Cadre de la réalisation |
Raison sociale : ARCHITECTURE54
Secteur d’activité : Architecture | Tâche(s) du référentiel concernée(s) :
T11.2 Détection analyse et suivi des appels d’offres T21.3. Comparaison des offres et sélection des fournisseurs
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Dates de réalisation : Novembre 2017 à décembre 2017 | Durée de la réalisation :
- Suivi des appels d’offres : 1 fois par mois
- Sélection fournisseur : 2 fois par semaine
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Contexte de réalisation
- Cadre général : ARCHITECTURE 54, agence d’architectes, réalise des projets sur trois domaines d’activité : les circuits automobiles, les marchés privés (villas, restaurants, hôtels…) et les marchés publics (Gymnase, Structures scolaires, Hôpitaux…). Afin d’augmenter son chiffre d’affaires, l’entreprise avait décidé en 2016 de collaborer avec plusieurs bureaux d’études à des projets de marchés publics via des appels d’offres publiques. Aujourd’hui, répondant à de nombreux appels d’offres, les participations aux candidatures sont onéreuses et prennent du temps pour la production des dossiers et leur envoi. Aussi, mon tuteur souhaite que je poursuive le suivi des candidatures en améliorant l’outil déjà existant. Il m’a chargé de mettre en évidence le détail des réponses reçues par les maîtres d’ouvrage (acheteur) avec les notes attribuées, les prix attribués ainsi que os dépenses occasionnées. De plus, il aimerait trouver une solution plus rapide et moins chère pour optimiser la participation aux candidatures.
- Acteurs qui interviennent dans l’activité : Je réalise cette activité en collaboration avec mon tuteur pour validation.
- Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :
- Délais : à terminer fin 2017
- Procédures : Le processus des appels d’offres nécessite une centralisation de nombreuses informations.
- Ressources : Tableau de suivi des appels d’offres de l’année 2016 (Excel), Annexe 1.
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Objectifs : - Améliorer l’outil de suivi des appels d’offres afin de le rendre plus complet.
- Réduire les frais relatifs aux candidatures.
- Obtenir une clé de certification RGS **, afin de réaliser des économies liées aux frais des dossiers de candidature et permettant d’avoir plus de temps pour préparer les dossiers.
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Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :
Matériel | Réseau | Logiciels |
| | - Suite bureautique Microsoft office 2016
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Activité |
Description de l’activité (tâches, méthodologie) :
- Amélioration de l’outil de suivi des appels d’offres :
- Analyse par mon tuteur et moi-même de l’outil de suivi des appels d’offres de l’année 2016 dans le but de l’améliorer pour l’année 2018. (Annexe 1)
- A partir de l’ancien fichier, création d’un nouveau classeur « Suivi des appels d’offres 2017 ».xlsx avec les modifications envisagées : ajout des colonnes critères de notes, prix base 54, prix option 54, prix base attribué, prix option attribué, mandataires retenus, frais d’envoi, frais d’impression, coût total ; et automatisations dans l’onglet « Suivi 2017 ».
- Mises en forme conditionnelles pour mettre en évidence le type de marché (Concours ou MAPA), les dates limites de rendu de dossier et les résultats (oui, non, traitement).
- Listes déroulantes pour le type de marché (Concours ou MAPA) et les résultats (oui, non, traitement) pour éviter les ressaisies manuelles et les erreurs.
- Réalisations d’analyses statistiques : (Onglet « Analyses 2017 »)
- Création d’un tableau récapitulatif des réponses aux candidatures avec utilisation des fonctions NB.VAL et NB.SI pour calculer le nombre de réponses positives, en attente et refusées.
- Création d’un graphique secteur associé « taux de réussite »
- Réduction des coûts :
- Au cours de l’année 2017 nous avons été associé à des agences mandataires pour répondre à certains appels d’offres. Cela nous a permis d’échanger sur les méthodes de participation aux candidatures. Plusieurs d’entre eux ne répondaient plus que par voie électronique car cela permettait de gagner du temps et de l’argent. De plus un de nos associés nous a souligné qu’au 1er octobre 2018 il serait obligatoire de déposer les plis dématérialisés.
- Recherche via des sites fiables de l’état (https://www.service-public.fr et https://www.economie.gouv.fr) pour trouver les futures obligations applicables pour le 1er octobre 2018.
