Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

Nom et prénom du candidat

GUSTAU Noémie

N° candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

☒ GRCF

☐ Communication orale

☐Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

SP 2        

Modalité de réalisation

☐ Avant la formation

☐ Pendant la formation en établissement

☒ Pendant la formation en PME/Organisation

Période de réalisation :

Octobre 2021

Condition de réalisation

☒ Autonomie

☐ Accompagné

☐ Observation

Activités concernées

☐ Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact

☐ Activité 1.2. Administration des ventes de la PME

☐ Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

☒ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

☒ Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d’investissement de la PME

☒ Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Suivis des documents fournisseurs

Lieu, période et durée de réalisation

La réalisation a eu lieu à l’agence d’Union matériaux de Bollène, l’accueil à mon bureau

Cadre de la situation professionnelle

 J’effectue mon BTS de gestionnaire de PME dans la société UNION MATERIAUX qui a racheté en 2013 sous le nom de Gervais Matériaux.

C’est un négoce de matériaux qui commercialise des matériaux de construction. L’entreprise compte 7 salariés dont ma tutrice et la responsable de dépôt madame Leboucq, 2 magasiniers cariste : Cyril et Stéphan, 1 commercial : Hassan, 1 responsable de la gestion et du pool transport : Marine et enfin 2 à l’exploitation : Alex et moi-même.

En tant, qu’employé commerciale administrative au sein de l’entreprise Union Matériaux, mes missions principales sont 

• La gestion administrative (envoie de mails, courrier, préparation de texte, tableur, appel téléphonique avec fournisseurs et clients.)
• Suivis des devis, facture.
• Remise en banque de chèque, espèces
• Facturation client
• Tableau de relance des devis, commandes client
• Gestion du stock du magasin.
• Devis, Commande, Facture, Bon de livraison client
• Facing
• Réception de marchandise

Le suivis des devis n’était pas suivis de près. J’ai mis en place un suivi de devis pour avoir un suivi plus pertinent.

Ce suivi régulier de devis a pour but de garantir une bonne maitrise des entrées en banque des paiement client et d’en limiter les oublies.

Les vérifications se font de la sorte :

• Vérifier les devis sur WinMat
• Vérification des informations sur le client
• Appelle client
• Relance du devis si le client répond

Prise de note sur les informations donner par le client

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De gestion

De communication orale

De communication écrite

A mon arrivée, l’activité de vérification des documents fournisseurs n’étaient pas suivie. J’ai donc mis en place un processus qui me permet d’assurer ce suivi et de développer l’activité.

Acteurs et relation entre les acteurs

Noémie GUSTAU en tant qu’employé commerciale administrative.

En collaboration avec ma tutrice Mme Leboucq.

Objectif

• Comparer les différents fournisseurs
• Élaboration des documents d’achats fournisseurs

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Ma contrainte principale est organisationnelle étant présente 3 jours par semaine en entreprise la mise en place a été longue.

Ressources à disposition

• Logiciel IMMOSOFT afin d’extraire les données des fournisseurs vers ma feuille Excel.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

EXCEL : Formules RECHERCHEV, CONCATENER, SI, SOMME, LISTE DEROULANTE, AUJOURDHUI, GAUCHE, ANNEE, MOIS

Logiciel interne d’union matériaux : WINMAT

Productions réalisées

P1. Base de données fournisseurs

P2. Base de données produits

P3. Tableau comparatif des fournisseurs

P3 bis. Tableau comparatif des fournisseurs avec formules

P4. Grille de notation fournisseur

P5. Tableaux multicritères

P6. Graphique radar

P7. Graphique radar

P8. Graphique radar

P9. Graphique radar

P10. Graphique général

P11. Pareto produits achetés

P11 bis. Pareto produits achetés avec formules

P12. Demande de prix

P12 bis. Demande de prix avec formules

P13. Bon de commande

P13 bis. Bon de commande avec formules

P14. Bon de livraison

P14 bis. Bon de livraison avec formules

P15. Suivis de bon de commande et bon de livraison

P15 bis. Suivis de bon de commande et bon de livraison avec formules

P16. Facture

P16 bis. Factures avec formules

P17. Échéancier fournisseur

P17 bis. Échéancier fournisseur avec formules

P18. Gestion du stock CUMP

P18 bis. Gestion du stock CUMP avec formules

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