Fiche technique BTS SP3S

BTS services et prestations des secteurs sanitaire et social (SP3S)

EPREUVE E5

SESSION : 2025

FICHE TECHNIQUE n° 3

Titre : Planning des week-ends

Cadre de réalisation :

☐AP :

☒Milieu professionnel :

Nom Prénom de l’étudiant :

Date de naissance : 

Compétence n° 1.3 : Coordonner, animer et encadrer des équipes pour répondre aux besoins de la personne

Contexte :

Destia est une entreprise privée de services à la personne, constituée sous la forme d’une Société par Actions Simplifiée (SAS). Elle est spécialisée dans l’aide et l’accompagnement des personnes en perte d’autonomie, des personnes en situation de handicap et des familles. L’agence de Neuville-sur-Saône fait partie des nombreuses antennes du groupe et propose divers services d’aide à domicile visant à améliorer le quotidien des bénéficiaires en leur apportant un soutien personnalisé.

L’objectif principal de Destia est de permettre aux personnes fragilisées de maintenir leur autonomie à domicile tout en bénéficiant d’un accompagnement adapté à leurs besoins spécifiques. Les prestations proposées incluent l’aide aux actes de la vie quotidienne (toilette, repas, ménage, courses) et le soutien relationnel pour lutter contre l’isolement.

L’entreprise rencontre des difficultés dans la gestion des interventions les week-end car peu d’intervenants acceptent de travailler à cette période. Pour ceux qui acceptent de travailler les week-end, leurs planning doivent être organisés de façon à ce qu’ils ne travaillent qu’un week-end sur deux.

J’ai donc été missionner pour réorganiser les prestations et cycler les interventions afin de faciliter l’affectation des intervenants.

Démarche professionnelle :

Analyse des ressources humaines et des besoins des bénéficiaires :

Afin d’optimiser l’organisation des plannings, j’ai commencé par recenser les intervenants et leurs disponibilités en m’appuyant sur le logiciel Progisap. J’ai également analysé les contrats de travail pour identifier les salariés acceptant d’intervenir le week-end.

En parallèle, j’ai répertorié les bénéficiaires nécessitant une prise en charge ces jours-là, en précisant la nature des prestations attendues (aide au lever, repas, coucher, etc.) et leurs préférences horaires.

J’ai répertorié tous les noms des bénéficiaires et des intervenants dans un document excel pour pouvoir par la suite faire des croisements.

Structuration et planification des interventions :

Une fois ces données collectées, j’ai élaboré un tableau de répartition afin de constituer des équipes d’intervenants par secteur géographique (Neuville, Rillieux et Mont d’Or). Pour garantir une meilleure organisation, j’ai utilisé un code couleur permettant de visualiser plus facilement les correspondances entre bénéficiaires et intervenants du point de vu géographique.

J’ai ensuite veillé à établir un planning équilibré en tenant compte :

• Des contraintes de disponibilité des intervenants,
• Des distances entre les domiciles des bénéficiaires (vérifiées via Google Maps),
• Des compatibilités entre intervenants et bénéficiaires.

L’objectif était de structurer un roulement permettant aux salariés de travailler un week-end sur deux, tout en maintenant une prise en charge fluide et efficace des bénéficiaires.

Afin de ne pas perturber les intervenants, j’ai choisi de mener mes réflexions sur papier. En effet, à chaque modification de leur planning, les intervenants reçoivent des notifications. Sur chaque papier, j’ai noté les noms des bénéficiaires, le type d’intervention et les horaires préférentiels. Pour les bénéficiaires ayant plusieurs interventions il y avait donc plusieurs papiers. J’ai créer un tableau avec une colonne par intervenant et j’ai pu m’organiser ainsi.

Mise en place des cycles d’intervention et ajustements :

Après validation du planning sur papier par la responsable d’agence et consultation des intervenants concernés, j’ai procédé à la création des cycles d’interventions sur Progisap. J’ai pris soin de fermer les anciens cycles pour éviter les doublons et d’enregistrer les nouvelles interventions en veillant à respecter la régularité des semaines travaillées.

Une fois le planning finalisé, les intervenants et bénéficiaires ont été informés des changements. Un suivi a été réalisé pour ajuster les éventuels dysfonctionnements (problèmes de compatibilité, absences imprévues, etc.), et des échanges réguliers ont permis d’optimiser progressivement la répartition du travail.