Amélioration d'une organisation - Répartition des tâches
Étude de cas : Amélioration d'une organisation - Répartition des tâches. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar chabada-bada31 • 11 Février 2021 • Étude de cas • 621 Mots (3 Pages) • 2 217 Vues
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Cas GROUPAMI
Vous êtes stagiaire au sein de l'agence Toulousaine de la société assurance Groupami, qui comprend outre son directeur, un conseiller de clientèle et une chargée d'accueil, ils ont tous un contrat de travail à temps plein. L'agence est ouverte du lundi 14 h au samedi 13h.
L’étude de satisfaction que vous avez récemment menée dans le cadre de votre stage, a relevé une insatisfaction liée au temps d'attente trop long au niveau de l'accueil en agence. Par ailleurs, les objectifs de vente du conseiller ne sont pas atteints depuis plusieurs mois. La gestion des sinistres est prise en charge par le siège après la constitution des dossiers par l'agence. Pour améliorer les performances commerciales globales de l'agence le directeur, vous confié l'analyse des taches de l'équipe.
Votre travail :
1/ Construisez un tableau de répartition des taches (TRT) en regroupant les différentes tâches par type d'activité : activités commerciales, administratives et de management d'équipe. Vous disposez pour cela des fiches d’analyse des postes et de votre modèle élaboré durant votre formation (malheureusement les formules de calcul ont disparues …).
2/ Dans une note vous analyserez la répartition des tâches actuelles de l’agence.
3/ Pour améliorer les performances commerciales, le directeur souhaite réorganiser le travail de l’équipe, ses attentes sont les suivantes :
- Le concernant : être plus disponible pour ses tâches d’encadrement,
- Conseiller de clientèle : être plus disponible afin de prospecter et recevoir les clients,
- Chargée d’accueil : elle deviendrait chargée du suivi des dossiers et augmenterait son activité sur le suivi administratif.
Il envisage également d’embaucher une personne à temps partiel 4 jours par semaine à l’accueil de l’agence, elle pourrait également traiter des tâches de secrétariat simple.
Proposez des modifications pour améliorer l'organisation du travail de l'équipe en tenant compte des désidérata du directeur.
Vous pourrez illustrer vos propos par un nouveau TRT.
ANNEXE 1 : FICHES D’ANALYSE DES POSTES DE L’AGENCE DE TOULOUSE
Conseiller clientèle | |
Tâches | Heures/semaine |
RDV clients pour conseils épargne et assurance | 8 |
Prospection | 8 |
Constitution des dossiers de sinistres | 6 |
Téléphone client, messagerie | 11 |
Accueil | 2 |
Chargée d'accueil | |
Tâches | Heures/semaine |
Accueil | 10 |
Téléphone client, messagerie | 14 |
Dossiers clients, courrier | 5 |
Constitution des dossiers de sinistres | 2 |
Classement dossier | 4 |
Directeur d'agence | |
Tâches | Heures/semaine |
Organisation des réunions | 2 |
Veille concurrentielle | 2 |
Suivi activité, tableau de bord | 6 |
Réception clients, conseils | 12 |
Gestion de patrimoine | 10 |
Prospection | 3 |
ANNEXE 2 : EXEMPLE TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES
TABLEAU DE REPARTITION DES TACHES | |||||||
Groupami - Toulouse | |||||||
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| Date : |
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Activités | Tâches |
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| Total en NB Heures | Total% |
Activités commerciales |
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| Sous-total en heures |
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| % activité / charge du poste |
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Activités administratives |
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| Sous-total en heures |
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| % activité / charge du poste |
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Management d'équipe |
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| Sous-total en heures |
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| % activité / charge du poste |
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Charges par poste |
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Aléas10% | Gestion des imprévus |
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Charges nettes du poste |
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Temps de travail théorique |
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Taux d'engagement |
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