E4 – Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom

N° de candidature

Fiche d’analyse de situation professionnelle

⌧GRCF

◻ Communication orale

◻ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

Modalité de réalisation

◻ Avant la formation

◻ Pendant la formation en établissement

⌧Pendant la formation en PME/Organisation

Période de réalisation :

Conditions de réalisation

⌧En autonomie

◻ Accompagné

◻ En observation

Activités concernées

◻ Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact

⌧Activité 1.2. Administration des ventes de la PME

◻ Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

◻ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

⌧Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

◻ Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Prise en charge d’un client du devis à la passation de commande chez le fournisseur CCL jusqu’à la facturation

Lieu, période et durée de réalisation  

A mon bureau

Lieu :  L’Atelier Corot intervient dans toute la région Toulousaine dans la moitié EST de la Haute Garonne jusqu’aux portes du Tarn et de l'Aude.

 Période :  20 octobre 2023 

 Durée de réalisation :  10 minutes

Cadre de la situation professionnelle

L'Atelier Corot crée en 1950, est une entreprise de plomberie, chauffage climatisation et de rénovation salle de bain. Cette PME est gérée par Mr Bonnet depuis 2008 composée d’un effectif de 32 salariés. Nous proposons tous types d’interventions concernant la plomberie, chauffage, climatisation : dépannage, installation, entretien mais aussi création et rénovation de salle de bain.  

Je suis assistante administrative, c’est au sein de ce service que sont traitées les demandes du client.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De gestion

De communication orale

De communication écrite

Je dois réaliser le devis rapidement et sans erreurs

Enjeu commercial : Que le client accepte le devis afin d’augmenter le chiffre d’affaires

Acteurs et relations entre les acteurs

• La cliente Mme Feuillatre
• Le fournisseur, la CCL
• Le technicien Olivier, Chauffagiste
• Moi-même assistante administrative

Objectif

Faire un devis pour un remplacement d’une chaudière, passer la commande sans erreurs et la recevoir dans les délais impartis.

Satisfaire la cliente.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

• Madame Feuillatre a fait sa demande par téléphone.
• L’atelier Corot est en architecture réseau avec imprimante et scanner connectés et en connexion en réseaux VPN.
• Le service comptable est externe à l’entreprise.

Ressources à disposition

• Fiche du client (annexe 1)
• Le devis manuscrit d’olivier
• Boite mail : gandi mail

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Sur le progiciel INFOTEC, je rentre dans la fiche client et je sélectionne le devis concerné pour obtenir les références des pièces à commande fonction « passer la commande ».

Cette manipulation permet d’avoir, un suivi de commande.

Pour la facturation j’utilise la fonction transformer en facture.

EBP PGI  version 22.2 : création d'un client, articles, famille, client et articles devis

EXCEL version 2023 : fonction Si par rapport à une date et a un délai, menu déroulement.

Productions réalisées

• La création d’un devis client D0037041 22/09/2023. (Production 1)
• L’enregistrement de l’acompte sur le logiciel le 11/10/2023.
• La création du bon de commande C00014488 le 12/10/2023. (Production 2)
• La programmation des travaux le 02/11/2023.
• La création d’une facture F0088617 8/11/2023. (Production 3)

Écrits professionnels produits

• Mail à Mme Feuillatre.

Oraux professionnels

• J'ai transmis les informations à mon tuteur.
• Contacté le client pour une programmation des travaux.