- Soumission à mon tuteur des recherches effectuées. (Annexe 2 : « Informations sur la dématérialisation »)
- Afin de répondre à cette obligation, nous nous mettons d’accord mon tuteur et moi-même, pour la rédaction d’un cahier des charges pour la recherche d’un fournisseur de certificat de signature électronique, conforme au référentiel général de sécurité (RGS). (Cf fichier « Recherche fournisseurs 2018 ».xlsx, onglet « Cahier des charges »).
- Recherche de fournisseurs potentiels sur internet : Certigna (Annexe 3) et ChamberSign (Annexe4).
- Réalisation de la démarche pour validation du choix du fournisseur : récapitulatif des offres, matrice décisionnelle et graphique radar associé.
- Utilisation de la fonction SOMME et RANG pour remplir la matrice de décision à partir du Barème de notation.
- Liens dynamiques entre l’onglet « Matrice de décision » et l’onglet « Évaluation finale » pour reporter les résultats des évaluations pondérées.
- Création d’un Graphique Radar « confrontation des fournisseurs » permettant de supperposer plusieurs entités afin de visualiser clairement les points forts, les avantages et les inconvénients de chaque fournisseur en fonction de nos critères d’évaluation.
- Retranscription des résultats à mon tuteur (Cf fichier « Rapport fournisseurs ».docx).
- Après validation par le responsable sur le choix préconisé, commande sur le site de Certigna.
- Obtention des documents à remplir (Annexe 4 : « Dossier Certigna ».pdf) pour validation de la clé d’identié électronique qui permettra de signer tous les documents dématérialisés relatifs aux candidatures.
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Productions réalisées en entreprise *:
- Suivi des appels d’offres 2017.xlsx (Excel)
- Feuille 1 : Suivi 2017
- Feuille 2 : Graphique 2017
- Recherche des fournisseurs 2017.xlsx
- Feuille 1 : Cahier des charges
- Feuille 2 : Récapitulatif fournisseurs
- Feuille3 : Matrice de décision
- Feuille 4 : Évaluation finale
- Rapport fournisseurs.docx
*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules
| Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :
*Préciser le nom du PGI |
Problèmes rencontrés :
Le tableau de suivi des appels d’offres à partir de celui de l’année 2016 a été long à réaliser. J’ai dû effectuer des recherches dans nos dossiers de candidatures pour pouvoir saisir les informations dans mon tableau. De plus, ce suivi devant être plus complet pour répondre à des critères relatifs aux dépenses j’ai également effectué des recherches dans le dossier de comptabilité pour trouver les factures de livraisons et de frais d’impression.
La recherche du fournisseur pour le certificat de signature électronique s’est avérée compliquée car je n’étais pas suffisamment renseignée sur le sujet. J’ai dû effectuer des recherches pour pouvoir différencier les offres et constater quels étaient nos besoins avant d’établir un cahier des charges. La recherche du fournisseur a été réalisé sur internet, je pensais pouvoir trouves des avis pour faire une présélection facilement mais ça n’a pas été le cas.
| Solutions apportées :
Pour pouvoir optimiser la création du tableau du suivi des appels d’offres 2017, j’ai affiché les formules du tableau de suivi 2016, afin de les analyser rapidement et conserver celles dont j’avais besoin pour le nouveau classeur. J’ai rangé la totalité des dossiers de candidatures et trié le dossier de comptabilité en créant un sous-dossier de Dépenses candidature sur le serveur de l’entreprise ce qui m’a permis d’effectuer des recherches rapides et fluides.
J’ai contacté les agences d’architecture avec qui nous sommes partenaires pour savoir quels étaient leurs fournisseurs de certificat RGS. Je me suis également aidée de mes cours sur la recherche des fournisseurs pour pouvoir l’appliquer et l’adapter dans ma situation professionnelle. |
Bilan |
Apports pour la PME :
Amélioration des recherches dans le serveur de la société, et suivi complet tenu à jour.
Dépenses réduites grâce au passage aux candidatures électroniques par l’intermédiaire du nouveau fournisseur. Nos dépenses totales pour l’année 2017 sont de 1126,08 €. Pour l’année 2018 nous avons 110,66 € de frais prévisionnels soit un taux d’évolution de -90,23%. | Bilan personnel :
Cette mission m’a permis de mettre en application la démarche de recherche de fournisseurs.
Le fichier de suivi des appels d’offres est un outil qui m’est à présent familier : je sais le manipuler et le modifier s’il le faut.
J’ai pu également apprendre à travailler sur plateforme dématérialisée ce qui me permet de gagner énormément de temps lors des réponses aux appels d’offres notamment pour les délais : j’ai plus de temps pour réaliser mes dossiers. |
