• Pas de procédure pour les documents originaux

Ces dysfonctionnements de la gestion documentaire sont un problème interne/externe. Les processus doivent être suivis par nos partenaires également.

C’est pourquoi les personnes ne les suivent pas ou peu. Ils enregistrent leurs documents de façons individuels. Ils ont ensuite du mal à les retrouver et perdent du temps en recherche ou à les refaire. Que ce soit en interne ou en externe (avec les partenaires), le problème est le même. C’est une difficulté organisationnelle qui a des répercussions financières et techniques.

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